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El uso de los RPA en Recursos Humanos

El uso de los RPA en Recursos Humanos

Fernando Ruiz Marquina

Director de Operaciones de Meta4

Capital Humano, Nº 353, Sección Tendencias / Artículos, Mayo 2020, Wolters Kluwer

La incorporación de soluciones RPA a los procesos de RRHH será una de las tendencias que marcará la transformación de la función de los RRHH y las formas de trabajo en los próximos años.

Durante los últimos años estamos viviendo momentos realmente trepidantes: la vertiginosa evolución tecnológica y la constante búsqueda de productividad está provocando que las empresas estén incorporando (o tengan previsto incorporar) soluciones tecnológicas adaptadas a las necesidades del momento y de sus negocios con el objetivo de ganar competitividad en un entorno empresarial que está en constante cambio y que les obliga a adaptarse diariamente a nuevos escenarios. Y, en el ámbito de los RRHH, a pesar de opiniones que evidencian que la incorporación de la robótica no implicará necesariamente una destrucción de puestos de trabajo, existen numerosos estudios y opiniones de expertos que consideran su incidencia directa en el futuro del mercado laboral. En este sentido, la robotización aplicada a este ámbito puede resultar clave para que las organizaciones optimicen su fuerza laboral actual dotándola de herramientas como, por ejemplo, asistentes digitales que se encarguen de las tareas manuales más repetitivas de escaso valor para empleados y empresas y para las que se requiere mucha de dedicación. De esta forma, los profesionales dispondrán de todo el tiempo necesario para ser más productivos y explotar su capacidad de creatividad e innovación, impulsando el desarrollo de sus compañías a todos los niveles.

Bajo este contexto, las soluciones denominadas como RPA (Robotic Process Automation o Automatización Robótica de Procesos) están demostrando ser un tipo de soluciones tecnológicas que permiten la automatización de procesos de negocio y basadas en programas informáticos (robots de software o «bots») para automatizar tareas digitales repetitivas basadas en reglas. Estos «bots» interactúan con diferentes sistemas y bases de datos emulando la forma de trabajar de un usuario humano, de tal modo que no es preciso introducir cambios en las aplicaciones, bases de datos o documentos sobre los que actúan, con las consiguientes ventajas que ello proporciona.

¿CUÁL ES EL GRADO DE IMPLANTACIÓN DE LOS RPA EN RRHH?

A pesar del uso actual de este tipo de soluciones en diversas áreas de negocio, los RPA comenzaron a utilizarse en departamentos contables y administrativos desde hace algún tiempo para, poco a poco, ir extendiéndose a otras áreas y funciones. Tras la elaboración y publicación del último informe «La robotización de procesos de RRHH en las empresas españolas», elaborado por Meta4 A Cegid Company, proveedor líder internacional en soluciones Cloud para la gestión de Nómina y RRHH y Future for Work Institute en colaboración con Cap Gemini, Everis, EY, IBM, Konecta, Prosegur y Uipath a través de los resultados de una encuesta realizada a más de 190 profesionales de RRHH en España, el estudio llama poderosamente la atención sobre el escaso nivel de conocimiento que los profesionales de este área disponen acerca del potencial de estas soluciones: el 46% de los responsables de RRHH consultados jamás ha oído nada sobre la existencia de soluciones RPA para llevar a cabo la gestión de su trabajo, mientras que el 37% afirma que el nivel de conocimiento en el área de RRHH de sus respectivas empresas sobre la automatización de procesos con soluciones RPA es «bajo o ninguno», datos que confirman que aún queda mucho camino por recorrer en este sentido.

Estos datos se encuentran a la par respecto al nivel de penetración de este tipo de soluciones en las áreas de RRHH de las empresas españolas: a pesar de que el 10% de los responsables consultados afirma que su empresa se encuentra en proceso de implantación de soluciones RPA y el 12,5% confirma estar valorándolo, tan sólo el 2,6% manifiesta contar con alguna solución RPA en procesos de gestión de personas en sus empresas en el momento en el momento en el que se realizó la encuesta.

El 46% de los responsables de RRHH consultados jamás ha oído nada sobre la existencia de soluciones RPA para llevar a cabo la gestión de su trabajo, mientras que el 37% afirma que el nivel de conocimiento es "bajo o ninguno"

BENEFICIOS DE LOS RPA PARA RRHH

Una de las principales características de las soluciones RPA, es que están diseñadas para llevar a cabo de manera automatizada todos aquellos procesos de carácter transaccional que implican la extracción de información con un alto contenido de datos estructurados para su posterior volcado en otras herramientas o sistemas. Según los expertos participantes en el estudio, nos encontramos con procedimientos fácilmente estandarizables en los que la intervención humana no influye ni marca diferencia, a la vez que cuentan con un volumen suficiente para que la inversión tenga un retorno a corto, medio y largo plazo para la empresa. Y, aunque claramente éste es el caso de los procesos de nómina y administración de personal, los RPA también son capaces de aportar ventajas si son aplicados a otros procesos de gestión de talento tales como el onboarding, la selección, la formación o el reporting de RRHH, entre otros.

Asimismo, los resultados del informe corroboran que los procesos de RRHH más proclives a automatizar mediante RPA por las empresas españolas son los de administración de personal, seguidos por la gestión de nómina y los procesos de selección en el caso de empresas que ya han implantado este tipo de soluciones y por los sistemas relacionados con el reporting de RRHH, en el caso de aquellas compañías que estén valorando su implantación. Todo apunta a que su aplicación hacia otras tareas seguirá evolucionando a la par de las necesidades de los departamentos de RRHH y del desarrollo constante de la tecnología, confirmando que las soluciones RPA se están posicionando como una inversión a largo plazo.

Nos encontramos con procedimientos fácilmente estandarizables en los que la intervención humana no influye ni marca diferencia, a la vez que cuentan con un volumen suficiente para que la inversión tenga un retorno a corto, medio y largo plazo para la empresa

Respecto a las múltiples ventajas que según el informe las soluciones RPA proporcionan a los departamentos de Recursos Humanos, las organizaciones pioneras que ya trabajan con ellas destacan el incremento de la productividad, el incremento de la agilidad y flexibilidad, la reducción los tiempos de ejecución de las tareas, así como la reducción de errores y gastos. Por tanto, todos los beneficios de estas aplicaciones compensan sobradamente los hipotéticos obstáculos que se las empresas se podrían plantear a la hora de implantar las soluciones RPA, fruto normalmente del desconocimiento de todas estas ventajas. Sin embargo, tal y como se pone de manifiesto en el informe, a pesar de que estas soluciones tecnológicas están siendo cada vez más adoptadas —sobre todo en grandes empresas—, todavía tienen un largo camino por recorrer.

EL FUTURO DE LAS SOLUCIONES RPA EN RRHH

Respecto a las experiencias de las empresas más pioneras y con una apuesta en tecnología más avanzada, existe una tendencia a combinar este tipo de soluciones RPA con herramientas todavía más inteligentes, incluyendo la integración con tecnologías de aprendizaje automático (Machine Learning), reconocimiento óptico de caracteres (OCR), procesamiento natural del lenguaje (NLP) o el Software de Inteligencia Artificial capaces de simular conversaciones con personas (Chatbots), que permiten automatizar procesos más complejos, sin estar basados necesariamente en reglas predecibles.

No hay duda de que los departamentos de Recursos Humanos se enfrentan a dificultades cada vez más difíciles a la hora de gestionar el talento de las organizaciones. Si los ritmos de adopción de soluciones RPA continúan como hasta ahora, para 2024 el 100% de las organizaciones tendrá implantada esta tecnología en alguno de sus departamentos, siendo sólo cuestión de tiempo, que éstas lleguen a RRHH dado los beneficios que pueden proporcionar a esta área.

Ante este contexto que se torna cada vez más complejo, la incorporación de soluciones RPA a los procesos de RRHH será, por tanto, una de las tendencias que sin duda marcará la transformación de la función de los RRHH y las formas de trabajo en los próximos años. El futuro es el presente y ha llegado para quedarse.

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