Herramientas imprescindibles para teletrabajar

Montse Mansilla

Profesora de Spain Business School

Capital Humano, Nº 354, Sección Tendencias / Artículos, Junio 2020, Wolters Kluwer

El teletrabajo está suponiendo un reto extremo tanto para trabajadores como para empresas, además de numerosos cambios que estamos experimentando en nuestra rutina diaria: los trayectos a la oficina, las reuniones presenciales... La crisis de salud pública de la COVID-19 ha marcado otras necesidades a las que no estábamos acostumbrados, como el «distanciamiento social». Ahora, la transición de los empresarios y empleados hacia el teletrabajo se halla ante un nuevo paradigma, tanto en la crisis actual como más allá de ésta.

Cuando teletrabajas, literalmente puedes hallarte a kilómetros de distancia de todos tus compañeros de la oficina central. Alternativamente, puedes trabajar en un equipo remoto, en el que todos los miembros estén ubicados en una localización diferente. Formar parte de un grupo de estas características requiere de una comunicación rápida.

Existen muchas herramientas de teletrabajo que pueden ayudarte en dicho aspecto. Éstas dependerán en gran medida del tipo de negocio en el que te desenvuelves y de lo que realmente funcione de forma óptima. Con esa idea en mente, te ofrecemos un resumen de algunas de las mejores herramientas que te ayudarán en el desempeño adecuado de tus funciones.

Mejorar la comunicación en equipo

• • Slack es una herramienta muy popular que combina características de chat de texto, audio y video. Las conversaciones se pueden organizar en canales basados en miembros del equipo, proyectos o cualquier otra cosa que sea pertinente para tu organización. Los miembros del equipo pueden abandonar o unirse a dichos canales en cualquier momento, a diferencia de las largas y pesadas cadenas de correo electrónico. Slack también tiene una función de historial de búsqueda que permite a los usuarios encontrar fácilmente chats pasados e información compartida en muy poco tiempo. Además, esta aplicación de comunicación incluso te permitirá compartir documentos como PDF, imágenes y videos.
• • Google Hangouts Chat, Chanty, Microsoft Teams, Aircall, etc.

Almacenar y compartir archivos

• • Google Drive es un servicio en línea para almacenar y compartir archivos digitales. En cualquier caso, es una herramienta útil, pero especialmente si también se están utilizando otros productos de Google como Docs, Gmail, etc. También se puede emplear para guardar y trabajar con archivos de otros sistemas como Microsoft y Apple. Google Drive es nuestro almacenamiento en la nube en el que podemos:
  • — Acceder a archivos sin conexión desde dispositivos móviles, y reorganizarlos por tipo de proyecto y prioridad.
  • — Establecer diferentes permisos de uso compartido para cada documento, carpeta o usuario, y asegurarse de que los archivos estén disponibles para las personas idóneas.
• • iWork, Dropbox, OneDrive, …

Enviar archivos

• • WeTransferes una plataforma en línea basada en la nube. Diseñada para permitirte transferir diferentes tipos de archivos de forma gratuita a otros usuarios en Internet. Su principal ventaja frente a otros servicios similares como Dropbox o Box.net es que WeTransfer no te obliga a crear una cuenta para poder utilizarlo. Tampoco la persona que va a recibir el archivo tiene que crearse una cuenta. El plan WeTransfer Pro también te ofrece tu propia nube personal con un espacio de hasta 100 GB, la posibilidad de proteger tus archivos con contraseña, personalizar tus correos, o el aspecto de la página desde la que los receptores pueden descargar los archivos.
• • Ydray, …

Reuniones y conferencias

• • Zoom es un servicio de videoconferencia basado en la nube que puedes usar para reunirte virtualmente con otros, ya sea por video, audio o ambos, todo mientras se realizan chats en vivo. El plan básico es bastante completo. Puedes convocar hasta 100 participantes y reuniones ilimitadas que no sobrepasen los 40 minutos. Ofrece funciones de videoconferencia como compartir pantalla, la capacidad de marcar desde un teléfono y, lo más importante, el uso de fondos virtuales y retoques. Además, puedes grabar tu reunión, programar con extensiones de Chrome, enviar mensajes grupales y utilizar una pizarra virtual.
• • Adobe Connect, Cisco Webex, Whereby, etc.

Gestión de proyectos

• • Trello es una herramienta de colaboración que brinda una visión general y visual de todo lo que se esté llevando a cabo, quién está trabajando en ello y hasta dónde se ha llegado. Cada tarea se organiza en una tarjeta que a su vez permite adjuntar listas, enlaces, contenidos y fechas de vencimiento, así como clasificarlas con etiquetas, y mencionar a los miembros implicados en cada una de ellas. La plataforma está ligeramente inspirada en el sistema de placas KanBan desarrollado por Toyota como una buena forma de manejar la flexibilidad y mantener altos los niveles de producción.
• • Asana, AirTable, Monday, Hibox, …

Administradores de correo electrónico

• • Spark es una aplicación inteligente con múltiples y variadas funciones. Puede separar los emails recibidos por tipos como: Personal, Pines, Boletines informativos, etc. Spark también te permite limitar las notificaciones, por lo que puedes configurarlo para que solo te notifique los correos electrónicos importantes. Cuenta también con recordatorios de seguimiento, programación de correos electrónicos, búsquedas inteligentes, barra lateral personalizable y varias herramientas de colaboración.
• • Mailbird, Spike, ThunderBird o Inky, entre otras.

Gestores del tiempo

• • Google Calendar es un servicio potente y gratuito que puedes usar para organizar tu agenda y coordinar eventos con otros usuarios. Tiene muchas características útiles, incluida la capacidad de compartir calendarios con otros y cambiar fácilmente lo que se muestra en tiempo real. Puedes acceder a tu calendario desde cualquier computadora o dispositivo móvil siempre que hayas iniciado sesión en su cuenta de Google. Hablamos de una excelente herramienta de gestión de tiempo que te permite mantener tu propio horario, coordinar equipos en reuniones y sesiones de trabajo.
• • IDoneThis, RescueTime, GetPocket, Toggl.

Diseño y desarrollo

• • Github es una aplicación para el desarrollo de software y código centrada en el trabajo en equipo. Permite a los usuarios adquirir roles en los equipos y garantizar permisos dentro de ellos. La herramienta cuenta con un chat con herramientas de moderación para mantener el seguimiento en los proyectos. Es de código abierto y entre sus funciones cuenta con una opción para establecer guías comunitarias o códigos de conducta. La gran ventaja de GitHub es que evita que sobrescribas accidentalmente el trabajo de otra persona (o incluso el tuyo), y también hace un historial de cambios para que puedas volver a ellos si lo necesitas.
• • Adobe Creative Cloud, Chrome Dev Tools, Figma o Atom.

Mejorar la productividad

• • Teamleader es la plataforma que constituye un CRM online, gestión de proyectos, facturación, soporte e incidencias. Se centra más en la relación con los clientes (Customer Relationship Management) que en el trabajo en equipo. Permite gestionar la base de datos de contactos y clientes, enviar o automatizar las facturas de forma profesional y gestionar los proyectos. Es decir, ofrece información de los que funcionan bien y de cuáles necesitan más atención, de manera que el tiempo empleado en cada uno de ellos quede registrado para mejorar la rentabilidad.
• • Focusmate, TimeDoctor, Chimp or Champ, …

Escribir y editar texto

• • Microsoft Office Online pone a disposición de los usuarios una versión de Office gratuita y basada en la nube. Además de Word, encontrarás otras herramientas más populares como Excel y PowerPoint. Su integración con OneDrive es total, haciendo que tus documentos siempre sean accesibles. Cuenta con la mayoría de funciones de la versión regular de Microsoft Office, siendo por tanto una de las mejores alternativas gratuitas para trabajar con tus archivos. Dispone de aplicaciones para iOS y Android.
• • Google Docs, Evernote, Libre Office, Authorea, …

Esperamos que esta lista de las herramientas de teletrabajo más representativas te ayude a minimizar esfuerzos. Es importante que escojas la que ofrezca las características que mejor satisfagan las necesidades de tu negocio. Seguro que te servirán para estar conectado y realizar un seguimiento correcto de tus tareas y proyectos, así como a todos los miembros del equipo que se encuentren en el mismo entorno virtual.