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Oficinas más humanas: la respuesta de la neurociencia a la era de los robots

Iván Romero

Redactor de Capital Humano

Capital Humano, Nº 348, Sección Tendencias / Reportajes, Diciembre 2019, Wolters Kluwer

Los diseñadores apuestan por crear espacios basados en el funcionamiento del cerebro para fomentar el trabajo en equipo y la creatividad en una economía hiperconectada

Chicago, año 2035. Los robots forman parte de la vida cotidiana y representan la principal fuerza laboral al servicio de los seres humanos. Paseadores de perros, camareros, conductores de autobuses… Muchos trabajos han desaparecido y otros están en vías extinción ante la llegada de una nueva generación de humanoides mucho más inteligente que la anterior. Es el argumento de «Yo, robot», una película inspirada en la novela homónima del escritor ruso-estadounidense Isaac Asimov y que fue estrenada en 2004. Faltan 15 años para que alcancemos la época en la que está ambientado este largometraje de ciencia ficción y, teniendo en cuenta los discretos avances que se han producido en materia de automatización de movimientos, no parece probable que se vayan a cumplir al pie de la letra las predicciones de sus guionistas. Al menos en lo que a androides perversos se refiere.

Más que robots con aspecto humano, empresas como Google, Fujitsu o Philips están centrando sus esfuerzos en desarrollar herramientas automáticas capaces de aprender a gestionar millones de datos mediante la aplicación de algoritmos. Es el conocido como Bigdata que, junto a la inteligencia artificial, está llamado a impulsar la economía 4.0 en las próximas décadas. Será, efectivamente, la era de los robots, pero en el sentido más amplio del término, lo que amplía también el abanico de posibilidades más allá de las máquinas físicas. Tanto, que según un informe de la Unión Europea entre el 45% y el 60% de los puestos de trabajo actuales están en riesgo de ser automatizados.

En los albores de la cuarta revolución industrial, las empresas todavía tratan de adaptarse a los enormes avances en materia de conectividad y digitalización. Ya no vale con hacerlo bien, hay que ser el más rápido y creativo para no quedarse atrás en un contexto extremadamente incierto. Como si de una correa de distribución se tratara, esta presión por la eficiencia se está transmitiendo a los departamentos que se están viendo obligados a cambiar su funcionamiento a marchas forzadas. El esquema piramidal de la división de proyectos en tareas individuales está dejando paso a estructuras mucho más horizontales que facilitan el intercambio de información y la colaboración de los individuos para conseguir metas comunes.

La UE estima que entre el 45% y el 60% de los puestos de trabajo actuales están en riesgo de ser automatizados.

La importancia de la colaboración no es solo teórica. Un reciente estudio del periódicoThe New York Times sobre Google señala que los empleados que trabajan en equipo innovan de forma más rápida, obtienen mejores resultados y dicen sentirse más satisfechos en el trabajo. A pesar de ello, una encuesta realizada a 3.000 trabajadores de todo el mundo por Steelcase —una multinacional estadounidense dedicada al diseño de espacios de trabajo— refleja que a día de hoy la mayoría tiene dificultades para colaborar de forma eficaz debido a los inconvenientes que encuentra en su entorno laboral. Entre los principales obstáculos que perciben los trabajadores, destacan la falta de acceso a tecnologías para trabajar en grupo (66%), la incapacidad para acceder a las personas apropiadas (73%) y dificultades para permanecer concentrados debido a las distracciones (68%).

La mayoría de los trabajadores tiene dificultades para colaborar de forma eficaz debido a los inconvenientes que encuentran en su entorno laboral.

Alessandro Centrone, Vicepresidente de Marketing de Steelcase, cree que ha llegado el momento de que las empresas se interesen por un factor que a menudo pasan por alto: la distribución del espacio físico. «La tecnología está muy bien, ayuda mucho en la comunicación y en la organización del trabajo, pero los humanos no somos seres puramente racionales. Hay que tener en cuenta que nos movemos en el espacio analógico y que los flujos de colaboración y de creatividad se producen en cualquier lugar», apunta.

Centrone pone el foco en una cuestión fundamental en la conferencia organizada por Steelcase en Múnich (Alemania) para presentar sus nuevas propuestas de oficina diseñadas con la colaboración de Microsoft: detrás de las máquinas seguirá habiendo humanos que necesitarán interactuar en la vida real en un espacio determinado, bien sea un despacho, una tienda o el salón de su casa. Pero ¿qué cualidades debería reunir ser ese lugar? Ambas compañías han recurrido a la ciencia para responder a esta pregunta. En concreto a la materia que estudia los entresijos de la mente. La neurociencia.

«Hay personas cuya actividad cerebral está dominada por el hemisferio izquierdo (los más analíticas o matemáticas) y otras que funcionan primordialmente con el derecho (las más creativas o artísticas). A las empresas les sucede algo parecido y eso tiene una estrecha relación con cómo funcionan en el día a día», argumenta el neurocientífico y divulgador Jack Lewis.

El autor del libro Ordena tu mente está convencido de que las empresas del siglo XXI actúan como grandes cerebros colectivos, donde los trabajadores hacen las veces de neuronas que buscan conectarse las unas con las otras para generar ideas innovadoras. De ahí que el sistema lineal y jerarquizado del siglo XX ya no responda a las necesidades del mercado. «Nuestras ideas no fluyen en una corriente constante. Hay picos y valles», afirma.

Las empresas del siglo XXI actúan como cerebros colectivos, donde los trabajadores hacen las veces de neuronas que buscan conectarse las unas con las otras para generar ideas.

El resultado de todo este ejercicio de analogía es un tipo de oficina que destaca por su sencillez y su sobriedad tecnológica. A simple vista, llama la atención que hay muchas menos pantallas y ordenadores de los que cabría esperar en un lugar llamado a albergar a nativos digitales. Abundan, por contra, las pizarras transportables con rotulares de toda la vida y las superficies para colgar hojas de papel de colores. La explicación es sencilla según Lewis: «podemos ser más creativos con un bolígrafo que con un teclado porque cuando escribimos o dibujamos vamos más lento que cuando tecleamos. Damos tiempo a nuestro cerebro para que genere ideas de una manera natural».

En la estancia se alternan las mesas con diferentes alturas que pueden desplazarse fácilmente. Algunas, las del centro, se presentan rodeadas de sillas con forma de banqueta que invitan a permanecer poco tiempo sentados. Tampoco es casual. La neurociencia ha descubierto en los últimos años que las posturas activas facilitan la generación de ideas, mientras que las pasivas pueden ralentizar la actividad cerebral. Dicho de otra manera: estar durante horas frente al ordenador puede ser mucho menos productivo que alternar posiciones y tareas.

En esta nueva configuración de los lugares de trabajo hay también rincones, al margen del grupo, rodeados de barreras sonoras para que los empleados puedan concentrarse. Y es que «cuando procesamos y gestionamos algo nuevo tendemos a detener el flujo de información. Por eso, la flexibilidad del espacio laboral es tan importante. Nos ayuda a volver a colaborar lo antes posible».

La neurociencia ha descubierto que las posturas activas facilitan la generación de ideas, mientras que las pasivas que pueden ralentizar la actividad cerebral.

Después de varios años en los que las estancias diáfanas y repletas de distracciones han marcado tendencia, la noción de privacidad empieza a recuperar importancia. En este sentido, Alessandro Centrone defiende que las nuevos espacios de trabajo han de ser concebidos desde el punto de vista del individuo para que pueda visualizarse a sí mismo y al resto de su equipo. La oficina debe ser un soporte para experimentar esa doble perspectiva, pero no tiene por qué ser el único.

El encargado de marketing de Steelcase invita a las compañías a reflexionar sobre la política estricta de obligar a los empleados a acudir físicamente a su puesto de trabajo porque «muchas veces no es necesario y lo único que conseguimos es llenar la oficina de mobiliario». Precisamente, para dar cabida a las personas que teletrabajan o que están fuera de las instalaciones de la empresa, surgen herramientas como la pizarra interactiva de Microsoft, que permite a los equipos reunirse en cualquier lugar.

Mientras demuestra las posibilidades del dispositivo, Centrone resume la nueva filosofía que inspira a la industria de los muebles de oficina: «tenemos que ir un paso más allá del trabajo en equipo y caminar hacia una mayor conectividad sin olvidarnos de las personas y del entorno en el que se mueven».

Resulta paradójico que justo cuando el sistema productivo se dispone a entrar en una fase marcada por la robótica y la inteligencia artificial, los diseñadores hayan decidido volcarse e inspirarse en los trabajadores de carne y hueso para darles la posibilidad de trabajar donde y como quieran. Una flexibilidad basada en la ciencia y enfocada a que los seres humanos sigan haciendo en el futuro lo que mejor saben hacer: imaginar, interactuar y crear, con o sin máquinas.