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Onboarding Mentoring: un tándem ganador para la retención de talento

Peñalver, Antonio

Capital Humano, Nº 348, Sección Crecimiento profesional / Tribuna, Diciembre 2019, Wolters Kluwer España

Portada

Antonio Peñalver

Socio director de People First Consulting

La incorporación e integración del nuevo profesional seleccionado y contratado es un paso fundamental en el proceso de reclutamiento. A medida que se realiza la transición de candidato a empleado, las decisiones que la organización toma durante la fase inicial pueden sentar las bases para que el nuevo empleado se asocie con la organización a largo plazo.

Investigaciones recientes demuestran que un proceso estratégico de incorporación de nuevos profesionales contratados o, como ahora denominamos, de «onboarding», promueven mayores niveles de su compromiso organizativo, mejora significativamente su adecuación al puesto de trabajo y su rendimiento en el desempeño; también, disminuye de forma evidente la rotación organizativa (no olvidemos que entre el 20-30% de los nuevos empleados dejarán su empresa en los primeros 90 días de trabajo).

Los programas de incorporación de nuevos trabajadores es más que una moda. El término «incorporación» u «onboarding» se ha convertido recientemente en una parte del lenguaje organizativo moderno y se reconoce como una etapa importante de la experiencia de los empleados en la organización.

Lamentablemente, la mayoría de las organizaciones no toman en serio la incorporación de los nuevos empleados. Un error común que cometen las organizaciones es tratar la incorporación como un evento único en el que los nuevos empleados completan formularios y participan en curso generales de orientación; muchos de ellos, en formato online.

Sin embargo, la incorporación u «onboarding» debería ser un proceso de entre seis meses y un año en el que los nuevos empleados participan activamente en la organización de sus retos, procesos y cultura. Una de las mejores maneras de hacerlo es estableciendo un programa a largo plazo que asegure que los nuevos empleados contratados se centren, se motiven y sean más productivos desde el principio.

Introducir un sistema de «onboarding» es solo el primer paso; ya que se requieren puntos de control regulares en donde se sigue el progreso y comentarios de todos los involucrados para asegurar que la incorporación tenga éxito y pueda justificarse financieramente. Los puntos de control proporcionarán información valiosa para ver cómo funciona el sistema y, en su caso, realizar los ajustes necesarios.

La incorporación u «onboarding» debería ser un proceso de entre seis meses y un año en el que los nuevos empleados participan activamente en la organización de sus retos, procesos y cultura

PAPEL DEL MENTORING EN LA INCORPORACIÓN

Los programas de «onboarding» suelen ofrecer detalles específicos del puesto de trabajo, así como herramientas de información organizativa y formación situacional para la adecuación y desempeño del puesto de trabajo.

Sin embargo, un programa sólido debería ser emocionante e innovador para todas las partes involucradas. Los nuevos incorporados han de tener una sensación de inclusión y alineamiento positivo con los principios de gestión, valores y retos estratégicos de la organización.

Un exitoso programa de «onboarding» va más allá de aportar información de la organización, así como de enseñar y entrenar en el desempeño de las responsabilidades del puesto. Se centra, también, en transmitir la cultura y los valores de la organización. Para ello, la organización ha de favorecer la práctica y el compromiso del recién incorporado por dos vías: trabajando de forma estructurada en el aprendizaje de los procesos, aprovechando las ventajas de las nuevas tecnologías para optimizar el aprendizaje; utilizando un entorno más informal para favorecer la incorporación, fomentar la participación y discutir de forma participativa lo resultados deseados.

Es aquí, donde el mentoring se está demostrando como una herramienta eficaz. La inclusión del mentoring en un programa de «onboarding» indica al nuevo empleado mentorizado, —y al propio mentor—, que la organización se preocupa por su integración eficaz y su desarrollo personal y profesional en la misma.

En el marco de los procesos de «onboarding», el mentoring es una relación en la que una persona más competente, experimentada o conocedora ayuda a un nuevo empleado para que se integre y desarrolle sus habilidades y temperamento en el desempeño del puesto y la organización, en general.

En muchas organizaciones se establecen en los procesos de «onboarding» dos programas diferenciados: «tutoring» versus «mentoring».

El «tutoring» pone el foco en el aprendizaje y desarrollo de las destrezas para la adecuación y desempeño eficaz del puesto por parte del nuevo empleado. El tutor, —que normalmente suele ser el jefe directo del recién incorporado o alguien experto del equipo—, brinda asistencia directa, enseña y entrena al nuevo trabajador.

El «mentoring» pone el foco en transmitir y alinear al nuevo empleado con la visión global de la organización, así como en su desarrollo personal y profesional con visión de largo plazo. A veces, sin embargo, al mentor se le asigna, también, el rol de tutor, preocupándose, también, por favorecer en aprendizaje «on the job» del nuevo empleado.

Establecer una relación de mentoring desde el primer momento crea una relación entre el nuevo empleado y el mentor experimentado, —basado en la relación de confidencialidad y confianza mutua—, que le permite familiarizarse con la cultura, estructura y retos de la organización.

El mentor deberá simpatizar con las necesidades y sentimientos del nuevo empleado que puede estar ansioso y dudoso durante sus primeros pasos en la organización.

LOS BENEFICIOS DEL MENTORING DE LOS NUEVOS EMPLEADOS

En general, los programas de «onboarding mentoring» ofrecen los siguientes beneficios:

  • Clarifica las responsabilidades funcionales. El mentoring en este campo favorece el entendimiento, por parte del recién incorporado, de su rol y de las expectativas de la organización. Tener claridad del rol funcional y de los indicadores clave de su rendimiento ayuda a concretar las expectativas por ambas partes (organización y nuevo empleado) y aumenta su autoeficacia. Sin duda, esto afecta directamente a la lealtad, el compromiso y la retención del nuevo empleado; También, ayudará a identificar sus oportunidades de entrenamiento y desarrollo. De lo contrario, si los roles y las expectativas se dejan ambiguos, el rendimiento y la confianza se deslizarían rápidamente.
  • Transferencia de conocimiento. Un programa de mentoring en este marco, asegura que el nuevo empleado tenga todo el acceso a la información necesaria para comprender y contribuir eficientemente a su trabajo. Esto incluye: aportar, al inicio, información de los organigramas y de los contactos clave; brindar, de forma práctica, la formación técnica necesaria para poder desempeñar adecuadamente el puesto de trabajo, desde el principio; transmitir la visión, misión y principios éticos de la organización.
  • Comprender la cultura organizativa. El mentoring ayuda, en los procesos de «onboarding», a proporcionar a los nuevos empleados un sentido de las normas organizativas, tanto formales como informales. Sin duda, para asegurar la eficaz incorporación de los nuevos empleados, es esencial ayudarles a comprender los matices de la cultura de la organización, orientarles a encontrar, en un entorno de conversación y confianza, su propio lugar dentro del sistema.
  • Desarrollo de carrera. Un programa de mentoring, —en el marco de un proceso de «onboarding»—, ayuda a los empleados junior a aprender las habilidades y comportamientos de los empleados sénior que necesitan para avanzar a puestos de mayor responsabilidad; implicándose a largo plazo en la organización. Por un lado, el mentoring permite a los nuevos empleados aprender más sobre su trabajo y desarrollar sus capacidades para avanzar profesionalmente. Por otro lado, le ayuda a alinear las metas organizativas con las metas profesionales y personales de progresar dentro de la organización de los nuevos empleados.
  • Incremento de compromiso profesional. Los empleados con más talento tienden a ser difíciles de retener, ya que generalmente buscan mayores desafíos y responsabilidades, y es probable que se vayan a una organización diferente si no sienten que se les está dando la oportunidad de desarrollarse. La implantación de un programa de mentoring para los nuevos empleados, —en especial, de alto potencial—, les brinda orientación individual por parte de los principales líderes de la organización, dándoles la oportunidad de desarrollarse en la misma, y favorece su compromiso con la misma y retención positiva.
  • Desarrolla conexiones sociales. El mentor ayuda al nuevo empleado mentorizado a establecer las conexiones sociales necesarias, así como a comprender las estructuras de poder y las jerarquías de los equipos en la organización. De esta forma, los empleados nuevos se sienten socialmente cómodos y aceptados por colegas y compañeros de equipo. Cómo sabemos, la integración eficaz de un profesional en la organización y en su equipo está directamente relacionada con el compromiso y la productividad.