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La digitalización de la función de RR.HH. en España (I)

Equipo de investigadores: Luisa Fernanda Rodríguez, Mar Perona, Fernando Martínez, Susana Reichardt, Miguel de la Fuente y Luis Martínez

Universidad Alfonso X el sabio, Villanueva de la Cañada

Capital Humano, Nº 349, Sección Tendencias / Informes, Enero 2020, Wolters Kluwer

La Organización Internacional de Directivos de Capital Humano (DCH) ha presentado los resultados del III Barómetro sobre la Digitalización de la Función de RR.HH. en España, con la finalidad de analizar el grado de digitalización de la función de RR.HH. en las empresas españolas y buscar las claves para que los Departamentos de capital humano aborden la digitalización en sus áreas. Los resultados del estudio que ha sido articulado en torno a cinco dimensiones: Big Data, Cloud Computing, Redes Sociales, Movilidad y Gamificación. El estudio refleja que cada vez más empresas están fomentando la transformación digital o que los cambios que se están haciendo se están percibiendo y comprendiendo mejor, aunque la gestión del dato por parte de RRHH es aún pobre.

El Barómetro DCH sobre la Digitalización de la Función de Recursos Humanos en España indaga sobre el grado de digitalización de las diferentes funciones de los recursos humanos de las empresas españolas. Se trata de un estudio longitudinal que pretende analizar a lo largo del tiempo el proceso de transformación digital de los departamentos de recursos humanos. (Rodríguez et al., 2018a, 2018b, 2018c, 2018d, 2019a, 2019b).

Todavía no existe una definición unánime sobre qué se entiende por digitalización de la función de recursos humanos y son diferentes los elementos que se incluyen bajo este concepto. Para la realización de esta investigación se ha realizado una revisión de la literatura y se ha articulado la digitalización en torno a cinco dimensiones basadas en diferentes pilares tecnológicos que se han denominado: big data y analytics, cloud computing, movilidad y gamificación (Oxford Economics, 2014 y Del Brío y López de Echazarreta, 2014).

En lo que se refiere a la gestión de los recursos humanos, para este estudio se han definido nueve grupos de políticas donde se engloban las siguientes funciones:

  • Selección de talento: Toda la actividad relacionada con el reclutamiento, la selección y la integración del nuevo personal contratado.
  • Formación y desarrollo: Contempla la actividad orientada al aprendizaje del personal, el desarrollo de profesiogramas, mapa de procesos, el desarrollo de carreras y la evaluación del desempeño
  • Administración de personal: Recoge la actividad de la empresa relacionada con la gestión de nóminas, vacaciones, bajas etc.
  • Compensación y beneficios: Incluye la actividad relacionada con la retribución y con los procesos sustractivos.
  • Salud laboral: Actividad relacionada con la prevención de riesgos laborales
  • HRBP: Responde a las siglas Human Resources Business Partner, y es la función consistente en la comunicación de las distintas políticas y operativas de recursos humanos a cada una de las áreas funcionales que constituyen la línea de operaciones de la empresa
  • Digitalización: Encargada de gestionar la transición digital de las organizaciones identificando las necesidades y creando las herramientas requeridas.
  • Employer branding: Función orientada a potenciar la imagen de marca y el compromiso con los empleados de la empresa y con futuros candidatos
  • Relaciones laborales: Relación con sindicatos, y negociación

Este estudio pretende ofrecer una perspectiva global sobre el grado de utilización de las cinco tecnologías en cada una de las diferentes funciones de recursos humanos descritas. Permite detectar cuáles son las herramientas más utilizadas y dónde están los principales problemas que dificultan su aplicación. Por último, se presentan una serie de reflexiones y recomendaciones sobre posibles áreas de mejora en la gestión digital de los recursos humanos.

MARCO TEÓRICO

La gestión de las personas es uno de los principales objetivos de las empresas y el desarrollo de las «nuevas tecnologías» está cambiando la manera de conseguir este objetivo. La revolución tecnológica y digital ha abierto un nuevo escenario para las empresas caracterizado por la fácil disposición de un gran volumen de información y de datos. También, fruto de esta revolución tecnológica es la aparición de numerosas herramientas que pueden ser de gran utilidad en la gestión de la empresa en general y de los recursos humanos en particular (Merino, 2017; Deshwal, 2015).

Un reto importante al que se enfrentan las empresas en cuanto a la gestión de sus recursos humanos es saber cómo poder capturar y cómo procesar el enorme volumen de datos y de información para que sean de utilidad en la empresa. Asimismo, cómo apoyarse en las nuevas tecnologías digitales para conseguir estos objetivos (Dixit, 2017).

El Barómetro DCH sobre la Digitalización de la Función de Recursos Humanos en

España analiza el grado de destreza de las empresas en la consecución de estos objetivos. No existe una definición clara y unánime de digitalización (Pérez y Berzal, 2017). Para este estudio se han identificado una serie de factores de digitalización o «pilares tecnológicos» y se ha indagado sobre su grado de aplicación en las distintas políticas de recursos humanos.

El primer paso ha sido la identificación de los pilares tecnológicos en los que se apoyan las empresas para la gestión de su talento. Se ha partido del informe «New Digital Economy» (Oxford Economics, 2014) que sostiene que la digitalización en los mercados globales se estructura en torno a cuatro herramientas: data analytics, movilidad, cloud computing y redes sociales. A estos cuatro pilares hemos añadido un quinto factor «gamificación» (Del Brío y López de Echazarreta, 2014).

Estos cinco pilares constituyen las cinco dimensiones del presente estudio como a continuación se detalla:

Se entiende por BIG DATA Y ANALYTICS la utilización de grandes volúmenes de datos complejos para identificar patrones de comportamiento en los empleados y la extracción de informes en tiempo real de las principales políticas de Recursos Humanos.

La incorporación del Big data y los analytics a la gestión de recursos humanos es una de las tendencias más actuales en los recursos humanos. El poder contar con datos cuantitativos como sustento para la toma de decisiones, permite eliminar subjetividades y alejarnos de las suposiciones a la hora de gestionar personas en la organización (Del Brío y López de Echazarreta, 2014; Corral 2017).

En concreto, con el apoyo de datos cuantitativos se puede predecir más fácilmente lo que va a pasar en el futuro. Esta herramienta va a ayudar a las organizaciones a anticiparse a las necesidades de sus trabajadores y del propio área de recursos humanos (Giacumo y Bremen, 2017). Son numerosas las actividades del ciclo de vida del trabajador que se pueden gestionar apoyándose en big data y analytics:

En cuanto a los procesos de selección y contratación, se entiende por huella digital toda la información que dejamos al utilizar internet (Internet Society). Los comentarios en redes sociales, llamadas virtuales o envío de correos electrónicos contribuyen a delinear nuestro retrato en línea. El análisis de la huella digital depositada gratuitamente por el candidato permite acceder de primera mano a información valiosa para la contratación de candidatos como pueden ser sus intereses, aficiones o red de contactos. Si se contempla el área de formación, el big data es de utilidad en la predicción de la eficiencia de las distintas acciones formativas y ayuda a decidir sobre qué acciones de formación pueden ser más valiosas en la organización. También puede resultar de utilidad para predecir qué trabajadores muestran interés por salir de la compañía, lo que permitirá a las empresas tomar las medidas oportunas para su fidelización (SuriyaKala, y Aditya, 2017)

El segundo pilar del estudio es la utilización de dispositivos en la nube o CLOUD COMPUTING entendida como la tecnología que permite acceder a un software en remoto a través de internet, además de la posibilidad de compartir y acceder a la información en remoto.

Cada vez es mayor el número de empresas que alojan sus aplicaciones en la nube y la tendencia es creciente. Las ventajas son claras: por un lado, genera flexibilidad al permitir acceder a las aplicaciones de la empresa desde cualquier dispositivo con conexión a internet y desde cualquier lugar geográfico. Por otro lado, la inmediatez para comunicarse u obtener información supone un ahorro de costes.

La tercera dimensión del estudio son las REDES SOCIALES. Para este estudio se definen como sitios web que facilitan de forma virtual la interacción entre sus miembros con el objetivo de compartir contenidos. España es uno de los países con mayor número de usuarios de redes sociales y las empresas no pueden desaprovechar este activo para la administración de sus recursos humanos. Redes como facebook, linkedin o twitter constituyen herramientas cada vez más poderosas para el reclutamiento, y para detectar oportunidades de formación a los trabajadores.

No solo hacia el exterior, también en el interior de la empresa, las redes sociales se posicionan como un vínculo entre trabajadores que facilita la comunicación formal e informal (Del Brío y López de Echazarreta, 2014)

La siguiente dimensión es la MOVILIDAD referida a la utilización de los dispositivos móviles en general y de los smartphones en particular.

España es, de nuevo, uno de los países con mayor nivel de penetración de dispositivos móviles. Este hecho está siendo aprovechado por las empresas en distintas actividades. En concreto los modelos de selección de personas (e-recruiting) y los modelos de formación (e-learning) son muy positivos en términos de flexibilidad y del ahorro en costes.

La última dimensión de este estudio es la GAMIFICACION. La utilización de juegos digitales tales como realidad virtual, o los juegos multimedia se posicionan como una herramienta de formación empresarial y de motivación a los empleados.

En lo que se refiere a la gestión de los recursos humanos, para este estudio se han definido nueve grupos de políticas de recursos humanos. En la siguiente tabla se muestran estas políticas y las principales funciones que engloba cada política.

Dimensiones Clave en DigitalizaciónPrincipales Políticas RRHHFunciones RRHH

 Big Data y/o Analytics

Cloud Computing

Redes Sociales

Movilidad

Gamificación

Selección de talentoReclutamiento
Selección
Integración
Formación y DesarrolloFormación
Profesiograma
Mapa de procesos
Carrera Profesional
Evaluación de Desempeño
Administración de personalNóminas
Vacaciones, bajas, etc.
Compensación y beneficios

Retribución

Procesos Sustractivos

Salud laboral---
HRBP---
Digitalización---
Employer BrandingPotenciar la imagen de marca y el compromiso con los empleados de la empresa y con futuros candidatos
Relaciones laboralesRelación con Sindicatos, Negociación etc.

Se ha desarrollado un cuestionario que combina estas políticas de recursos humanos con cada uno de los pilares de la digitalización definidos. El cuestionario indaga, para cada herramienta de digitalización, hasta qué punto se utiliza para las distintas políticas de recursos humanos además de algunas otras cuestiones específicas.

METODOLOGÍA

El presente estudio se ha llevado a cabo utilizando un análisis descriptivo estándar de los resultados obtenidos en una encuesta on-line.

Dicha encuesta, que fue elaborada sobre la base de una encuesta previa de verificación y control, se diseñó para obtener información detallada acerca de cinco dimensiones clave en la digitalización de los recursos humanos: a) la implementación del big data y analitics, b) la utilización del cloud computing, c) el empleo de las redes sociales, d) el uso de la movilidad (dispositivos móviles) y e) la gamificación.

La población objeto de estudio está formada por los directivos de recursos humanos de grandes empresas que operan en el territorio nacional. La técnica de recogida de información ha sido la encuesta «on-line» a partir de cuestionario estructurado. El periodo del trabajo de campo se extendió entre los meses de junio y septiembre de 2019 con hasta tres recordatorios para incrementar la respuesta. La colaboración de la Organización Internacional de Directivos de Capital Humano (DCH) y de sus partners fue, lógicamente, determinante para alcanzar una participación tan alta de directivos.

El total de respuestas obtenidas fue de 203 entrevistas. De ellas, hubo que excluir 44 casos por estar deficientemente cumplimentadas o solo parcialmente rellenas con lagunas de información que hacían inviable su inclusión. Atendiendo a la muestra final válida, el tamaño muestral con que contamos es de 159 casos.

El análisis realizado a esta muestra (cuyos resultados son presentados en el estudio, de forma muy visual, utilizando gráficos de barras y sectores para cada una de las preguntas de la encuesta) ha dado lugar a conclusiones interesantes y, en algunos casos, sorprendentes.

RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN

A continuación, se presentan los resultados de la investigación en función de las preguntas formuladas en el cuestionario, primeramente, se comentan los datos sociodemográficos de la muestra, para posteriormente explicar las cinco dimensiones de digitalización enunciadas en el marco teórico.: big data, cloud computing, redes sociales, movilidad y gamificación.

Respecto a los datos sociodemográficos el análisis de los resultados es el siguiente:

  • 0. ¿Es usted asociado de DCH - Organización Internacional de Directivos de Capital Humano?

    Base: Total. 159

    Casi el 98% de los encuestados son miembros de la Organización Internacional de Directivos de Capital Humano.

  • 1. ¿Cuál es el sector de actividad de su empresa?

    Base: Total. 159

    Por lo que se refiere al sector de actividad de los participantes en esta investigación el 20% pertenece a la industria, el 10% a comercio, el 14,5% al financiero, 11,9% son actividades profesionales y cerca de un 50% son empresas de servicios. La muestra se corresponde en gran medida con la estructura productiva de la economía española.

  • 2. ¿Sabría indicarnos la cifra aproximada de empleados de la empresa?

    Base: Total. 159

    Como se observa en el gráfico, un 48% de los directivos que realizaron la encuesta pertenecían a empresas que tienen más de 1000 empleados, un 28% a empresas con un número de empleados entre 250 y 1000, y un 24% a empresas con menos de 250 empleados.

  • 3. ¿Cuál es el ámbito geográfico de actuación de su empresa?

    Base: Total. 159

    En cuanto al ámbito geográfico en el que las empresas desarrollan su actividad, un 60% desarrollan la misma en un ámbito internacional y un 31% en el ámbito nacional. Solo un 9% desarrollaba su actividad en el ámbito regional o local.

  • 4. ¿En qué región está la sede central?

    Base: Total. 159

    Del análisis de la respuesta correspondiente a la pregunta, ¿en qué región está la sede central?, se aprecia que la mayoría de los directivos (un 89%) pertenecen a empresas que tienen su sede central en Europa. Solamente casi un 7% tienen su sede en Norte América. Para el resto de las regiones el porcentaje alcanza valores muy pequeños.

  • 5. Indique el número aproximado de empleados del Departamento de Recursos Humanos

    Base: Total. 159

    Por lo que se refiere al número de empleados del Departamento de Recursos Humanos, un 46% de las empresas tenían menos de 10 empleados, un 34% más de 20 y un 20% entre 11 y 20 empleados.

  • 6. ¿Qué estructura tiene dicho departamento? (Dividida en departamentos de orden inferior) (Respuesta múltiple)

    Base: Total. 159

    En cuanto a la estructura del departamento de Recursos Humanos, destaca principalmente el de Administración de Personal (84,3%), seguida de Formación y Desarrollo (84,3%) y Selección de Talento (76,7%). Cabe destacar que la digitalización únicamente se ha señalado en el 14,5% de los casos.

    Hasta qué punto está Ud. de acuerdo con ...

  • 7. Considero que los procesos de mi empresa a nivel general están digitalizados

    Base: Total. 159

    A la pregunta referente a si considera que los procesos de la empresa a nivel general están digitalizados, un 35% de los directivos contestaron estar en desacuerdo, un 21% tiene una posición neutral y un 31% están de acuerdo. Solamente un 5% está totalmente en desacuerdo.

    La reducción de los porcentajes en las categorías en las que expresaban su desacuerdo se ha trasladado a las diferentes categorías en los que los encuestados mostraban su nivel de acuerdo.

    Hasta qué punto está Ud. de acuerdo con ...

  • 8. Considero que el área de Recursos Humanos de mi empresa a nivel general está digitalizada

    Base: Total. 159

    Respecto al nivel de acuerdo con el hecho de que el área de Recursos Humanos de su empresa a nivel general esté digitalizada, un 33% de los directivos está en desacuerdo, un 20% tiene una posición neutral y un 35% está de acuerdo. Solamente un 6% están totalmente en desacuerdo

    Se ha producido un desplazamiento de las respuestas en los diferentes niveles de desacuerdo hacia los que muestran acuerdo en el nivel de digitalización de las empresas a nivel general.

    Hasta qué punto está Ud. de acuerdo con ...

  • 9. Considero que a nivel personal estoy familiarizado con el mundo digital

    Base: Total. 159

    En este gráfico de barras se muestra el nivel de acuerdo de los directivos con la siguiente afirmación: «A nivel personal estoy familiarizado con el mundo digital». Los resultados obtenidos muestran que un 50% de los directivos están de acuerdo con esta afirmación, un 33% totalmente de acuerdo y un 14% son neutrales. Solamente un 3 % están en desacuerdo o totalmente en desacuerdo.

    Se ha producido una disminución del porcentaje en desacuerdo o totalmente en desacuerdo y un aumento del correspondiente a totalmente de acuerdo.

  • 10. ¿Cuál es su categoría profesional?

    Base: Total. 159

    En este diagrama de sectores se presenta la categoría profesional de los directivos que contestaron el cuestionario. Cabe destacar el hecho de que un 58% de los directivos son directores de Recursos Humanos y un 33% responsables del área funcional de Recursos Humanos. Solamente cerca de un 3% son CEO.

ANALYTICS

Se entiende por BIG DATA Y ANALYTICS la utilización de grandes volúmenes de datos complejos para identificar patrones de comportamiento tanto empleados actuales y potenciales, y la extracción de informes en tiempo real de las principales políticas de Recursos Humanos. Respecto a su análisis señalar los siguientes resultados:

  • 11. ¿El Departamento de Recursos Humanos utiliza BIG DATA Y/O ANALYTICS?

    Base: Total. 159

    Como se observa en el diagrama un 28% de los encuestados utiliza BIG DATA y/o ANALYTICS en el Departamento de Recursos Humanos. Los resultados se mantienen igual que el año anterior.

  • 12. Indique en qué políticas utiliza, su departamento de Recursos Humanos, BIG DATA y/o ANALYTICS. (Respuesta múltiple)

    Base: P11(Si). 44

    En aquellos Departamentos de Recursos Humanos que utilizan BIG DATA y/o ANALYTICS, las políticas en las que más se utilizan en 2019 son: Selección de Talento (70%), Compensación y Beneficios (56%), Administración de Personal (54%) y Formación y Desarrollo (51%).

    Se observa que ha aumentado su utilización en todas las políticas excepto en Relaciones Laborales que descienden ligeramente y en Employer branding, con un descenso de casi 10 puntos porcentuales.

  • 13. ¿Cuándo se utilizan los análisis basados en BIG DATA generados por el Departamento de Recursos Humanos?

    Base: P11(Si). 44

    En aquellos Departamentos de Recursos Humanos que utilizan BIG DATA y/o ANALYTICS, un 25% los comparte con toda la organización, mientras que el 52 % lo comparte bajo demanda de otros departamentos. Solamente un 20% no comparte esta información con el resto de la organización.

BIG DATA

Con respecto al año pasado, las empresas comparten más los resultados de los análisis basados en BIG DATA, pero este año se observa que el incremento se debe a que se ha compartido más si previamente lo han solicitado otros departamentos y no por iniciativa de Recursos Humanos.

  • 14. ¿Qué tipo de herramientas utiliza para obtener la información para la analítica de datos? (Respuesta múltiple)

    Base: P11(Si). 44

    En aquellos Departamentos de Recursos Humanos que utilizan BIG DATA Y ANALYTICS, las herramientas más utilizadas para realizar las analíticas son: Soporte Integral (74%), seguido de software específico (42%) y de programas de gestión (40%).

    Con respecto al año anterior, ha aumentado el porcentaje de Soporte integral y ha disminuido el de programas de gestión.

  • 15. Indique los motivos por los cuáles no utilizan ni generan informes con BIG DATA y/o ANALYTICS. (Respuesta múltiple)

    Base: P11(No). 115

    En cuanto al motivo de la no utilización de BIG DATA y/o ANALYTICS en los Departamentos de Recursos Humanos, destaca la infraestructura de datos limitada (71%), seguida de la falta de conocimientos (27%) y la falta de experiencia (26%).

    Con respecto al año anterior, se observa que ha aumentado la experiencia y los conocimientos que se tienen en la empresa en BIG DATA. El principal problema es que la infraestructura de datos es limitada, al igual que pasaba el año anterior, pero con un incremento mayor.

  • 16. Si no usa herramientas BIG DATA y/o ANALYTICS para obtener la información para la analítica de datos, ¿en qué área preferiría utilizarla?

    Base: P11(No). 115

    Para aquellos que no utilizan BIG DATA y/o ANALYTICS en los Departamentos de Recursos Humanos, el área de preferencia de utilización es: Formación y Desarrollo y Selección de Talento (27%), Compensación y Beneficios (18%) y Administración de Personal (7%).

    Ha aumentado el porcentaje correspondiente a Formación y Desarrollo, Selección de Talento y Compensación y Beneficios, mientras que el de Administración de Personal ha disminuido.

CLOUD COMPUTING

Se entiende por CLOUD COMPUTING la tecnología que permite acceder a un software en remoto a través de internet, además de la posibilidad de compartir y acceder a la información en remoto. Respecto a su análisis apuntar los siguientes resultados:

  • 17. ¿El Departamento de Recursos Humanos utiliza CLOUD COMPUTING?

    Base: Total. 159

    Como se observa en el gráfico anterior, un 67% de los encuestados utiliza CLOUD COMPUTING en el Departamento de Recursos Humanos. Se ha producido un ligero aumento del porcentaje que utiliza esta herramienta.

  • 18. Indique en qué políticas utiliza, su departamento de Recursos Humanos, CLOUD COMPUTING. (Respuesta múltiple)

    Base: P18(Si). 106

    En aquellos Departamentos de Recursos Humanos que utilizan CLOUD COMPUTING, las políticas en las que más se utilizan son: Administración de Personal (71%), Selección de Talento (69%), Formación y Desarrollo (66%) y Compensación de Beneficios (46%).

    En todas las categorías ha aumentado la utilización salvo en HRBP. Los crecimientos más significativos son en Administración de Personal (con un incremento de 17 puntos porcentuales) y Selección de talento (con 11 puntos porcentuales más).

  • 19. ¿Qué tipo de herramientas utiliza para obtener las analíticas en la nube?

    (Respuesta múltiple)

    Base: P18(Si). 106

    En aquellos Departamentos de Recursos Humanos que utilizan CLOUD COMPUTING, las herramientas más utilizadas para realizar las analíticas son: Soporte Integral (52%), software específico (44%) y Programas de Gestión (38%).

    Respecto al año anterior se ha producido una reducción de la utilización del Soporte integral y de otros en la nube que en general ha sido absorbida por el uso de software específico.

  • 20. Indique los motivos por los cuáles no utilizan el CLOUD COMPUTING

    Base: P18(No). 53

    En cuanto al motivo de la no utilización de CLOUD COMPUTING en los Departamentos de Recursos Humanos, destaca la infraestructura de datos limitada (64%), seguida de la elevada inversión en relación al retorno (21%).

    Ha crecido un 15% respecto al año anterior la no utilización debida a la limitación en la infraestructura de datos, mientras que la falta de experiencia y conocimientos se ha visto reducida. Cabe destacar que este año, un 33% de los encuestados no ha aportado información a esta pregunta.