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Las Matrioskas y la eficiencia

Ricardo Cortines

Experto en eficiencia y autor del libro El buen tiempo

Capital Humano, Nº 349, Sección Crecimiento profesional / Tribuna, Enero 2020, Wolters Kluwer

Portada

Las matrioskas, como seguramente sabes, son esas muñecas tradicionales rusas que están huecas por dentro y que, al abrirlas, contienen en su interior otra más pequeña en una más o menos larga sucesión de ellas que culmina en una última muñeca de dimensiones minúsculas.

Pues bien, las matrioskas y esa progresiva reducción de tamaño que las caracteriza es la mejor imagen que podemos manejar para aprender a gestionar el tiempo y sacarle el máximo partido en el día a día y por ende a la larga.

En concreto, para conseguir ese objetivo, tenemos que emplear el menor tiempo posible en hacer lo que quiera que sea que hagamos, especialmente aquello que estamos obligados a hacer por un motivo u otro, lo que incluye desde las necesidades más elementales hasta nuestro trabajo, pasando por cualesquiera compromisos que asumamos.

La premisa de partida es simple: el 99% de las cosas podemos hacerlas —hacerlas bien, se entiende— en menos tiempo del que empleamos en llevarlas a cabo.

Efectivamente, podemos dedicar menos tiempo a casi todo lo que hacemos sin por ello hacerlo peor, es decir, haciéndolo incluso mejor de lo que lo veníamos haciendo. Desterremos, pues, la errónea idea de que dedicarle mucho tiempo a algo conlleva hacerlo mejor.

Digamos que nuestra manera de hacer las cosas, por ejemplo en nuestro trabajo, es como la primera muñeca de la matrioska. Bien, pues se trata de sacar de esa muñeca «grandota» una muñeca más pequeña y de ésta a su vez otra más pequeña y así sucesivamente hasta dar con la más pequeña de todas las muñecas. O lo que es lo mismo, se trata de simplificar nuestra manera de hacer las cosas, de ir reduciendo progresivamente el tamaño de nuestras tareas, de nuestros procedimientos, de nuestra operativa.

¿Cómo se consigue eso? Desglosando nuestra conducta, identificando los pasos que damos desde el principio hasta el final y distinguiendo entre pasos esenciales y superficiales.

Es esencial aquello de lo que no se puede prescindir a tenor del objetivo que queremos lograr, aquello que, si lo suprimiéramos, conllevaría que lo que hacemos se convirtiera en una cosa distinta. En cambio, es superficial aquello de lo que podemos prescindir sin que se resienta la consecución de nuestro objetivo.

Una vez distinguidos los pasos esenciales de los superficiales, llega el momento de la criba. Lo esencial debemos conservarlo. Lo superficial, eliminarlo. El problema vendrá si, por creerlo superficial, eliminamos algo que en realidad es esencial. En ese caso no solo no aprovecharemos el tiempo, sino que la consecución del objetivo que perseguimos resultará imposible. Si, en cambio, por estimarlo esencial, conservamos algo que es meramente superficial, no habremos logrado simplificar nuestra conducta y, aunque sigamos en el camino de conseguir el objetivo marcado, estaremos perdiendo el tiempo.

Podemos tener entre manos tareas sencillas que solo contengan en su interior una conducta simplificable. En cambio, una tarea compleja puede llevar dentro varias conductas simplificables

De esa forma, separando adecuadamente los elementos esenciales de los superficiales, conservando los primeros y desechando los segundos, pasaremos de una conducta sin pulir a una conducta más simple y con menos pasos.

Una vez «abierta» la primera conducta —por seguir con el símil de las matrioskas— y descubierta la segunda, más pequeña que la anterior, hemos de reiterar la operación y volver a simplificar esa conducta que acabamos de pulir para hacerla aún más simple. Este no es un juego en el que se acierte a la primera, es decir, en esa conducta mejorada y más resumida que hemos creado casi siempre habrá aspectos, trámites, pasos que nuevamente podamos suprimir, subsumir en otros o sustituir por otros.

Se trata de que revisemos el modo en que hacemos algo y lo simplifiquemos una y otra vez hasta que no podamos simplificarlo más, hasta llegar a la última y más pequeña de todas las maneras de hacerlo. La pregunta es: ¿Cuándo se llega al final? ¿Cuándo se consigue desarrollar la «conducta irreductible»?

No hay una regla general, sino que depende de la tarea de que se trate. Podemos tener entre manos tareas sencillas que solo contengan en su interior una conducta simplificable. En cambio, una tarea compleja puede llevar dentro varias conductas simplificables.

En cualquier caso, es un proceso que requiere su tiempo y que demanda poner en práctica cada una de las conductas que vamos generando a base de comprimir la predecesora. Solo así podremos comprobar que no hemos eliminado nada que sea esencial e identificar nuevos pasos o trámites susceptibles de ser eliminados, subsumidos o suplidos por otros.

Al término de ese proceso de «jibarización sistemática», o sea, una vez obtenida nuestra «conducta irreductible», solo nos restará repetir esa inmejorable manera de hacer las cosas una y otra vez hasta convertirla en una rutina, en algo mecánico. Y es que cuanto menos tengamos que pensar en cómo hacer algo, mejor y más rápido lo llevaremos a cabo.