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10 consejos para implementar el teletrabajo de forma efectiva en situaciones de emergencia social

  • 10-3-2020 | Wolters Kluwer
  • La alarma social generada por el aumento de contagios por coronavirus ha llevado a Sanidad a estudiar suspender las clases y recomendar a las empresas implementar el teletrabajo en las zonas más afectadas. En el ámbito privado son ya muchas las empresas que han adoptado medidas al respecto y han decidido prohibir los viajes de sus empleados a determinadas zonas geográficas, además de obligar a trabajar desde casa. BICG, empresa experta en innovación y nuevas estrategias de trabajo, explica las claves de un correcto trabajo en remoto que algunas empresas solamente se animan a aplicar en situaciones de emergencia.
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Según el último estudio del Instituto Nacional de Estadística (INE) al respecto, sólo el 27% de las empresas españolas estarían dispuestas a permitir el teletrabajo, pero la realidad es que solo lo llevan a cabo poco más del 15% (Eurofound), datos todavía muy alejados de países como Dinamarca o EEUU (alrededor del 40%). Ahora, el miedo que ha provocado la crisis sanitaria global ha hecho que muchas compañías que nunca habían apostado por esta medida de conciliación en condiciones normales, se apresuren ahora a adoptarla.

En este sentido, Iñaki Lozano, CEO de BICG, compañía que lleva 20 años realizando proyectos de transformación de la cultura y la forma de trabajar en las empresas (incluyendo los más diversos tipos de trabajo en movilidad), afirma que "la actual crisis médica solo ha puesto de relevancia una necesidad, la de poder trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento. Este es un reto todavía pendiente para empresas que también en cualquier otro momento, podrían apostar por el trabajo en remoto como una de las herramientas para fomentar, entre otras cuestiones, la conciliación de sus empleados, la atracción y retención de talento, el compromiso con el medio ambiente o la digitalización. De estar asimilado este modelo en las organizaciones, no existiría esta urgencia que se da en condiciones extraordinarias, como pueden ser restricciones de tráfico por grandes acontecimientos deportivos –como ocurrió en Londres durante los JJOO- o por terremotos, circunstancias meteorológicas adversas, o la actual crisis del coronavirus. Si de verdad se tomara conciencia y se apostara firmemente, los protocolos de actuación para el trabajo a distancia (como el teletrabajo) estarían perfectamente engranados en compañías que hoy se ven superadas al implementar esta medida con carácter de urgencia”.

Aunque este proceso de adopción del trabajo a distancia precisa de un estudio previo y una estrategia de cultura y formas de trabajo -como BICG lleva a cabo en sus proyectos para grandes compañías-, en el caso de las pymes, este proceso puede ser mucho más sencillo y la consultora cuenta con una plataforma digital que ya están usando diversos clientes y que guía a la pequeña o mediana empresa en la adopción de esta forma de trabajar de manera rápida, sencilla y ordenada y capacita a sus profesionales para que puedan trabajar a distancia de la manera más adecuada.

Dada la situación de alarma social que se ha creado y que algunas empresas se están planteando aplicar el teletrabajo sin una preparación previa, desde la consultora ofrecen 10 claves básicas para que hacerlo en situaciones, como por ejemplo la actual, no se convierta en un problema añadido para empleados y empresas. Son sencillas y basadas en el sentido común, pero merece la pena mencionarlas.

  • 1. Los objetivos, claros: Idealmente, se han de establecer objetivos medibles y sus correspondientes indicadores. En este sentido, la figura del responsable es indispensable para comunicar y trasladar con claridad al empleado sus compromisos, ya sea trabajando en la oficina o en cualquier otro lugar. Realizar una lista de tareas es una buena medida en estos casos.
  • 2. La tecnología como aliada: Se debe sacar provecho de las tecnologías y utilizar todas las herramientas disponibles para comunicarse, compartir documentos o realizar las tareas de la mejor manera posible.
  • 3. Dinámicas de equipo: Establecer protocolos para trabajar con el resto de compañeros en remoto, de manera que se puedan replicar las dinámicas de trabajo cotidianas que tendríamos en la oficina. Por ejemplo, una reunión matinal de 15 minutos cada día, una llamada antes de la hora de la comida, etc.
  • 4. Huir del aislamiento: Mantener una comunicación constante con los compañeros de trabajo y responsables es fundamental para la motivación. Hoy existen múltiples herramientas en línea, que permiten la comunicación fluida. Además, ayudan a conocer el estado de nuestros compañeros en cada momento (disponible, reunido, ausente…).
  • 5. El teléfono como herramienta de eficiencia: No hay que tener reparos a la hora de utilizar el teléfono. Esta vía de comunicación es muchas veces más efectiva que el correo o la mensajería instantánea y evita muchos malos entendidos de la comunicación por escrito.
  • 6. Hola y adiós: A pesar de estar lejos, es una buena práctica dar los buenos días, así como despedirse de los compañeros o responsables. Así, además, sabrán en todo momento cuándo se encuentran disponibles los demás.
  • 7. Establecer una rutina de jornada: Siempre que sea posible, es aconsejable que cada persona mantenga su rutina de trabajo ideal, para evitar caer en la procrastinación o el desorden. Se pueden establecer las llamadas ventanas de coincidencia, periodos de varias horas en las que se acuerda que todo el equipo estará accesible.
  • 8. Luz y orden: En este sentido es clave disponer de suficiente luz, mejor si es natural, mantener un orden mínimo, evitar fuentes de ruido que alteren la concentración o exposiciones al sol excesivas.
  • 9. Vigilar la ergonomía y los descansos: Utilizar posturas correctas, tomar un descanso cada cierto tiempo y ventilar el espacio de vez en cuando, son acciones recomendables en estos casos.
  • 10. Evitar las distracciones domésticas: El trabajador debe tener claro que cuando se encuentra en horario laboral, debe evitar otras actividades que afecten o rompan su ritmo de trabajo, como las labores domésticas.

En el caso de los responsables de equipos, para Iñaki Lozano, lo importante es “que sepan comunicar correctamente los objetivos, animar a su equipo a trasladar las dudas si no ha quedado algo claro, convocar a reuniones a través de videoconferencias y, en el transcurso de las mismas, recordar la importancia de escuchar y preguntar al que está al otro lado al mismo tiempo que se respetan los turnos de palabra. Si tenemos en cuenta esta base mínima, las jornadas de trabajo a distancia se convertirán en una oportunidad empresarial y no en un problema”.

BICG acaba de refrendar su apuesta por este sistema de trabajo, que contribuye a la conciliación laboral, al firmar el Chárter del Teletrabajo y la Flexibilidad Laboral junto a 74 empresas más, con el objetivo de fomentar una sociedad más avanzada y acorde a los nuevos tiempos.