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Cómo liderar la automatización de procesos en RRHH

Capell, Josep

Capital Humano, Sección Tendencias / Dossier, 10 de Marzo de 2020, Wolters Kluwer

Josep Capell

CEO de CEINSA

El impacto que ha tenido la automatización de procesos sobre la gestión empresarial es incuestionable. En el caso concreto de los Recursos Humanos, nos ha permitido pasar de un enfoque tradicional a otro de gestión del talento. O lo que es lo mismo, de ejercer una función operativa a otra más estratégica dirigida a facilitar la consecución de los objetivos empresariales. Sin embargo, la adopción de las tecnologías que hacen posible esta automatización no está siendo tan generalizada o rápida como uno podría esperar. Sus beneficios son obvios, pero también supone una serie de desafíos que no todas las organizaciones están dispuestas – o quizás, más bien, preparadas – a asumir.

Actualmente, las áreas de personas de las organizaciones afrontan grandes retos. La competitividad creciente a la hora de atraer y retener a los mejores talentos, la necesidad de proporcionar a los empleados la mejor experiencia en su lugar de trabajo o la convivencia de distintas generaciones son solo algunos de ellos y las nuevas tecnologías hacen posible abordarlos o más bien sistematizarlos.

Automatizar las tareas que requieren una mayor inversión de tiempo nos permite optimizar recursos y centrarnos en aquellos procesos que aportan más valor a la organización. Y esto, en todas las prácticas que incluye la gestión del talento, desde el reclutamiento hasta la formación, pasando por la retribución o los beneficios.

No se trata de un fenómeno nuevo: ya hace años que los profesionales de RRHH cuentan con Sistemas de Gestión de Recursos Humanos (HRMS) y Sistemas de Información de Recursos Humanos (HRIS) para automatizar e integrar las distintas tareas del departamento.

Las tecnologías que marcarán el futuro de los RRHH

Sin embargo, ahora las herramientas de las que disponen se han multiplicado y sus capacidades, también. Ya no solo se trata de gestionar de forma automática la nómina, las valoraciones, las entrevistas, la contratación, etc., sino de mejorar la productividad y de favorecer el trabajo en equipo. Además, estas tecnologías nos ayudan a flexibilizar los modelos y a elaborar una propuesta de valor ajustada a cada persona, dirección en la que apostamos desde Ceinsa. Y para ello, comprender a las personas, sus necesidades, sus inquietudes y sus prioridades, es fundamental.

Un ejemplo de aplicación de estas tecnologías son las People Analytics, que permiten entender y explicar qué es lo que está sucediendo en una empresa para tomar mejores decisiones. Eso sí, siempre que las compañías incorporen datos sobre la interacción de sus trabajadores y no solo individuales; cuenten con el volumen necesario de datos, y de calidad, y sepan cómo extraer conocimientos accionables que aporten valor a la empresa, en lugar de simplemente interpretar la información.

Otra tecnología que está impactando en la gestión de las personas es la Inteligencia Artificial, que permite prever las necesidades de los trabajadores o proporcionarles experiencias más personalizadas, analizar tendencias y aprovechar al máximo el presupuesto. O las soluciones RPA (Robotic Process Automation) que utilizan la robótica para automatizar aquellas tareas más repetitivas implicadas en los procesos de reclutamiento, incorporación de nuevos empleados o gestión de las nóminas. En este caso, no solo estamos hablando de un ahorro de tiempo, sino también de minimizar posibles errores humanos, eliminar sesgos o mejorar la experiencia de los candidatos y trabajadores.

No podemos olvidarnos tampoco del Blockchain, de los nuevos sistemas LMS (Learning Management System) o de la Realidad Virtual. Con el Blockchain estamos ante un nuevo enfoque de almacenaje de datos, un almacenaje validado, seguro y fiable que puede ser de gran ayuda para las empresas a la hora de verificar los perfiles o credenciales de los candidatos o gestionar la identidad de sus empleados y el pago de los salarios.

Por su parte, los nuevos sistemas LMS o la Realidad Virtual han sido especialmente relevantes para la formación. Ahora, los LMS, gracias a la IA, son capaces de recomendar, encontrar y proporcionar formación y la Realidad Virtual – que hace posible las simulaciones o la gamificación – ha mejorado la efectividad del aprendizaje, la aceptación de los métodos de e-learning y el compromiso de los trabajadores.

Y los beneficios no son solo teóricos, su ROI es importante. Según un estudio de Lighthouse Research & Advisory, el 86% de las empresas que implementaron estas nuevas tecnologías, alcanzaron beneficios tangibles ya durante el primer año. Concretamente, mejoras en la productividad (47%), en el compromiso de los empleados (50%) y en la obtención de informes y datos (73%).

Los retos que quedan por delante

A pesar de esto, como decíamos al inicio, su implementación está siendo lenta. Según el informe Sierra-Cedar 2018-2019 HR Systems Survey, solo el 3% de las organizaciones utiliza el Blockchain en sus departamentos de RRHH y, por lo que respecta a People Analytics, datos de Deloitte indican que apenas el 8% de las organizaciones afirma contar con datos utilizables.

Los frenos para la implementación pueden ser múltiples. La falta de preparación técnica de los profesionales puede ser uno de ellos, pero también la reticencia a la hora de invertir.

Por otro lado, todas estas tecnologías implican recoger y gestionar un gran volumen de datos, lo que se ha convertido en una auténtica preocupación tanto para los empleados como para los empleadores. Para los primeros, por su privacidad y para los segundos, por la necesidad de cumplir con unas normativas cada vez más restrictivas. En este sentido, es importante que las organizaciones sean transparentes a la hora de comunicar el uso que dan a los datos y garanticen su seguridad. Muchas de ellas están apostando por soluciones para la gestión, valoración y cumplimiento de la GDRP y por técnicas como el encriptado y la anonimización.

Y estos no son los únicos límites a superar, para que estas herramientas sean realmente eficaces es imprescindible la preparación. Manejar una cantidad tan grande de datos no es fácil y muchas empresas están optando por aprovechar el expertise de partners externos que trabajan de forma coordinada con sus equipos internos.

Un cambio cultural como contexto necesario

Está claro que todas estas herramientas serán capaces de facilitar muchos de los procesos que, actualmente, realizan las empresas, pero siempre deben ir acompañadas del compromiso de toda la organización. De un cambio cultural, una estrategia, en definitiva, de un rediseño de la organización. Seguramente ese es el principal obstáculo para su expansión.

Cómo liderar ese cambio y no solo para dar instrucciones a los bots RPA o para supervisar que los procesos se realicen según lo previsto, puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso en la implantación de la tecnología. La reflexión tecnológica y su plan de implantación requiere de especialización técnica y sobre todo de hacer eso que venimos diciendo hace tiempo: situar a las personas en el centro del modelo. Si sustituimos el contacto entre personas por tecnología, por potentes que sean, estas herramientas dejarán de ser útiles. Sobre todo, en lo que respecta a las pequeñas y medianas empresas.

No queremos terminar este artículo sin hacer referencia a ellas. Al fin y al cabo, España es un país de PYMES y para muchas de ellas sigue siendo muy difícil realizar la inversión necesaria para desplegar unas tecnologías que parecen seguir estando reservadas para las grandes organizaciones.

Y a riesgo de salirnos de la temática de este artículo, añadiremos que, muchas veces, conviene dar un paso atrás y observar el panorama global de la compañía para, en vez de dejarse llevar por los términos de moda, hacer una apuesta clara y decidida por lo que realmente requieren las personas de la compañía y los desafíos del negocio en el que se encuentra inmersa la empresa. La tecnología está para sumar a eso. Simplemente. Aunque no parezca simple.