José Manuel Villaseñor
Partner Director de Cezanne HR España
Automatizar el entorno de los recursos humanos permite, de entrada, ahorrar tiempo y recursos que pueden destinarse a la ejecución de otras tareas de mayor valor. Pero, también aplica a la seguridad de la información, a la protección del dato, al cumplimiento normativo y a la minimización de los errores. Por lo tanto, es una fuente potencial de eficiencia.
No hablamos de un proceso futurible. Cuando hablamos de digitalizar la gestión de personas, hablamos de automatizar, de eficientar y de impulsar la cultura de cambio. Es decir, que hablamos de procesos que van más allá de la aplicación tecnológica. Hablamos de un cambio de mentalidad en el que poner en valor otros principios como la inmediatez, la transparencia o la seguridad. Y, por supuesto, poner en valor a las personas. Digitalizar no es deshumanizar. A veces nos encontramos con interlocutores reacios a la implementación de determinadas tecnologías por temor a que estas acaben suplantando la fortaleza de las personas.
Pero, nada más lejos de la realidad. La tecnología propone nuevos modelos operativos, habilita a los humanos a salir de su zona de confort y a explorar nuevas vías para el desempeño de sus tareas. Facilita, simplifica y “regala” tiempo extra para que el talento pueda innovar. La tecnología es una herramienta para la evolución, también en el entorno de los recursos humanos, tan acostumbrado a velar por las personas.
Se me ocurren muchas razones que justifican la automatización de los procesos de recursos humanos, ya sea el Onboarding, la selección, la evaluación del desempeño, la formación, el registro de la jornada laboral, etc. Pero, quizá, la más significativa es que la tecnología permite a recursos humanos proporcionar un servicio mejorado, más receptivo y rentable. Y, por supuesto, más estratégico para la organización. Por lo tanto, siendo una parte esencial de la organización, estamos en el punto en el que, todo lo que se pueda automatizar, se automatizará.
Pero ¿qué es realmente la automatización de los recursos humanos? Es un proceso orientado a mejorar la eficiencia del entorno de gestión de personas, liberando a los empleados de tareas tediosas, repetitivas y manuales. Es un proceso que les permite, por tanto, centrarse en tareas más complejas como la toma de decisiones o el diseño de estrategias. Automatizar los recursos humanos permite centrar la atención en roles más estratégicos como el pronóstico de necesidades de talento, la previsión de sucesión, etc.
Los beneficios de la automatización
A través de la automatización de recursos humanos, las organizaciones pueden diseñar, racionalizar, integrar e implementar los servicios necesarios para gestionar con eficiencia sus áreas de recursos humanos. Y pueden hacerlo rápidamente a un costo mucho menor. Si se implementa correctamente, la automatización de recursos humanos puede obtener beneficios indispensables. Aquí hay ocho beneficios clave de la automatización de recursos humanos:
- • Mejora la productividad debido al procesamiento rápido y al intercambio de datos.
- • Reduce la rotación de empleados al incrementar su compromiso con el proyecto
- • Minimiza los costes de almacenamiento e impresión asociados con el procesamiento en papel
- • Garantiza el cumplimiento normativo y el seguimiento de las políticas corporativas
- • Mejora el crecimiento organizacional con contrataciones eficientes y, de verdad, alineadas con las necesidades reales de la compañía
- • Reducción drástica de errores en la introducción datos y documentos extraviados
- • Decisiones comerciales más inteligentes basadas en datos actualizados en tiempo real y en informes perspicaces
- • Impulsa la colaboración con otras partes interesadas para contratar, capacitar y retener mano de obra calificada
- • Proporciona más tiempo para analizar datos de recursos humanos y tomar decisiones comerciales inteligentes
Los procesos que se pueden automatizar
Como decía al principio, estamos en ese punto de inflexión en el que todo aquello que se pueda automatizar, se va a automatizar. Pero si lo que quieres saber es qué procesos son los que tradicionalmente han apostado con más fuerza en la automatización mi respuesta la tienes en esta lista:
Incorporación de empleados. Un proceso defectuoso o una mala experiencia en la incorporación puede hacer que los nuevos empleados tengan la sensación de que se equivocaron en su elección y opten por abandonar el proyecto al poco tiempo de incorporarse a la organización, volviendo a ser necesaria la puesta en marcha de un nuevo proceso de selección. Además, por supuesto, de verse comprometida seriamente la imagen de marca de la empresa, esta cadena de errores implica el aumento de los costes.
Frente a esto, contar con una herramienta tecnológica que permita crear mensajes personalizados y facilitar información clara y de interés sobre todos los aspectos relativos a la posición que cubrirá el nuevo empleado, con un portal de bienvenida corporativa, los datos de sus compañeros, sus tareas y responsabilidades, el contrato y otros documentos relevantes, al alcance de un clic, así como cualquier dato que consideres que puede facilitar su integración y agilizar su capacidad productiva forma parte de lo que hablamos sobre automatización.
Gestión del tiempo. Es un tema de actualidad sobre todo tras la entrada en vigor del Real Decreto Ley 8/2019 de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Por decirlo suavemente, hacer un seguimiento manual sobre los horarios y horas de trabajo es cuánto menos, muy costoso. Automatizar estos procesos implica agilizar todas las tareas asociadas al registro del tiempo, desde la configuración inicial de los horarios hasta su cumplimentación y cierre, utilizando los mismos datos con los que opera el sistema central de RRHH. Esto hace que la información fluya en la dirección correcta, entre las personas correctas y en el momento correcto.
La tecnología en este apartado permite crear y gestionar múltiples horarios, pero, sobre todo, permite extraer un profundo conocimiento de los datos que maneja el sistema. Generar informes con los que poder tomar decisiones respecto a la facturación, horas extras o redefinición de modelos de trabajo, es otra de las ventajas que se obtiene automatizando este proceso.
Vacaciones y Ausencias. Automatizar la gestión de ausencias y vacaciones va más allá de agilizar el proceso. Es decir, la digitalización en este caso proporciona un mayor entendimiento de todo tipo de ausencias -vacaciones, bajas por enfermedad, maternidad/paternidad, …- y permite una gestión integral de todos los equipos, identificar tendencias y, por tanto, facilitar la toma de decisiones. La reducción del tiempo es también un elemento significativo ya que permite que cada trabajador pueda introducir la información oportuna desde cualquier dispositivo conectado a Internet, estableciendo, eso sí, los niveles de control que se estimen oportunos. El cálculo de las vacaciones es automático, también el de los días pendientes y la actualización de la información es inmediata y permanente.
Automatizar la gestión de ausencias y vacaciones también permite tener todos los datos integrados y, con ello, analizar diferentes opciones y ofrecer alternativas, pero, sobre todo, facilita una visión integral de los recursos disponibles. Ayuda al cumplimiento normativo que exige un riguroso control sobre las horas trabajadas y permite operar conforme a las particularidades locales, regionales o internacionales. También ofrece la posibilidad de diferenciar horarios y protocolos por áreas productivas, comerciales, etc.
Evaluación del Desempeño. La evaluación del desempeño es un proceso dinámico que “rastrea”, mide y analiza el desempeño de los empleados para alinearlo con los objetivos corporativos. Un software que automatice todo el proceso elimina los sesgos y garantiza una toma de decisiones más precisas y, en definitiva, arroja un proceso más justo, tanto para los empleados como para los empleadores. La tecnología aporta la flexibilidad, la seguridad y la agilidad que este proceso de evaluación precisa. Además, consigue que las revisiones sean más sencillas y productivas para todos. Crear tantos formularios como sean necesarios, revisar las rutas a través de sus ciclos de aprobación, obtener un feedback 360º y realizar un seguimiento exhaustivo de los progresos alcanzados son solo algunas de las cuestiones claves asociadas a la automatización de los procesos de evaluación del desempeño.
En definitiva, estos son solo cuatro ejemplos de procesos en los que la automatización juega ya un papel determinante dentro del ecosistema de los recursos humanos. Pero hay otro montón de tareas, funciones y actividades que pueden, igualmente optimizarse vía automatización o digitalización. Por lo tanto, en un momento de transformación digital tan emocionante como el que estamos viviendo no dejes que el entorno de gestión de las personas se quede atrás. Revisa la estrategia digital, apoya la capacitación de todos los empleados -capacitación, también en habilidades digitales-, fomenta el impulso de una cultura transformadora y asegúrate de que recursos humanos está en disposición de aprovechar todas las oportunidades que ofrece la tecnología.