Jaime Rodríguez
Director de División Software de RR.HH. de Zucchetti Spain
Las empresas se enfrentan a la necesidad de automatizar procesos para mejorar la competitividad y la productividad. El mercado ha evolucionado y las empresas deben adaptarse. Este proceso lleva sin embargo un cambio cultural en la organización y un nuevo protagonismo del Departamento de Recursos Humanos.
La digitalización va mucho más allá de implementar nuevas soluciones de software. Hay que hacer una serie de cambios en el interior de la empresa. Debemos abordar cambios significativos en la cultura empresarial y repensar nuestros procesos para que sean más eficaces y se ajusten a los nuevos parámetros de la era digital.
Tenemos que adoptar un nuevo enfoque estratégico, basado en el papel protagonista de la gestión del capital humano y un nuevo liderazgo digital que permita lograr los objetivos empresariales.
Importancia de la automatización en la gestión empresarial
¿Por qué una empresa del siglo XXI debería automatizar sus procesos? No hablamos simplemente de adoptar algunas herramientas digitales. Se trata de adoptar un enfoque que permita coordinar la gestión, la productividad y los procesos de trabajo a través de herramientas integradas, desde la gestión de los Recursos Humanos hasta la contabilidad.
Internet y el auge de la movilidad han cambiado nuestra cultura empresarial. Las nuevas generaciones tienen un enfoque del trabajo diferente. Los millenial conciben su carrera laboral desde un enfoque de realización personal.
"El teletrabajo sigue avanzando como una de las nuevas formas de potenciar la productividad y la conciliación laboral-personal"
Las empresas comparten información a través de la nube y podemos acceder a los datos desde múltiples dispositivos, desde teléfonos inteligentes hasta tablets y portátiles. Cambia la forma en la que la organización se relaciona con clientes y proveedores, pero también la organización del trabajo y las formas de comunicación interna.
Desde el punto de vista de la organización de los Recursos Humanos, disponemos de herramientas que nos permiten controlar y gestionar el ciclo de vida del empleado. A través de soluciones de gestión de RR.HH. podemos gestionar las relaciones empleado-empresa, planificar turnos y partes de trabajo, gestionar las vacaciones de los trabajadores o llevar a cabo un control eficaz del control de presencia.
Hoy disponemos además de una mayor cantidad de datos que nunca: de nuestros clientes, de los empleados y de las propias tendencias del mercado. La tecnología permite gestionar esos datos. A través de esta información, podemos adquirir un conocimiento útil basado en datos que nos ayuda a gestionar la empresa de manera más inteligente.
"Tomamos, pues, mejores decisiones y disponemos de herramientas de evaluación del desempeño más fiables"
A medida que empezamos a gestionar y procesar la información, se empiezan también a utilizar herramientas que permiten la automatización de procesos. No es necesaria siempre la presencia humana. La cadena de intermediarios se reduce al mínimo, sin afectar a la calidad del proceso.
Las soluciones RPA (Robotic Process Automation) permiten automatizar los procesos de negocio; una interfaz puede replicar las acciones que antes llevaba a cabo un ser humano, mejorando la rentabilidad y reduciendo los costes y los errores humanos. Soluciones como el Blockchain (cadena de bloques) se pueden almacenar, replicar y transmitir datos, facilitando los registros y la transacciones, automatizando funciones que antes debía realizar un ser humano.
Las soluciones de inteligencia artificial (IA) aprenden de los datos que reciben y emiten respuestas basadas en un aprendizaje controlado. El Machine Learning (aprendizaje automático) incrementa las posibilidades de personalización, lo que repercute en una experiencia de usuario más fructífera, tanto de cara al cliente como a la gestión de la propia organización.
En definitiva, muchos de los procesos manuales que se realizaban hasta ahora han dejado de ser útiles. Vivimos en una auténtica revolución, similar a la que en el siglo XVIII supuso la Revolución Industrial. Si no entendemos el nuevo paradigma, nos quedaremos atrás y seguiremos utilizando formas de trabajo y organización que ya no funcionan en la sociedad del conocimiento.
Toda esta realidad plantea múltiples riesgos y dificultades a las empresas que siguen trabajando con procesos de trabajo poco eficaces.
Los desafíos de la transformación digital
La transformación digital es un paso ineludible que deben abordar las empresas de cualquier tamaño. Con diferente nivel de complejidad, todas se enfrentan a desafíos importantes de cara a aumentar la automatización de sus procesos en el seno de la organización.
"Pasar de los viejos modelos a una organización de los RRHH adaptada al cambio cultural no es una misión fácil"
Debemos evolucionar de los antiguos Departamentos de Recursos Humanos, orientados a tareas manuales y administrativas, hacia formas de organización donde los seres humanos desempeñen funciones más creativas y puedan automatizarse el máximo número de procesos administrativos poco productivos.
En la sociedad del conocimiento, el capital humano es uno de los activos más importantes de la empresa. La automatización conduce a que las personas desempeñen cada vez funciones más ingeniosas, en lugar de la ejecución de rutinas y procesos manuales que la IA puede desempeñar.
Asimismo, otro de los desafíos a los que se enfrentan las empresas es la inversión que supone la implementación de nuevas soluciones, la formación de los empleados y los procesos de migración hacia las nuevas tecnologías.
El líder frente al cambio cultural de la empresa
¿Cómo abordar el cambio cultural de la organización? El primer paso es tener claro que este proceso no podemos llevarlo a cabo solos. Necesitamos elegir un partner tecnológico que nos proporcione el tipo de solución adecuado que nos permita evolucionar hacia una empresa más innovadora y productiva.
"Debe elegirse un líder de la transformación digital que ayude a abordar el cambio en la cultura de la empresa"
De manera conjunta con el CEO y los directivos de los diferentes departamentos, esta persona responsable debe desempeñar un estilo de liderazgo que contribuya a informar y formar a los diferentes miembros del equipo para transformar los procesos de trabajo.
El cambio interno de la organización conllevará transformaciones en los procesos de trabajo y la cultura empresarial. A través de soluciones de gestión de Recursos Humanos, se transforma gran parte de los procesos de comunicación interna en la empresa. Los procedimientos de comunicación entre empleados y departamentos se llevan a cabo a través de los canales IT establecidos para ello.
Este liderazgo empresarial debe abordar no sólo cuestiones relacionadas con la tecnología y los procesos de trabajo, sino la realidad completa del capital humano de las empresas de hoy. La brecha digital representa uno de los obstáculos a los que nos enfrentamos en las plantillas actuales, donde conviven nuevas generaciones de "millenials" y "nativos digitales" con trabajadores veteranos con una visión del trabajo diferente.
Etapas de la automatización de procesos
Lo más razonable es que la transformación digital de una compañía se lleve a cabo mediante fases. No se puede abordar esta tarea con éxito sin una definición clara de los objetivos, ni un conocimiento previo de las acciones que se van a realizar en cada etapa.
Uno de los primeros aspectos que hay que abordar es la definición de valor. Debemos determinar en qué medida la estrategia ayudará a mejorar la organización actual del trabajo. Deben valorarse también los recursos disponibles y la planificación del proceso de transformación digital, de cara a elegir un software de gestión de Recursos Humanos orientado a la automatización de procesos.
Durante esta fase de la transformación digital, habrá que elegir un partner tecnológico y determinar un líder, establecer los objetivos de transformación, concretar un período para desplegar e implementar el software y un tiempo posterior para la capacitación y formación de los empleados en el uso de las soluciones y los nuevos procedimientos.
El papel del software en la transformación digital
La elección del software es uno de los aspectos esenciales a la hora de abordar la transformación digital. La solución que elijamos debe ir orientada hacia la automatización de procesos. No es útil cualquier tipo de software si no tiene un enfoque adecuado.
"La solución que elijamos debe ir orientada hacia la automatización de procesos"
En este sentido, es muy importante que utilicemos un programa que aporte las funcionalidades clave para la gestión eficaz de los Recursos Humanos. Soluciones para la gestión del capital humano como HR Infinity de Zucchetti Spain aportan soluciones de Portal del empleado, gestión del workflow, control de presencia, planificación de los recursos humanos, gestión de viajes, gestión del talento, control de presupuestos y costes de personal. Y cuenta con app móvil, cuadros de mando y Bi, entre otras muchas funcionalidades, todo ello integrado en la misma plataforma, e integrable con las soluciones existentes en la empresa.
No se trata de adaptar la empresa al software disponible, sino elegir un software intuitivo que nos aporte un alto nivel de flexibilidad, escalabilidad y personalización. En esta línea, el software de Recursos Humanos HR Infinity de Zucchetti Spain permite al Departamento de Recursos Humanos desempeñar un papel estratégico en la transformación digital.
La mejora de la comunicación interna y la implementación de soluciones RRHH enfocadas a la automatización permitiría a la empresa reducir costes, mejorar la productividad, y aumentar su competitividad y reducir las tareas manuales. A medida que la sociedad del conocimiento avanza, vamos hacia modelos de empresas mejor conectadas y que además son capaces de hacer frente a las incertidumbres del futuro.