Toni Matheu
Socio Director de Summar
El tsunami de innovación en el que estamos inmersos a todos los niveles de nuestra vida, está causando diversos efectos no siempre deseables, pero considero que ha creado un efecto muy positivo entre empresarios y directivos: La atención-conciencia-predisposición a participar en la transformación de nuestro entorno profesional mediante el aprovechamiento de las nuevas herramientas tecnológicas, surgidas de esta innovación generalizada y acelerada.
Los que ya llevamos unas décadas de desempeño profesional en el ámbito de la gestión de personas, reconocemos que a nivel conceptual hay menos novedades de las que pueda parecer, pero a nivel operativo, las novedades son apabullantes. Tanto, que es difícil evitar la tentación de implantar tecnología por el mero hecho de implantarla, lo cual constituye en mi opinión un error bastante habitual, la tecnología como fin y no como medio. En general, cualquier tecnología, cualquiera, es tan beneficiosa como los procedimientos que soporta, pero nunca mejor. Dicho lo cual, se hace evidente la necesidad más básica de todas, El Plan. Una estrategia, unos objetivos que nos permitan desplegar aquellas tecnologías que nos resulten más convenientes para obtener los resultados que perseguimos. Y este plan ha de ser lo más global posible, aplicarse a nivel de organización, área, departamento… es decir, sistémico, y ha de implantarse de forma gradual y continua en el tiempo, es decir, ha de ser también sistemático.
DESPLIEGUE DE LA INNOVACIÓN: SISTÉMICO Y SISTEMÁTICO
Así pues, en mi opinión, el despliegue de la innovación ha de ser sistémico y sistemático, y mejor trato de exponer la idea mediante algún ejemplo, y ahora sí, mencionaré algunos de los términos tan en boga actualmente.
Una organización ha decidido transformar digitalmente el proceso de firma de los contratos por parte de los nuevos trabajadores, y ya puestos a transformar, va a revisar todas las solicitudes e interacciones de los empleados con la organización, para ir incorporando paulatinamente aquellas en las que la aceptación por parte de los empleados sea relevante. Se elige un proveedor de firma electrónica, cuya herramienta emplea tecnología blockchain para certificar la aceptación por parte del empleado de su contrato laboral y documentos anexos, pero esto es sólo la parte final del proceso. Para que dicho documento se presente al trabajador en el portal del empleado o en su versión app, administración de personal debe disponer de una herramienta que resuelva automáticamente la generación de los documentos de onboarding, su publicación en el portal del empleado, la emisión de la notificación correspondiente al empleado, un cuadro de mando para controlar el estado de cada documento (publicado, descargado, firmado) y una gestión documental que archive el documento firmado. De forma sistemática se van incorporando otros documentos a firmar electrónicamente, como la aceptación de evaluaciones, las solicitudes de cambios de jornada, la entrega de epis… estableciendo una sistémica en todo el proceso de aceptación de documentos por parte del empleado.
Otro ejemplo, es la ponderación automática de candidatos sin necesidad de leer su currícula. En determinados entornos y temporadas, por mucho que se desplieguen jobsites y conexiones con portales de empleo, los técnicos de selección sólo disponen de ficheros con los CVs y poco tiempo para elegir a los candidatos adecuados. Como solución del estilo RPA (Robotic Process Automation), se procesa el fichero mediante varias tecnologías, entre ellas el reconocimiento óptico de caracteres OCR mediante un servicio SaaS de pago por uso en la nube, y con todo ello ya se genera automáticamente en el software de gestión una ficha del candidato, con los datos de formación e idiomas para ser filtrados. Pero, además, el usuario puede ponderar en el software aquellas palabras que según su criterio prueben más valor en el candidato, como por ejemplo experiencia previa en puestos y empresas concretos, para disponer entonces de una lista de candidatos ponderados y ordenados, y todo ello sin haber leído ningún CV todavía, que en cualquier caso está disponible en la gestión documental.
Nótese que las tecnologías más innovadoras, como la firma electrónica mediante blockchain y el SaaS de OCR en cloud, solucionan de manera brillante aspectos concretos y clave de los procesos en cuestión, pero requieren a su vez de un software de gestión más tradicional, sin el que el proceso en cuestión no alcanzaría la eficiencia que se ha descrito. Al igual que una placa de ordenador, cuyos circuitos son imprescindibles para comunicar los diferentes componentes de chips y memorias que configuran una computadora, también es necesario un software de gestión de personas funcionalmente amplio, y sobre todo adaptable, que permita incorporar y gestionar nuevas tecnologías, cada vez más provenientes de fabricantes híper especializados, para alcanzar de esta manera una sistémica en el despliegue de las innovaciones.
En definitiva, vemos la automatización de los procesos en el ámbito de la gestión de personas como imparable, sistémica y sistemáticamente, y esto a medio plazo no va a significar una eliminación de puestos de trabajo, sino un aumento de las capacidades de los mismos al realizar tareas más complejas por la dejación de las tareas más simples y repetitivas, que cada vez más realiza la tecnología. Al igual que en muchos trabajos no se habla de robots que sustituyen completamente a los empleados, sino de ciborgs que se apoyan en la tecnología para realizar su trabajo con mayor eficiencia, el software de gestión no funcionará sólo en todos sus extremos, requerirá de “superusuarios” más capaces que obtengan mejores resultados de los procesos gestionados, como se ha ilustrado en los ejemplos concretos expuestos anteriormente.