El trabajo deslocalizado es la mejor opción para frenar la expansión del coronavirus (COVID-19) con un mínimo impacto en la actividad de las empresas, según la Consultora Opinno. En un mundo globalizado e interconectado, una crisis como la del COVID-19 afecta a las empresas en múltiples ámbitos: negociaciones paralizadas, eventos y reuniones suspendidas, viajes de negocios anulados, cambio forzado del lugar de trabajo… que afectan el flujo normal de trabajo.
A día de hoy muchas empresas están incorporando un modelo basado en tecnologías agile, que cambian el modelo de trabajo y también el del teletrabajo, para pasar al desarrollo de planificaciones basadas en objetivos a corto plazo, con un impulso de las herramientas tecnológicas y de colaboración entre los equipos. Así mismo, se incorporan herramientas de control de las actividades y de reporting continuo.
Reinventar cómo trabajamos
Esta emergencia global obliga a reinventar las formas de trabajo, transcendiendo iniciativas puntuales, como el teletrabajo, hacia un modelo integral de trabajo deslocalizado, que permite imaginar, en un futuro no tan lejano, empresas sin oficinas centralizadas y con una red de trabajadores globales e interconectados.
En esta situación, la adopción de una solución escalable que combine el trabajo deslocalizado con metodologías de trabajo ágiles, permite superar esta crisis con éxito sin poner en riesgo la productividad de la empresa.
Empresas como Chevron, Microsoft e Hitachi han sido pioneros en la adopción de esta forma de trabajo frente a este nuevo escenario. En España, Prosegur e Indra han decidido instaurar el trabajo deslocalizado de forma indefinida como principal respuesta.
Según el INE, en España tan solo un 27% de las empresas contemplan esta modalidad de trabajo pese a que ofrece beneficios reducción de costes, flexibilidad de la plantilla, aumento de la productividad, conciliación laboral, reducción del ausentismo, reducción del estrés, etc.
Modelo Opinno
El requisito imprescindible del trabajo deslocalizado es asegurar que los equipos siguen generando valor a la organización de forma recurrente e iterativa, lo que exige que los objetivos estén correctamente marcados, los roles bien definidos, las tareas bien distribuidas y que se disponga de las herramientas necesarias.
Sprints remotos
Este concepto, desarrollado por Opinno, consigue cumplir ese requisito a partir de la combinación de diversas metodologías ágiles de innovación, construidas sobre la base de herramientas digitales y colaborativas que aseguran la eficiencia y productividad.
Un sprint remoto es un ciclo corto de trabajo (1-4 semanas) de un equipo deslocalizado, con objetivos claramente marcados, que asegura una rápida entrega de valor y la mejora continua de las formas de trabajo.
Cómo funciona
- • El equipo de gestión marca los objetivos para el Sprint.
- • El equipo de trabajo define qué tareas deben ejecutarse durante el Sprint para cumplir con los objetivos previamente marcados.
- • Se distribuyen las tareas que deben ejecutarse durante el Sprint entre los miembros del equipo.
- • A lo largo del Sprint se desarrollan las tareas asignadas, identificando bloqueos, dependencias y avances, apoyados en diferentes herramientas que permiten una comunicación constante entre los miembros del equipo.
- • Una vez terminado el Sprint, se hace una revisión del trabajo realizado.
- • Se recogen los aprendizajes para mejorar el desempeño del trabajo del equipo en el próximo
- • Sprint.
Para poder ejecutar este modelo de forma correcta hay que definir roles y asignar responsabilidades. La capa de dirección diseña los objetivos de negocio y su prioridad dentro de la organización. La capa de gestión está formada por los gestores de equipos que marcan los objetivos de los proyectos y equipos de trabajo partiendo de los desafios que requiere la capa directiva, y se encargan de dar seguimiento, designar los perfiles correctos y dar apoyo organizacional a los equipos. El líder del equipo gestiona su avance y los riesgos asociados, reporta al gestor de equipos y se encarga de mantener al equipo coordinado y alineado hacia la consecución de los objetivos del Sprint remoto. Finalmente, el facilitador del equipo da soporte y facilita el trabajo de los equipos, solventando aquellos bloqueos que impidan el avance tanto en cuestiones tecnológicas como metodológicas.
Cada Sprint contempla reuniones virtuales en diferentes niveles que aseguren la buena marcha de todos los procesos.
Herramientas
El trabajo deslocalizado exige una conexión de internet estable y segura, ciberseguridad basada en una VPN que garantice y certifique la seguridad de la información y de la informática de los empleados y la compañía, evitando así riesgos futuros. Además, debe contar con herramientas de gestión de equipos, de ejecución y seguimiento de tareas, de comunicación y de transmisión del conocimiento, whorshops y formación.
Decálogo del trabajo deslocalizado
- 1. Definir claramente los objetivos a alcanzar en el medio plazo (1-4 meses) por el área o departamento
- 2. Reconfigurar los grupos de trabajo en equipos de entre 5 y 10 personas
- 3. Asignar los roles adecuados de reporte y dentro de los equipos
- 4. Definir la duración del Sprint remoto, entre 1 y 4 semanas
- 5. Marcar las metas de los próximos Sprints que nos permitirán alcanzar los objetivos del departamento
- 6. Establecer las métricas que permitan visibilizar el aporte de valor
- 7. Asegurar que el equipo cuenta con todas las herramientas necesarias y una conexión adecuada y segura
- 8. Asegurar la comunicación constante entre los miembros del equipo y los distintos roles
- 9. Actuar de forma rápida ante los riesgos identificados
- 10. Adoptar una mentalidad de cambio continuo