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Teletrabajo: un gran reto en las metodologías de trabajo

Una oportunidad que requiere de unas pautas para que sea realmente eficiente

Javier Rueda Martínez

Consultor RRHH y Socio director de Thandem

Capital Humano, Sección Relaciones laborales y prevención, 16 de Marzo de 2020, Wolters Kluwer

Cada vez más los profesionales nos vemos abocados a teletrabajar, y en algunos casos, se está convirtiendo en la forma más eficiente y práctica de desempeñar nuestro trabajo.

No en todos los casos es posible el teletrabajo completo, pero sí es cierto que tener cierta flexibilidad de vez en cuando y poder trabajar desde casa es más que valorado por cualquier profesional, sobre todo en aquellos puestos donde lo importante es el valor que aporta el colaborador/a y no el tiempo que está sentado en la silla. Además, teletrabajar da un alto nivel de autonomía al colaborador/a, y como dice Daniel Pink, la autonomía, junto con el propósito y la maestría son los grandes motivadores del profesional del siglo XXI.

El teletrabajo nos ofrece múltiples ventajas y beneficios, tanto para le empresa como para el empleado: ahorro en tiempo de desplazamiento, ahorro en gastos energéticos y económicos, solucionar problemas de incompatibilidades geográficas, ahorro en coste de estructura de oficinas y sobre todo una gran conciliación personal y profesional. De hecho, este es el motivo fundamental por el cual últimamente algunos profesionales se decantan por incorporarse a una empresa y no a otra, si una de ellas le ofrece esta oportunidad. En general es una modalidad muy eficiente que se está convirtiendo en una fórmula en crecimiento sobre todo cuando es un formato blended o semipresencial (es decir, una combinación entre presencial y distancia) y obviamente, siempre y cuando el tipo de trabajo lo permite.

Para centrar el término y no entrar en discusiones conceptuales, en adelante cuando en este artículo hablemos de teletrabajo nos referimos básicamente a trabajar desde casa o desde un lugar que no sea la oficina convencional. Es decir, entenderemos teletrabajo cuando la organización, porque así se haya pactado previamente, no ofrece un lugar donde desempeñar las funciones del profesional u ofrece la posibilidad de que el empleado lo haga desde otro lugar que no sea el centro de trabajo convencional y ofreciéndole a su disposición todos los medios telemáticos para poder realizarlo.

Cabe advertir que el teletrabajo no es para todos o todas, es decir, no todo el mundo se adapta de la misma manera e incluso a algunos profesionales se les ha hecho imposible adaptarse; manifiestan dificultades o reconocen que su rendimiento no es el mismo comparado a cuando tienen la oportunidad de trabajar en la oficina.

Para que esta adaptación sea más efectiva y el profesional no caiga en lo que se ha descrito como el "Síndrome de la patata en el escritorio" o el "Síndrome del pijama", hay una serie de aspectos a tener en cuenta que ayudarán en gran medida a hacer esta forma de trabajar mucho más efectiva. Estos aspectos tienen que ver con: Conectividad, Hábitos y Rutinas, Establecimiento de horarios, Priorización de objetivos, Gestión de espacios físicos o la Capacidad de Concentración.

Conectividad:La tecnología al servicio del profesional

Empecemos por lo básico. El teletrabajo es posible gracias a la oportunidad que nos brindan las tecnologías (IT) para estar interconectados a distancia. Comentamos esto en primer lugar porque la conectividad es la gran razón sine qua non que nos permite desempeñar el teletrabajo con la misma calidad que el trabajo presencial. En este sentido la persona que teletrabaje tiene que tener todos los medios tecnológicos para poder hacerlo y eso significa no solo tener un ordenador portátil, tablet o un smartphone, sino un acceso a internet de calidad allá donde esté, todos los programas, herramientas, accesos habilitados a los servidores, fuentes de información de la empresa, recursos digitales, etc…. De lo contrario, todos los beneficios que tiene el teletrabajo pueden verse borrados por una infinidad de impedimentos, ineficiencias y limitaciones que pueden hacer que la persona prefiera el trabajo presencial a trabajar desde casa. No es la primera vez que oímos la frase: "Puedo trabajar desde casa, pero prefiero ir a la oficina porque lo que puedo hacer en la oficina no lo puedo hacer desde casa". A veces no son grandes limitaciones, pero si se hacen más complejos los procesos porque al no tener los mismos recursos digitales, los profesionales tienen que hacer piruetas para conseguir el acceso a datos que en la oficina consiguen simplemente con un ‘click’.

Por lo tanto, es fundamental asegurarse que la conectividad, en el sentido más amplio, sea la misma al ciento por ciento que la que tenemos en el puesto de trabajo presencial.

Hábitos y rutinas. El switch o ‘cambio de modo’

El gran reto del teletrabajo es hacer el cambio en el cerebro entre el ‘modo casa/familia’ y el ‘modo trabajo’, a este fenómeno cerebral se le llama switch o ‘cambio de modo’. Tiene que ver con un modelo de Programación neurolingüística que confirman que nuestro cerebro funciona diferente en función de los contextos donde estamos, es decir que, con matices, adaptamos nuestra forma de actuar, sentir y pensar según el contexto donde nos encontremos. Cuando vamos a trabajar a la oficina el ‘cambio de modo’ nos lo facilita el momento de la itinerancia al puesto de trabajo, durante el desplazamiento al centro de trabajo la cabeza ya se va programando y cuando llegamos al trabajo ya hemos conseguido hacer el "click", si no es así, en el puesto de trabajo tendremos unas rutinas que nos lo van facilitando: encender el ordenador, fichar, saludar a compañeros, etc. Lo mismo sucede a la inversa; al salir del trabajo hay una serie de rutinas o rituales de desconexión, en muchas ocasiones puede ser el propio viaje de vuelta que nos facilita el switch. Lo difícil en el teletrabajo es hacer entender al cuerpo y la mente en qué momento estamos trabajando y cuando dejamos de hacerlo, cuando en realidad no nos hemos movido de un mismo lugar, es decir, el objetivo es ser consciente y controlar el swicth o ‘cambio de modo’ para poder hacerlo deliberadamente, con naturalidad y cierta rapidez.

Por ese motivo es fundamental mantener los mismos hábitos que en el trabajo presencial. Por ejemplo, levantarse a la misma hora, hacer las mismas rutinas de aseo, desayunar si es el caso, etc... Es importante ducharse y vestirse para "ir a trabajar" si esa era la rutina, probablemente no hace falta arreglarse tanto como si fuéramos a la oficina, pero quedarse en pijama o ponerse una ropa del fin de semana puede dificultar ese cambio de ‘chip’. Muchos teletrabajadores manifiestan que el vestirse y asearse es el ritual que les ayuda a hacer el switch o ‘cambio de modo’, pero obviamente cada profesional encontrará su fórmula.

Las personas con experiencia en teletrabajo crean sus propias rutinas para ayudar a este proceso, pero si alguien no es experto en teletrabajar es recomendable que al principio siga las mismas rutinas que utilizaba cuando trabajaba presencialmente. Si por ejemplo tenía una charla con su jefe al llegar al trabajo, se aconseja que hagan una llamada de 5 minutos a su jefe para que ayude a crear el clima, si solía mirar el correo al llegar, debe empezar por ahí cuando trabaje desde casa, etc...

Horarios

En la misma línea y altamente relacionados con mantener los hábitos está la gestión de los horarios. En el trabajo en oficina hay una serie de aspectos contextuales que ayudan a que se cumplan los horarios de inicio de jornada, descansos, comida, cierre de jornada, etc... En casa estos indicadores de contexto no existen, por eso los horarios los debe marcar el profesional y deben mantenerse en la medida de lo posible, para ello hay que ser muy estricto y disciplinado con ellos. Si hay algo que permite el teletrabajo es la flexibilidad horaria, pero hay que ir con mucho cuidado porque es una hoja de doble filo. Cuanta más flexibilidad horaria queramos, más disciplina requerirá por parte del profesional para que ésta no nos lleve al caos y a las fugas del tiempo. Además, estas ineficiencias pueden ir en dos sentidos: a veces podemos procrastinar tareas profesionales y no encontrar el momento para empezar a trabajar, o por el contrario estar trabajando de una manera muy fluida y no ver la hora de dejar de trabajar.

A modo de reflexión, en algunos casos el teletrabajo puede conseguir niveles de atención más altos que cuando una persona trabaja en una oficina, debido a que en casa podemos tener menos interrupciones, menos reuniones, menos distracciones, etc.. y puede darse el caso que el profesional vea que ha acabado antes de tiempo lo que se había propuesto hacer y paradójicamente tener la sensación de haber hecho menos porque no ha llenado el día. Es importante autoasignarse suficiente tareas u objetivos y reforzarnos positivamente la consecución de éstos. Con el tiempo empezaremos a ser más conscientes de cuánto tiempo nos llevará realizar esas tareas y recalcularemos tiempos de forma más realista.

El teletrabajo suele ser más intenso que el trabajo presencial, dado que éste de forma natural tiene sus interrupciones. En una oficina un trabajador/a normal tiene reuniones formales e informales, le abordan colegas para resolver dudas, toma el café con compañeros/as, etc... Este tipo de interrupciones naturales hacen que el día sea más dinámico y entretenido. Sin embargo, el teletrabajo suele ser más rutinario y solitario. Por ese motivo se recomienda tomar los descansos adecuados, levantarse cada 60-90’ para estirar las piernas y hacer un pequeño descanso cada 90’ si la tarea es muy rutinaria. Hay que tener cuidado con esos descansos porque si son muy largos o muy seguidos pueden provocar distracciones que nos hagan perder el foco del día.

Se recomienda si es posible salir al aire libre en los descansos, tener contacto con compañeros por teléfono o aprovechar el descanso para hablar con otras personas fuera de la empresa. De lo contrario puede convertirse en una jornada muy productiva, pero muy solitaria y poco saludable sobre todo si se sostiene en el tiempo. Mantener el contacto con otras personas ya sea de la empresa o no, mediante llamadas o video conferencias es muy importante sobre todo para aquellas personas que les gusta el contacto con la gente y tienen un carácter más sociable, en este sentido hay que programarlas en una agenda para que no ‘asalten’ e interrumpan otras tareas que estemos realizando, pero sí hay que obligarse a hacerlas.

Priorización de Objetivos y planificación

Si el establecimiento de objetivos y la priorización es clave en el día a día de un profesional, cuando teletrabaja lo son muchísimo más. Probablemente sea el verdadero talón de Aquiles de aquellos que no se han sabido adaptar al trabajo a distancia. Por este motivo es fundamental plantearse objetivos y tareas a realizar en el día, preferiblemente en forma de listado. Para ello es muy útil utilizar la técnica del semáforo.

Técnica del semáforo:

Esta técnica nos dice que al iniciar el día hagamos un listado de objetivos o tareas a realizar durante el día, y que al final del día revisaremos su grado de consecución. Tendremos que clasificar estos objetivos o tareas en 3 categorías: Roja, amarilla y verde, como los colores del semáforo.

Los objetivos rojos serán aquellos que sí o sí tenemos que haber conseguido al final del día, son innegociables y van a marcar el éxito del día. Si consigo hacerlos me puedo dar por satisfecho: ¡Objetivo conseguido!

Los objetivos amarillos son aquellos que puedo hacer si me sobra tiempo una vez haya acabado los rojos, o en un momento determinado puedo decidir abordar uno para ir avanzando. No es fundamental que los acabe hoy, pero tengo que ir dándole empujones porque en breve serán objetivos rojos.

Por último, están los objetivos verdes, que son tareas probablemente sencillas y fáciles de resolver que no son urgentes por ahora y que puedo dejar para esos diez minutos finales o tiempos muertos, en los que la concentración baja o en los que ya no voy a empezar ninguna tarea importante nueva y sin embargo sí puedo ir avanzando en ellas, delegando o ejecutando para finalizarlas.

Si nos sirve el argot deportivo, digamos que finalizar las tareas rojas sería ganar el partido, hacer algunas amarillas sería ganar con una gran ventaja, y resolver alguna verde sería además haber jugado bien. Pero hay que recordar que lo más importante es ganar el partido.

Nos daremos cuenta que la técnica del semáforo mejora mucho con la práctica y cada uno adecúa estas categoría de objetivos y tareas a las necesidades de su día a día.

Espacio físico

El lugar escogido para trabaja es otra de las claves para mejorar la experiencia, dado que si algo define al teletrabajo es precisamente el lugar donde se trabaja.

En este sentido se recomienda lo siguiente, (siempre que sea posible):

  • 1. Que sea una habitación alejada de donde se haga la vida social del hogar, para evitar ruidos y distracciones.
  • 2. Que tenga luz natural o buena luz artificial. Suele ayudar una luz extra (tipo flexo) que solo se encienda en el momento del teletrabajo y la podamos apagar cuando dejemos de trabajar, estos rituales facilitan mucho el ‘cambio de modo’.
  • 3. Utilizar la técnica de la Mise en place (la explicamos más abajo)
  • 4. Si es posible utilizar un espacio de uso exclusivo para trabajar. Al igual que para evitar el insomnio por las noches se recomienda que la cama sea un lugar solo para dormir y no para ver la tele, cenar o ver la Tablet… Se recomienda que el espacio (mesa, silla, etc) se utilicen solo para trabajar y no se mezcle con otras actividades del día a día personal. Puede ser que una persona escoja el salón de su casa para trabajar, pero si puede utilizar una silla que sea exclusiva para trabajar ("la silla de trabajo"), ayudará al cambio de modo y a la desconexión cuando luego se siente a cenar en la misma mesa, pero con otra silla.
  • 5. Respecto a la ergonomía: Suele suceder que los ordenadores de las oficinas son de sobremesa y en cambio los ordenadores de teletrabajo son portátiles. Para mejorar la ergonomía se recomienda conectar el portátil a una pantalla que pueda estar vertical y a la altura de los ojos. Otra alternativa es conectar un teclado al ordenador de manera que se pueda elevar la pantalla del portátil a la altura de los ojos. Se recomienda también que los codos estén aproximadamente en ángulo de 90º con la mesa y el teclado. Utilizar una silla cómoda y adaptable en altura e inclinación. En general, respecto a la ergonomía y salud postural las recomendaciones son las mismas que cuando se trabaja en la oficina: tomar una postura que permita tener la espalda recta, tomar los descansos necesarios y levantarse de vez en cuando, que las piernas no están limitadas por debajo de la mesa, etc…
  • 6. Por último, respecto al uso de ordenador, lo mismo que sucede con los espacios físicos reales también sucede con los espacios virtuales. Por ese motivo, si se utiliza el mismo ordenador para trabajar que para el uso personal, mientras se trabaje se recomienda cerrar las ventanas del ordenador que no tengan que ver con el trabajo para evitar distracciones, y viceversa, es decir cerrar las ventanas de temas laborales como mail profesional, etc... mientras se usa de forma particular para evitar que vuelvan a la mente temas laborales en nuestros momentos de relax personal.

Mise en place

La mise en place es el término que se utiliza en gastronomía para designar todos los preparativos previos que requiere un cocinero antes de ponerse a cocinar, es decir: seleccionar los ingredientes y cortarlos y colocarlos cerca, colocar los utensilios y herramientas, etc... de manera que cuando se ponga a cocinar no tenga que ir a buscar un ingrediente, o cortarlo, o limpiar un utensilio porque está sucio.

Para teletrabajar es fundamental preparar la ‘Mise en place’ del escritorio, es decir, ordenar el escritorio y colocar todo lo necesario para ponernos a trabajar, de lo contrario cualquier cosa que no tengamos a mano va a hacer que nos levantemos y el paseo por la casa puede convertirse en un gran distractor: ir a visitar la necera, aprovechar para hacer una tarea de casa sencilla, etc…

Si es posible se recomienda tener algún objeto que teníamos en la oficina para que nos facilite el ‘estar presente’, este objeto puede ser un bote de bolígrafos, el logo de la compañía, etc... De la misma manera si es posible se recomienda no usar el ordenador familiar para trabajar si tenemos la opción de usar un ordenador profesional, esto nos permitirá diferenciar entre los dos ‘modos’.

Concentración Y Distracciones

‘Si me llaman, no estoy para nadie’

Otra de las dificultades de teletrabajar es el poder concentrarse y evitar las distracciones. Sobre todo, si en el horario laboral cohabitan otras personas en casa (esto lo hace mucho más dificultoso)

Para ello es importante manejar el concepto de tiempo hermético. La técnica de tiempo hermético significa aislarse por completo del exterior para emplearse en una tarea al 100%, ya sea porque es importante o porque requiere de un gran nivel de concentración. Si el profesional tiene experiencia y controla sus tiempos herméticos suele rendir muchísimo y sacar más trabajo en 1 hora de calidad que en mucho más tiempo con distracciones y bajo nivel de atención.

El tiempo hermético implica:

  • 1. Saber cuánto tiempo necesito para resolver una tarea.
  • 2. Buscar un espacio donde nadie nos moleste y con el mínimo nivel de ruido.
  • 3. Avisar al entorno para que sean consciente que durante un tiempo determinado no estoy disponible. Avisar a compañeros de piso, familiares o cohabitantes del hogar que no molesten durante un tiempo determinado. Es importante ser asertivo y negociarlo. Recordemos esa mítica frase de: ‘Si llaman, no estoy para nadie’
  • 4. Poner el teléfono en silencio y boca abajo en la mesa. Durante ese espacio de tiempo limitado, no voy a atender ni llamadas ni mensajes.
  • 5. Desconectar la entrada de mails o el wifi del ordenador, para evitar que se habrán las ventanas de entrada de correo electrónico.

Puede parecer que son medidas muy drásticas, pero os aseguramos que funcionan y que cualquier profesional, excepto en situaciones excepcionales puede estar 1 hora sin atender al teléfono o sin mirar el mail, sabiendo que luego va a poder responder esa llamada o correo electrónico. A la técnica del tiempo hermético también se le conoce como el ‘momento avión’, ya que muchos profesionales que suelen viajar en avión lo describen como ese momento donde saben que no tienen llamadas ni acceso al mail y realmente son eficientes porque pueden trabajar sin interrupciones.

Practicar con estos tiempos herméticos y saberlos utilizar mejoran el nivel de concentración y capacidad de poner foco en lo que hacemos y repercuten en la eficiencia de cualquier profesional.

Deseado o no, el teletrabajo es una modalidad a la que tarde o temprano aquellas personas a las que se le mide por el valor que aportan en la organización y que sus funciones no requieren estrictamente de una presencia permanente, se van a tener que enfrentar. Ser consciente de que hay aspectos que dependen de nosotros y que hay algunas técnicas que podemos utilizar de forma consciente va a permitirnos no solo mantener nuestra productividad en el trabajo y conseguir los objetivos profesionales, sino además beneficiarnos de las ventajas del trabajo a distancia. En definitiva, disfrutar de lo mejor de los dos mundos y así poder vivir la experiencia de una forma positiva. Sobre todo, en los primeros días del teletrabajo hay que estar pendiente de cuáles son nuestros momentos más productivos y saberlos aprovechar, y tener paciencia porque como muchas cosas en la vida, a base de práctica, con el tiempo nos volveremos expertos teletrabajadores.