En primer lugar, voy a explicar el título. Me refiero al teletrabajo forzado porque la mayoría de organizaciones nos hemos visto obligados a implantarlo para hacer frente a la situación de emergencia.
Todos tenemos claro algunas cifras, como por ejemplo que el 70% de las personas estaría a favor del teletrabajo, que en los últimos años ha aumentado de manera importante en España, acercándonos al millón y medio de personas que teletrabajaban habitualmente, pero ¿es esta la mejor manera de implantar este modelo?
La respuesta a la pregunta formulada dependerá, y de manera clara, del tiempo que transcurra. A continuación, detallo algunos aspectos positivos y negativos del teletrabajo, algunos clásicos y ya conocidos, otros provocados por la especial situación. Son los siguientes:
- Aspectos positivos del teletrabajo y cómo pueden verse afectados:
- • Mayor conciliación y flexibilidad. El hecho de ahorrar tiempo en los desplazamientos se verá contrarrestado por no poder utilizar para otros temas dicho tiempo. Conciliar por obligación no será visto de manera positiva por todas las personas.
- • Ahorro de tiempo. Relacionado con el punto anterior. Sí, más tiempo, pero ¿para qué lo quiero si no puedo disfrutarlo como me gustaría?
- • Ahorro de dinero. Es quizás una de las consecuencias más ventajosas y más clara a corto plazo, pero tengo dudas si la situación se va alargando en el tiempo, por la inseguridad económica que esta situación puede provocar. La empresa, al menos a corto plazo, no podrá aplicarse muchos de estos ahorros.
- • Aumento de la productividad. El rendimiento del empleado podrá aumentar notablemente, ya que depositará sus energías en realizar bien su trabajo. Este punto creo que se verá aumentado, al menos los primeros días, por el motivo que ha provocado el teletrabajo.
- • Reducción de la contaminación. Reducción de la contaminación por la reducción del número de desplazamientos (éste es indiscutible y muy importante).
- • Retención del talento y atracción de los empleados más preparados. En estos momentos no creo que sea un hecho diferencial porque la mayoría de empresas están igualadas. Otra cosa será cómo se gestionará este tema cuando finalice la situación. Creo que este punto será más importante el día después y qué decidamos hacer en ese momento, más que en la situación actual.
- • Reducción del absentismo laboral. Esta forma de trabajo provoca una reducción brutal en el absentismo laboral y una reducción en el número de accidentes y bajas.
- • Menos conflictos en la empresa. Al fin y al cabo, pasamos muchas horas en la oficina, quizás más que en nuestra propia casa. Es normal que al pasar tanto tiempo juntos ciertos conflictos florezcan. Teletrabajar ayuda a que estos se reduzcan en gran medida.
- • Menos estrés. El estrés de una agenda demasiado llena puede ser sustituido por un estrés por disponer de demasiado tiempo y, a medio plazo, el estrés por la incertidumbre económica.
- • La implantación forzada en muchas empresas quitará el miedo a este tipo de medidas de conciliación. La implantación forzosa del teletrabajo permitirá que muchas empresas lo vean como una opción de futuro para determinados puestos.
- • Se ha dado un impulso a la digitalización de las organizaciones. La necesidad real de realizar teletrabajo ha acelerado la digitalización de muchas organizaciones: acceso común a los datos, conexión a tiempo real entre los miembros del equipo, seguridad de los datos, etc., que será muy beneficiosa para la productividad futura, sea a través de teletrabajo o en formato presencial.
- • Necesidad de implantar sistemas de gestión por objetivos y de orientación a resultados. Para que el teletrabajo sea efectivo es necesario marcarse unas pautas para trabajar y la empresa debe marcar unos objetivos a cumplir. Los objetivos definidos hasta ahora no sirven y deben fijarse objetivos para este período, semanales si se puede, para orientar y tensionar a la gente en su consecución. Además, se puede reforzar la orientación a conseguirlos, es decir apoyar para que ocurran. Aunque el momento económico no invita a relacionarlos con crear sistemas de retribución variable para este momento, sí que puede diseñarse algún modelo que lo tenga en cuenta (incentivos no económicos, reconocimiento, algún tipo de vinculación al sistema de retribución variable general, etc.).
- • Formación en nuevas habilidades y conocimientos. Quizás es el momento de desempolvar las evaluaciones del desempeño y los planes de acción que nunca hemos tenido tiempo de desarrollar. Con las nuevas tecnologías es fácil mantener una conversación con tus colaboradores para diseñar un nuevo plan de acción y de desarrollo. Como empresa igual es el momento de recuperar los planes estratégicos, revisarlos y establecer políticas de formación y desarrollo que faciliten su posterior implantación: idiomas, nuevas competencias, etc.
• Negativos:
- • Posible desvinculación emocional del trabajador con la compañía. Una de las consecuencias que se pueden dar a medio y largo plazo, sobre todo si no se toman las medidas oportunas, es que el trabajador pierda la vinculación y el engagement con su compañía. El hecho de no reunirse físicamente con sus compañeros y de no compartir un espacio común, puede provocar que el trabajador pierda nexo, unión y referencia emocional con la compañía. Esto no pasará a corto plazo por el vínculo adicional del motivo del teletrabajo, pero, a medio plazo, puede ser un riesgo importante.
- • Se elimina el ambiente laboral. Si todos los empleados van a teletrabajar, el ambiente laboral ya no es que se reduzca o merme, sino que se elimina totalmente. Muchas veces esos espacios compartidos son comparables a un diván. ¿Os acordáis del programa Camera Café?
- • Dificultad para controlar al empleado. Cada vez más, el trabajo se mide por objetivos y resultados en lugar de por el número de horas que se pasan sentados, pero a día de hoy todavía hay empleos que no se pueden cuantificar de esta manera, como pueden ser los de atención al cliente en según qué sectores (existen métodos, pero difíciles de implantar si ya no estaban implantados). Hay mecanismos para hacerlo, pero no creo que sea una opción viable, ni recomendable, instalarlos a corto plazo.
- • Dificultad para el trabajo en equipo. Cada vez son más las tareas y los trabajos que precisan de reuniones colaborativas entre sus trabajadores. Teletrabajar provoca que los empleados tengan mayores dificultades a la hora de reunirse si no existe un lugar físico en el que hacerlo. Puede hacerse de forma virtual, con videollamadas, pero no siempre es posible ni los resultados son iguales.
- • Cambio en la cultura y organización de la empresa. La compañía, casi seguro, tendrá que dar un pequeño giro a su filosofía. La organización y la forma de gestionar la compañía podría cambiar y debe estar preparada para ello.
- • Aislamiento. La falta de ese ambiente de trabajo y de la relación con otros compañeros puede provocar que el trabajador se acabe excluyendo y sintiéndose demasiado solo. El contacto humano sigue resultando fundamental.
- • Descenso de la productividad. No es fácil ni sencillo generar un ambiente de trabajo en tu propia casa. Como resultado, el rendimiento del trabajador, sobre todo después de los primeros días, puede verse afectado.
- • Reducción del aprendizaje. En cierta manera, el aprendizaje puede reducirse, ya que el empleado puede terminar realizando siempre las mismas tareas. El aprendizaje grupal y colaborativo, tanto profesional como personal, ya no tiene cabida aquí.
- • Pérdida de la confidencialidad. Es uno de los grandes problemas y retos de las empresas actualmente. Los ciberataques continúan siendo uno de los grandes riesgos a los que se tienen que enfrentar las compañías. Muchos trabajos, y algunas de las funciones que realizan los empleados, gestionadas desde fuera de la oficina, pueden poner en riesgo la confidencialidad de la compañía.
- • Posible inversión y costos iniciales. Es muy probable que la compañía tenga que hacer una pequeña inversión. Costear equipos y formación no será barato inicialmente, pero bien es cierto que a largo plazo la recuperación será mayor.
- • Hay muchos trabajos que no disponen de está posibilidad con lo que nos encontramos con agravios comparativos. A corto plazo esto no implicará ningún problema porque la necesidad de quedarnos en casa es para todos, pero esto no sería sostenible a la larga. Somos un país de servicios y esto lo debemos tener en cuenta. La necesidad de implantar medidas de conciliación de una manera más amplia parece cada vez más estratégica.
- • Hay teletrabajos que están ligados a una producción/generación de negocio, cuando ésta se vea afectada, ¿qué pasará? El hecho de implantar el teletrabajo como obligación no ha permitido preparar las cosas de manera adecuada. Hay muchos trabajos, como el mío (consultor) que tenemos temas pendientes que resolver para ponernos al día. Pero si esta situación se alarga, ¿tendré aún trabajo? Sí, puedo preparar material, formarme, etc., pero esto no pasa en todos los casos. Es importante pensar, como empresa, qué vamos a hacer dentro de dos semanas si esto se alarga más tiempo.
Al final, la variable tiempo, como hemos dicho, dará o quitará importancia a cada uno de estos puntos. ¿Qué podemos hacer, a corto y medio plazo, para potenciar los aspectos positivos y reducir los negativos? Aquí van algunos aspectos que creo importantes tanto para el momento actual, como para preparar el futuro. Son los siguientes:
- • Facilitar el funcionamiento y el acceso a todas las ayudas tecnológicas disponibles.
- • Establecer una previsión de reuniones individuales y colectivas de seguimiento.
- • Establecer unos objetivos a realizar durante estos días y realizar su seguimiento.
- • Recuperar y/o implantar una política de evaluación del desempeño ajustada a la nueva situación: dar feedback, ajustar plan de acción, etc.
- • Facilitar el acceso a cursos de formación, reciclaje, etc., sobre todo en competencias que puedan ser útiles durante estas fechas. Las competencias clave serán: planificación y organización, empatía, resiliencia, orientación a resultados, tolerancia a la rutina, gestión de la incertidumbre, gestión del conocimiento, compromiso, etc.
- • Facilitar información a todos los colaboradores de cómo irá evolucionando la situación de la empresa.
- • Preparar y planificar la vuelta a la normalidad.
- • Planificar qué parte del teletrabajo podrá mantenerse en la organización y que éste forme parte de un plan mucho más amplio y ambicioso. Si realmente decidimos que es una fórmula interesante a implantar definitivamente, debe ir acompañada de una revisión de los Valores de la compañía y del establecimiento de una serie de procedimientos para asegurar su éxito. Alguien en la organización debe responsabilizarse de gestionar, de diferente manera, las personas para que estás estén plenamente integradas en la cultura y objetivos de la organización. Si no se hace así, los resultados serán la desaparición del teletrabajo como opción. Hemos de tener claro que no hay malas praxis, hay malas implantaciones (como pasa en otras políticas de gestión de las personas conocidas por todos: retribución variable, política de incrementos, gestión del desempeño, etc.).
Todos tenemos claro que estamos delante de una situación nueva y hemos de verlo como una oportunidad de aprendizaje. El tiempo, como en casi todos los casos, dirá quién saldrá reforzado de la situación. Creo que siempre es preferible trabajar y pensar que la mejor, y única, manera de aprender es desaprender y analizar si estamos delante de un cambio de paradigma para tomar decisiones y actuar.