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Teletrabajar y ser igual de productivo que en la oficina

  • 19-3-2020 | Irene Ruiz De Valbuena
  • La productividad y la eficacia no están reñidas con el teletrabajo, una práctica poco extendida hasta ahora en España, pero que se impone como la fórmula más viable para mantener la actividad de empresas y administraciones a pesar del confinamiento obligado para prevenir el contagio del Covid-19.
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La crisis sanitaria provocada por el Covid-19 ha supuesto que muchas empresas, dentro de sus posibilidades, se adapten rápidamente para mantener su actividad a pesar del confinamiento impuesto para contener el contagio del virus. Consecuencia de todo ello, el teletrabajo está siendo la fórmula escogida por las compañías y organismos públicos, cuya actividad se lo permite. Una alternativa que, sin embargo, según el último estudio del Instituto Nacional de Estadística, sólo el 27% de las empresas españolas estaban dispuestas a permitir. De hecho, según los datos de Eurostat apenas un 4,3% de los empleados españoles trabajaba a distancia de forma habitual en 2018. Un porcentaje todavía muy alejado del de Países Bajos (14%), Finlandia (13,3%) o Luxemburgo (11%).

Si bien según un estudio de Adecco la cifra de españoles que teletrabajan creció en el cuarto trimestre de 2019 alcanzando el 7,9% de ocupados, no podemos decir que sea una práctica generalizada. Por ello, su implantación obligada en los últimos días está suscitando dudas sobre todo referidas a cómo mantener la productividad con esta metodología de trabajo, hasta ahora no practicada por la mayoría.

El entorno de trabajo en casa

El espacio que escojamos para trabajar en casa debe cumplir una serie de requisitos que faciliten al trabajador concentrarse en sus tareas, evitando distracciones en un ambiente lo más cómodo posible.

  • 1. Buscar el lugar idóneo. Aunque parezca una obviedad la primera recomendación es definir un espacio concreto para trabajar. Es preferible, aconsejan desde Actiu, compañía española especializada en diseño y fabricación de espacios de trabajo y hospitality, que el espacio escogido esté lejos de televisores y zonas de tránsito, para evitar distracciones e interrupciones.

    Sin embargo, según una encuesta realizada por la plataforma experta en diseño y renovación del hogar, Houzz.es, no todos tienen habilitado un lugar específico para trabajar: casi un cuarto de los encuestados (24%) trabaja desde la mesa de la cocina o el comedor y uno de cada diez reconoce estar haciéndolo desde el sofá (10%). Algo, que puede resultar contraproducente para superar los principales retos que supone trabajar en casa según los encuestados: encontrar una ubicación tranquila y alejada de zonas con mayor bullicio familiar (26%), crear un espacio de trabajo cómodo (26%) y tener una conexión a internet fiable (23%).

  • 2. La importancia de la iluminación. Como destacan desde Actiu, la luz es un elemento fundamental de productividad y satisfacción laboral. Cuidar de este aspecto potencia el bienestar, aumenta la creatividad y facilita el desarrollo de las tareas de forma más ágil y eficaz. Por ello, lo ideal es contar con luz natural y procurarse una buena fuente de luz artificial. Ësta última, tal y como señalan desde Houzz tiene que ser difusa y estar colocada en una buena posición para evitar reflejos en la pantalla y así prevenir problemas con la vista, además aconsejan que contar con más de un punto de luz en el espacio de trabajo.
  • 3. Mobiliario ergonómico y versátil. Desde Actiu advierten que una buena mesa y una silla operativa son imprescindibles. En el caso de la mesa además de las dimensiones correctas en función del trabajo a realizar, es importante que cuente con aperturas para el paso de cables. En cuanto a la silla, los expertos de Houzz consideran que es fundamental contar con una silla ergonómica regulable en altura, cuyo respaldo se adapte a la espalda, que sea ancha y tenga un buen reposabrazos, así como una base de ruedas para poder moverla fácilmente y evitar lesiones.
  • 4. Espacio de trabajo organizado. El orden es fundamental para los espacios de teletrabajo. De hecho, desde Houzz recomiendan tomarse el tiempo necesario antes de empezar a trabajar para para organizar el espacio de trabajo para procurar una mayor concentración. En cuanto al almacenaje de documentos, Actiu considera que la incorporación de elementos que permitan la custodia y clasificación del material de forma sencilla e invisible es un elemento clave en todos los entornos home office.
  • 5. Separar el espacio del resto del hogar. Siempre que sea posible, lo óptimo es que el área de trabajo esté separada del resto de estancias de la casa por una puerta o como indican desde Actiu, utilizando paneles fonoabsorbentes que consigan aislar ese espacio y favorecer la concentración, incluso cuando se produzca en momentos espontáneos de bullicio en el hogar familiar.
  • 6. Soluciones para reuniones por videoconferencia y trabajo colaborativo. Para poder gestionar recursos en remoto, es conveniente disponer de una plataforma en la nube para poder trabajar en entornos digitales de colaboración que posibiliten gestionar los recursos en remoto sin necesidad del presentismo.

La situación de confinamiento actual implica una reducción de las posibilidades de desconectar del trabajo, por ello, como destacan desde Actiu, es conveniente crear un pequeño espacio de lectura y relax en casa ya que “se ha comprobado que las personas son más productivas e imaginativas si incorporar momentos de relax en su actividad laboral”.

A pesar de estar trabajando en casa, es recomendable mantener ciertos hábitos como la utilización de materiales libres de formaldehídos, que son un compuesto químico que aumenta el riesgo de padecer ciertas enfermedades, y procurar un uso de materiales de forma responsable con el medioambiente: que sean reciclables, evitar plásticos o usar luces led para evitar un consumo eléctrico desmesurado.

Igual de importante que contar con un lugar de trabajo óptimo, es no perder la relación con los compañeros, para ello es imprescindible incorporar herramientas de relación y contar con una buena conexión a Internet.

Técnicas para mantener la productividad

Evitar las distracciones que puedan surgir en el hogar, sobre todo para aquellos que estos días tienen que compatibilizar el trabajo con el cuidado de hijos, y seguir siendo lo más productivo posible, no es una tarea fácil. Por este motivo, Sodexo Beneficios e Incentivos recopila cuatro prácticas útiles y poco conocidas para aplicar durante las jornadas de trabajo en casa:

  • 1. Técnica Pomodoro. Un método sencillo para mejorar la gestión del tiempo desarrollado por el consultor italiano Francesco Cirillo, a finales de los años ochenta. Esta técnica contribuye a gestionar el tiempo de forma adecuada durante la jornada laboral y permite aumentar la productividad y la eficacia en el trabajo. La Técnica Pomodoro consiste en dividir la jornada laboral en intervalos de 25 minutos - a estos periodos se les denomina ‘Pomodoros’ - separados por una pausa de cinco minutos. Durante esos ‘Pomodoros’ el trabajador debe dedicarse a una tarea en concreto sin distracciones. Cada cuatro ‘Pomodoros’ se recomienda tomar un descanso más largo de unos 15 o 20 minutos. Este método se basa principalmente en la idea de que las pausas establecidas pueden mejorar la agilidad mental y la productividad a la hora de realizar las tareas asignadas en el día a día.
  • 2. Técnica ‘Comerse la rana’. Una metodología que ayuda a organizar el tiempo de la jornada basada en la importancia de las tareas. La clave para ser más productivo es aprender a priorizar las diferentes gestiones que hay que llevar a cabo a lo largo del día. Se tiende a dejar para el final las tareas más complicadas y, al llegar con menos energía, se acaban dejando para otro momento. Teniendo en cuenta este comportamiento, el autor Brian Tracy ideó la técnica ‘cómete una rana’, basada en la cita del escritor Mark Twain: “Cómete una rana viva a primera hora de la mañana y nada peor te ocurrirá a lo largo del día“. Esta técnica se basa en realizar en primer lugar la tarea más difícil o desagradable, para que el resto parezcan más sencillas. De esta forma, si se realizan las tareas en un orden adecuado, se evitará la procrastinación y la jornada laboral será más productiva.
  • 3. Regla de los dos minutos. Una técnica que consiste en establecer en nuestra rutina de trabajo la norma de realizar inmediatamente aquellas tareas que conllevan menos de dos minutos. El objetivo de este método es dejar de pensar y apuntar las gestiones que hay que hacer y simplemente realizarlas en el acto. La regla de los dos minutos surge a partir del método Getting Things Done (GTD) desarrollado por David Allen. Según este sistema, la mayoría de las tareas que se posponen para otro momento en realidad no son difíciles de hacer simplemente que se tiende a retrasarlas por diferentes razones o por procrastinación.
  • 4. Método Ivy Lee. Un sistema centenario que ayuda a organizar la jornada a través de una lista de tareas. Ivy Lee fue un profesional de las Relaciones Públicas que creó este método a principios del siglo XX para mejorar el rendimiento de sus clientes. Esta técnica consiste en realizar al final de la jornada laboral una lista de las seis cosas más importantes que hay que realizar al día siguiente. Nunca poner más de seis tareas y disponerlas por orden de prioridad colocando en primer lugar la más urgente. De esta forma, al día siguiente ya está organizada la jornada y el empleado puede centrarse en ir realizando en orden las diferentes tareas. Además, con este método se evita el multitasking ya que requiere enfocarse únicamente en una tarea y no pasar a la siguiente hasta tacharla de la lista. Aquellas tareas que no se han completado se pasan en orden a la lista del día siguiente.

“Muchos españoles se han visto obligados a teletrabajar estos días, aunque hasta ahora nunca habían tenido que hacerlo solo lo hacían de forma muy ocasional”, explica Miriam Martín, directora de Marketing de Sodexo Beneficios e Incentivos. “Es importante conocer diferentes técnicas como estas para aprender a gestionar nuestro tiempo en épocas en las que estamos trabajando fuera de la oficina y tenemos que adaptarnos rápidamente a una nueva forma de trabajar. Estos métodos nos permiten tomar el control de nuestro tiempo y ajustar nuestra jornada para mantener nuestra productividad cuando trabajamos en remoto y evitando cualquier distracción”.

Compartir las mejores prácticas

Las empresas y organizaciones también tienen la labor de asesorar a sus trabajadores en la gestión del trabajo en remoto, lo cual, dada la falta de costumbre de este modo de trabajo hasta ahora inusual en nuestro país, puede resultar complicado. Por ello, han surgido distintas iniciativas en las que empresas y administraciones pueden compartir sus conocimientos y experiencia en la cultura del trabajo remoto.

Una de ellas, es la impulsada por la Fundación máshumano, que a través de ecosh, una herramienta de inteligencia colaborativa, mediante la cual los profesionales y entidades que quieran identifiquen y compartan las mejores prácticas para la protección de las personas y la continuidad de la actividad laboral ante la crisis del coronavirus, entrando en https://ecosh.org/concursos/4.

La campaña ‘Keep the World Working’ es otra de las inciativas puestas en marcha, en este caso por la Remote Work Association, que nace con el objetivo de “ofrecer apoyo voluntario a los responsables de recursos humanos de empresas e instituciones públicas para que puedan mantener las operaciones gracias al teletrabajo, las comunicaciones, aprovechar las herramientas adecuadas, gestionar la productividad, prevenir la depresión y la percepción de aislamiento entre los trabajadores” apuntan. La iniciativa Keep The World Working tiene dos áreas de actuación. Por un lado, aunar esfuerzos entre los profesionales y la industria del teletrabajo para que pongan a su disposición productos y servicios a todos aquellos profesionales e institucionales que lo demanden. Y por otro, hacer entrega de un Kit Virtual de Emergencia a todas aquellas personas, instituciones o empresas que lo soliciten a través de la web habilitada para ello.