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Los beneficios de la tecnología en la gestión multipaís de nómina

Almenara París, Marta

Capital Humano, Nº 352, Sección Compensación y Beneficios / Tribuna, Abril 2020, Wolters Kluwer

Portada

Marta Almenara París

Payroll Services Manager Auxadi

Hablar de operaciones multipaís hoy en día significa hacerlo en términos de alta exposición. Y es que a menudo, por la propia naturaleza de la actividad, tendemos a considerar aspectos fundamentales de los recursos humanos (y, más específicamente, en lo relativo a nóminas) como problemas locales de cada país. Pero en un mundo cada más globalizado y, a la vez, concentrado, en el que las barreras geográficas se diluyen y las distancias físicas ya no son un impedimento, el impacto de esta gestión es indudable.

La gestión centralizada de las empresas lleva necesariamente a entender los procesos como un todo y a dar visibilidad y responsabilidad a los posibles peligros relacionados con las áreas de administración del personal. En ese contexto, el profesional de RRHH se ve especialmente expuesto ante los retos derivados de coordinar y liderar múltiples mercados. La realidad muestra que, si hablamos de la gestión multipaís, muchas empresas no están preparadas para afrontar los desafíos que presenta el operar internacionalmente.

Y es que enfrentar este tipo de operaciones nos lleva a dos cuestiones a dirimir. En primer lugar, ya que hablamos de riesgos, ¿cuáles son los principales peligros o dificultades? Y, a continuación, y dado que la tecnología ha abierto nuevos escenarios, pero también nuevos retos, ¿cómo podrá la tecnología, a su vez, ayudarnos a superar esos riesgos?

Para dar respuesta a lo primero, estas son las principales variables que debemos tener en cuenta:

  • 1. Zona horaria.
  • 2. Diferencias culturales.
  • 3. Falta de recursos globales.
  • 4. Falta de liderazgo global.
  • 5. Uso incorrecto o nulo de la tecnología aplicada.
  • 6. Gestión de la privacidad de los datos.
  • 7. Movimiento de dinero.

Respecto a la implementación de la tecnología, el estado de-arte actual en lo relativo a gestión multipaís de nómina se puede simplificar en dos modelos. Un sistematradicional, en el que la tecnología está presente, pero mediante soluciones poco seguras y eficientes como la comunicación vía email; y un sistema en el que la tecnología es el elemento centralizador.

Desde un punto de vista tradicional (si vemos un esquema como el que mostramos en la primera imagen) se puede reconocer el caos derivado del flujo irregular de inputs y outputs en el proceso de nómina. El HRBP (Human Resources Business Partner) situado en la sede central es el punto principal de salida y entrada de información que en continuo intercambio con sus gestores locales gestiona la nómina de cada una de las localizaciones de la empresa.

Necesariamente esto se traduce en una baja visibilidad del proceso debido a que no existe una monitorización del mismo: las comunicaciones son a través de correo electrónico, no existen procesos estandarizados ya que atienen exclusivamente al cumplimiento local de la nómina de cada país, los reportes de nómina son generados básicamente en formato local y, por último, pero no menos importante, los riesgos de errores y sanciones son más elevados.

Si representamos de manera visual un sistema de gestión multi-country (como muestra la imagen 2) el orden es la base del funcionamiento del proceso. Este orden se deriva de la integración de una misma plataforma tecnológica de nómina para todos los países. Los principales agentes de cada uno de los países reportarán al HRBP que se encuentra a la cabeza del proceso, a través de un único punto de contacto y un sistema global de traspaso de información.

La capacidad de dar el mismo lenguaje a todos los procesos de nómina en cada uno de los países, así como la monitorización del proceso en su totalidad de principio a fin, genera una visibilidad mayor y el control de la actividad en cada una de nuestras localizaciones.

No es casualidad que el 50% de las empresas con operaciones globales estén implementando una estrategia de nómina con la tecnología como pieza angular para alcanzar sus objetivos y facilitar las operaciones globales.

Es importante recalcar que cuando hablamos de tecnología no nos referimos simplemente a un software de nómina, sino a un modelo que va mucho más allá al hacer uso de los datos de la nómina a nivel global, lo que permite interpretar los datos de manera global y ser capaz de optimizar el tiempo de gestión.

Podremos repetir muchas veces aquella frase de «la tecnología es el futuro» y, lo es. No hay duda que la tecnología es el paraguas que nos cubre en nuestra gestión internacional, nos permite unificar nuestros procesos, que nos facilita simplificar las opciones de outsourcing y ayuda a la gestión centralizada de la administración de personal y la nómina.

Desde Auxadi creamos valor con la tecnología desarrollando una plataforma de gestión de nómina y de administración del personal que hace ser a nuestros clientes más fuertes en lo relativo al «Payroll Intelligence». No sólo permite disponer de los datos de nuestra propia empresa, sino que además permite analizarlos creando conocimiento sobre el medio y facilitando la toma de decisiones y las estrategias en la empresa. Los informes en tiempo real sobre la evolución de la plantilla en la empresa o los costes de empresa por empleado son una herramienta fundamental a la hora de diseñar los planes de futuro de una empresa.

Es tiempo de dar una mayor precisión a los procesos y ser el auditor de su propia empresa usando sistemas online de gestión de recursos humanos que permitan una colaboración segura y una visibilidad aumentada de los procesos. La tecnología en recursos humanos también es el futuro.

En resumen, nadie puede dudar que la nómina es un ente en continuo movimiento y muy diferente en cada una de las localizaciones, regiones o países hacia los que nos dirigimos. El éxito y el crecimiento internacional pasa por la necesidad de tomar las riendas de las operaciones globales y mitigar los riesgos del compliance local asumiendo el control de los procesos. Y, en este contexto, la tecnología es la clave.

El presente artículo es fruto de la participación de Auxadi en el ciclo de conferencias sobre sobre temas de actualidad en la Movilidad y Gestión Internacional de personas de la IX edición del IHR meeting 2020.