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¿Cómo podemos evitar la multitarea mientras teletrabajamos durante el confinamiento por coronavirus?

Martín, Miriam

Capital Humano, Sección Relaciones laborales y prevención / Tribuna, 20 de Abril de 2020, Wolters Kluwer

Miriam Martín

Directora de Marketing de Sodexo Beneficios e Incentivos

Nos encontramos en una situación laboral totalmente inédita debido a la crisis mundial del coronavirus y, lamentablemente, nadie nos había preparado para actuar en un escenario tan extremo de teletrabajo. Nunca imaginamos tener nuestra oficina en nuestra propia casa, liderar y organizar a un equipo de personas a distancia o mantener reuniones telefónicamente mientras nuestro hijo se acerca a enseñarnos su última obra de arte o a confesar una trastada.

Esta situación de teletrabajo sine die supone todo un reto de organización, puesto que tenemos que lidiar como nunca con la multitarea. Combinar de forma poco efectiva varias tareas al mismo tiempo puede ser un enemigo para la productividad, pero ahora más que nunca, cuando la vida privada y profesional se fusionan. Y es que si ya en la oficina existen diversos factores que nos empujan a la multitarea, en casa se multiplican las posibilidades para que caigamos en ella, cuando los correos, lo documentos online colaborativos, las videollamadas y los whatsapps se solapan como nunca. El tiempo adicional que tenemos (al evitar, por ejemplo, desplazamientos), el bombardeo de información, los retos en redes sociales, el mayor contacto con seres queridos, se combinan con un trabajo 100 % online y dan como resultado un cóctel terrible a la hora de priorizar tareas.

Lejos de ser algo positivo porque podemos hacer muchas cosas a la vez, la multitarea es una práctica que puede repercutir negativamente en el trabajador y, por tanto, en la propia compañía. Según una investigación de The Harvard Business Review, que un trabajador esté sometido a multitarea puede reducir su productividad hasta en un 40%. Teniendo en cuenta el desafío que supone esta situación en la que nos encontramos, debemos asumirlo como el “entrenamiento definitivo” a la hora de saber gestionarnos. Debemos analizar el problema y poner en práctica ciertas rutinas para que nos afecte lo menos posible. Así, además de trabajar mejor durante el confinamiento, estaremos más preparados que nunca para que la multitarea no nos afecte negativamente cuando volvamos a la oficina.

Algunas de las medidas que recomendables para no ser víctimas de la multitarea son muy sencillas y, a la vez, muy efectivas por lo que no resulta complicado llevarlas a cabo si tenemos fuerza de voluntad para implementarlas.

La primera de ellas consiste en realizar una buena planificación. Puede resultar demasiado obvio y repetido, pero antes de empezar a trabajar es necesario que elaboremos una lista de tareas que debemos completar en cierto tiempo durante la jornada laboral. Lo más beneficioso para evitar posibles situaciones de frustración es anotar todo lo que queremos hacer y establecer prioridades en base a la urgencia y la importancia. Por último, es preciso revisar cada cierto tiempo que la planificación se va cumpliendo. De este modo, nos sentimos motivados porque veremos que estamos alcanzando nuestro objetivo.

Existen algunas técnicas concretas que nos ayudarán a realizar una correcta planificación de nuestra jornada laboral y a que seamos mucho más productivos durante el teletrabajo. Una de ellas consiste en dividir la jornada laboral en intervalos de 25 minutos separados por una pausa de cinco minutos. Durante esos intervalos el trabajador debe dedicarse a una tarea en concreto sin distracciones. Cada cuatro 25 minutos se recomienda tomar un descanso más largo de unos 15 o 20 minutos. Este método se basa principalmente en la idea de que las pausas establecidas pueden mejorar la agilidad mental y la productividad a la hora de realizar las tareas asignadas en el día a día. Se conoce como Técnica Pomodoro.

Por otro lado, yendo un paso más allá de la planificación y quizá uno de los aspectos más complicados a los que nos enfrentamos en casa es eliminar las distracciones. La posibilidad de tener encendido el televisor, acudir a la cocina a echar un vistazo a la nevera, el reclamo de atención de los pequeños de la casa o una mascota que tira un jarrón sin querer son algunas situaciones que pueden impedir que nos concentremos en una tarea. Por este motivo, si ya hay que tomar medidas en el lugar de trabajo, en casa se vuelve una acción vital. Es de sobra conocido que la distracción es el enemigo de todas las actividades que necesiten concentración para llevarlas a cabo. Las distracciones aumentan solo por el mero hecho de cambiar de una tarea a otra. Por ese motivo, es importante poner medidas para evitarlas. En la medida de lo posible, hay que buscar un lugar de trabajo tranquilo, apagar las notificaciones de las redes sociales o escuchar música, si el trabajo lo permite, para intentar aislarnos lo máximo posible y aumentar así nuestra capacidad de concentración.

En este sentido, también tenemos que evitar que nos “roben” tiempo con tareas o reuniones imprevistas otros compañeros. Si atendemos peticiones por chat constantemente o asistimos a reuniones no planificadas, no conseguiremos seguir avanzando con nuestras tareas y esto nos producirá una gran frustración.

Otra de las medidas que podemos tomar para evitar la multitarea es delegar en nuestros colaboradores. En muchas ocasiones nos pasa que creemos que podemos con todo el trabajo que vamos recibiendo y, sin darnos cuenta, acabamos cambiando de una actividad a otra sin terminar ninguna. Por eso resulta importante que, una vez tengamos una planificación de las tareas y conozcamos más o menos el tiempo que se puede necesitar para completarlas, realicemos una valoración de quién podría ser más eficiente o quién tiene mayor disponibilidad para llevarlas a cabo, asegurándonos así el cumplimiento de objetivos.

Por último, pero no menos importante, tenemos que evitar ser demasiado duros con nosotros mismos, porque eso afectará en nuestro estado de ánimo y productividad. Me explico, podemos hacer una planificación, trabajar en el mejor espacio que tengamos dentro de las posibilidades de cada uno o delegar … Y, aun así, caer en la multitarea por el escenario en el que nos encontramos. Si esto ocurre debemos ser benévolos con nosotros mismos y ser conscientes de la situación tan anómala en la que nos encontramos.

Teletrabajar puede ser una medida a la que estemos acostumbrados, pero hacerlo en casa durante tantos días seguidos, sin poder salir a la calle, con niños, personas mayores a nuestro cargo y mascotas a nuestro alrededor puede tener consecuencias físicas y mentales de las que tenemos que ser conscientes y que pueden dificultar nuestra capacidad de concentración. Nadie estaba preparado para esto y, desde luego, no es la situación ideal para trabajar todos los días. Debemos ser responsables, pero a la vez respetuosos con nosotros mismos y aceptar que nos enfrentamos a muchos retos que son nuevos para nosotros.

Lo importante, como decía, es tratar de ser lo más positivos y constructivos posibles en esta situación excepcional. Tomarnos este periodo como una ocasión única para aprender a organizarnos, mientras disfrutamos del -por otra parte- siempre demandado teletrabajo. De esta forma, tratando de evitar los efectos nocivos de la multitarea, quizá consigamos ser más productivos logrando conciliar mejor que lo habíamos hecho hasta ahora.