Steelcase, como organización de referencia en consultoría estratégica y diseño del espacio de trabajo, analiza las claves del cambio y los nuevos retos a los que se enfrentarán los líderes empresariales y sus organizaciones tras el fin del estado de alarma. Desafíos que pasarán por un cambio en la manera de entender el espacio de trabajo.
Es indudable que esta crisis está sirviendo como ensayo general para la implantación del teletrabajo en las organizaciones. Pero el teletrabajo, tal y como lo estamos viviendo ahora, sigue tratándose de una situación anómala al no contar con el apoyo esencial suficiente para sustentar la estructura social y familiar, con la falta de escuelas o centros de asistencia a mayores y personas dependientes. Esto significa que los límites entre trabajo y espacio personal están más difuminados que nunca, lo que en ocasiones conlleva dificultades añadidas al desempeño y suponen un lastre para la concentración.
Entre los beneficios que nos brinda el ahorro de desplazamientos a la oficina, mayor flexibilidad, o la conciliación familiar, no debemos obviar lo que estamos perdiendo. El espacio de trabajo es un lugar clave para la socialización de las personas. Es el entorno en el que reflejamos nuestra cultura y donde apoyamos nuestras experiencias de trabajo. Experiencias compartidas que siempre serán mejor que las experiencias en solitario desde cualquier mesa individual o a través de videoconferencia.
Los espacios de trabajo pueden hacer fluir la colaboración y ayudar a generar las ideas que permitan a las organizaciones superar este bache en el que estamos inmersos. Por esta razón, en Steelcase apostamos por una vuelta escalonada a las oficinas que promueva las conexiones personales positivas. Éstas son las que fomentan la confianza y afianzan la cultura organizativa.
Pensemos, por tanto, en medidas de acción que cualquier organización puede llevar a cabo para fomentar una cultura resiliente que repercuta de manera positiva en la productividad tanto de los empleados como de la propia compañía. Porque en esta nueva realidad, más que nunca, un espacio productivo se basa en asegurar el bienestar físico, psicológico y cognitivo de las personas.
Cuando los equipos empiecen a regresar a la oficina, lo irán haciendo poco a poco, y no sabemos durante cuánto tiempo tendremos que convivir con esta nueva realidad, pero lo que es seguro es que las empresas van a tener que tomar algunas medidas para conseguir que sus trabajadores puedan aportar todo su potencial creativo y de innovación de manera que repercuta positivamente en la productividad de la compañía.
Claves para diseñar espacios productivos con la regla de los 2 metros:
- • Ahora más que nunca, espacios flexibles. Ya sabíamos que los espacios completamente abiertos no son los más idóneo para promover el bienestar de las personas. Pero ahora, no es solo por motivos de ruido y privacidad, sino porque además aumentan el riesgo de contagios. Se trata de diseñar espacios con separación de zonas, de manera que permitan distribuir a las personas en grupos de mayor o menor tamaño según cada situación y limitar así los contactos. Este método se conoce como ‘open plan zoning’ y permite que sean los empleados los que tengan la capacidad de elegir y controlar sus espacios para poder realizar sus tareas en el sitio más apropiado.
- • Adapta los puestos individuales para permitir la distancia mínima. Ante una situación temporal, muchas organizaciones se plantean la posibilidad de ir recibiendo a las personas de manera escalonada para permitir mantener la distancia de 2 metros. Si la estructura de los puestos individuales es tipo bench, es aconsejable intercalarlos de manera que no haya dos personas enfrentadas. Si los puestos de trabajo parten de sistemas flexibles, se pueden incorporar sencillamente protecciones frontales y laterales de manera temporal. Esta sencilla solución ayuda a mejorar el bienestar físico y psicológico de los usuarios. También se puede hacer por medio de plantas que no solo ayudan a purificar el aire, sino que sirven para mejorar nuestro sistema inmunitario. En el caso de las organizaciones que optaron por puestos individuales no asignados se pueden plantear opciones para no tener que perder la flexibilidad de sus espacios. Desde asignar los puestos por semanas, hasta permitir la movilidad total aportando elementos móviles que sirvan para cubrir las mesas.
- • Espacios de colaboración. Seguramente es lo que más preocupa a las organizaciones y a las personas que vayan volviendo a la oficina, porque es donde más fácil se pueden propagar los contagios. Durante todas estas semanas de confinamiento hemos visto que se puede colaborar usando herramientas tecnológicas y aún se pueden seguir haciendo reuniones informativas a través de ellas. Sin embargo, las reuniones generativas, en las que se busca la colaboración para resolver problemas complejos obtienen mucho mejores resultados cuando se realizan cara a cara. Para esto, existen soluciones en las que se puede colaborar en espacios abiertos, pero si es necesario encontrarse en una sala cerrada es preferible reducir el número de personas por sala sin quitar las sillas para asegurar que haya una barrera. Si contamos con personas que se conectan por videoconferencia, es muy importante que la experiencia a uno y otro lado sean absolutamente positivas y todos puedan sentir que son escuchados y cuentan con toda la información necesaria para aportar ideas. En el estudio de Steelcase “Disparidad de presencia” se analizaba cómo diseñar espacios de colaboración que extraigan el máximo potencial tanto de las personas que están físicamente en la sala, con acceso a las pizarras y a los post-its pegados en las paredes, como a los que están a distancia.
- • Establece una circulación de las personas por la oficina. Podemos estar adaptando nuestros puestos individuales, pero si la separación entre las mesas no permite el doble flujo de personas, al final no vamos a conseguir mantener la distancia de seguridad mínima. En este sentido, es aconsejable adaptar tanto los puestos tipo bench para que cuenten con espacio suficiente entre paredes como toda la circulación de la oficina para asegurar que todos pueden ir en un mismo sentido.
- • Utiliza sensores para evitar en todo lo posible el contacto con las superficies. Durante el día interactuamos con numerosas superficies. Podemos incluir sensores en puertas, iluminación, grifos, dispensadores de jabón, pantallas e incluso en el mobiliario. Gracias a la sensorización de los puestos de trabajo podemos también marcar con colores los espacios que quedarán libres para mantener la distancia de seguridad.
- • Limpieza e higiene. Tanto suelos, como paredes o cualquier superficie de la oficina deben limpiarse frecuentemente. Se puede contar con soluciones temporales que cubran las zonas de paso del suelo con materiales de fácil limpieza o seguir las recomendaciones del fabricante de moquetas para su correcta limpieza. También es fundamental asegurar que el espacio cuenta con sistemas de control de calidad del aire, humedad, niveles de CO2, etc.
- • Promueve nuevos comportamientos. La comunicación es fundamental para asegurar que las personas sigan los protocolos establecidos. Establece carteles, señales, marcas en el suelo, etc. que aseguren que las personas saben qué se espera de ellas y sientan que su empresa está teniendo en cuenta su bienestar.
- • Diseñar espacios productivos: oficinas como un espacio al que las persona van porque quieren ir.
En definitiva, y ahora más que nunca, el espacio de trabajo debe convertirse en un lugar al que los trabajadores van porque encuentran todo lo que necesitan para desarrollar todo su potencial creativo ya que les asegura su bienestar físico, cognitivo y emocional.
Por otro lado, un espacio productivo también cumple con las necesidades de las organizaciones en cuanto a optimización de los metros cuadrados y su eficiencia en a la reducción de costes.
Más fuertes que el virus
Las consecuencias de la pandemia no desaparecerán automáticamente cuando las empresas recuperen la normalidad. El virus está afectando a nuestros amigos, familias, compañeros de trabajo, socios y clientes. Quienes gestionan equipos de personas tienen que apostar por las relaciones positivas porque son las que crean confianza y alinean objetivos. Nuestras culturas organizativas pueden seguir siendo fuertes y es el momento de apostar por espacios de trabajo que reflejen una cultura de bienestar y preocupación por los trabajadores.