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Amenaza u Oportunidad: un antes y después

Casado, J. M.

Capital Humano, Nº 353, Sección Crecimiento profesional, Mayo 2020, Wolters Kluwer

La primera lección que podemos sacar de esta pandemia es que pase lo que pase cuando consigamos volver a la «normalidad» nada volverá a ser como antes. A partir de esa premisa, conseguir convertir en oportunidad las consecuencias de esta crisis pasan por entender que hay otras formas de organizarnos y distribuir nuestro trabajo.

José Manuel Casado González

Socio de 2.C Consulting y Coordinador de área de Crecimiento Profesional de Capital Humano

El hombre se ha preocupado siempre de lo perentorio, de lo inmediato, de lo vital…Recordemos que el primer horizonte de la filosofía del ser humano fue la razón y el segundo la seguridad. El hombre tiene un miedo antropológico, en primer lugar, a perder la razón y después a la falta de seguridad. Si pensamos en qué es lo que más nos preocupa a cada uno de nosotros probablemente digamos que la seguridad física y mental de nosotros mismos y de nuestros seres queridos. Pues bien, es precisamente esta seguridad la que se ve vapuleada en nosotros cuando las personas nos enfrentamos a situaciones como la que estamos viviendo en el último mes: una crisis tan inimaginable como trágica y despiadada y que se materializa en pérdida de vidas humanas masivas y en la ruptura de un statu quo que nos parecía inalterable.

Esta tremenda crisis nos tira de bruces para recordarnos la vulnerabilidad y fragilidad de nuestra sociedad, que se nos antojaba desarrollada y segura, y la insignificancia del ser humano, de cada uno de nosotros, ante un enemigo solo visible al microscopio electrónico: el COVID-19 (acrónimo del inglés coronavirus disease 2019); un nuevo virus que no había sido detectado en humanos hasta la fecha) que está desmantelando, en un abrir y cerrar de ojos, nuestras nomas, costumbres, avances y progresos, —con sanidad incluida—, nuestra economía y hasta nuestras libertades, confinándonos de un soplido a nuestros domicilios y privándonos de movimiento, como prisioneros ilustrados, sin fecha precisa de libertad.

Es curioso, porque hace ya 39 años, en 1981, que Dean Koontz, uno de los máximos exponentes del terror moderno norteamericano, aunque menos famoso que Stephen King, escribió la novela titulada «Los ojos de la oscuridad», y que, por aquel entonces, rápidamente se convirtió en best seller y que sitúa el origen de la infección viral precisamente en diciembre de 2019 en la misma ciudad china que es foco de la pandemia actual y que nos ha sumido a casi toda la población mundial, ahora en 2020, en una crisis sanitaria, social y económica de tal envergadura que ni el más avispado del planeta podría haber, no ya adivinado sino, siquiera imaginado, hace apenas tres meses.

CARACTERÍSTICAS DE LAS CRISIS

Las crisis se diferencian de cualquier otro estado u escenario por tres rasgos que fácilmente observamos en nuestros tétricos días, que la hacen inconfundible; estos son la urgencia, la ingobernabilidad y la falta de reglas o normas y que los expertos llaman anomia; y es precisamente esta anomia la que facilita la eliminación de los paradigmas, lo que ayuda a la innovación y brinda la posibilidad de hacer algo diferente a lo que se hace habitualmente; quizá por ellos los chinos (no sé si está muy bien mencionarlo en esta tribuna) tienen hasta una anagrama para representar esta situación.

Según este anagrama milenario que simboliza gráficamente la filosofía del verdadero significado de la crisis; la parte superior representa el problema, la amenaza; la parte inferior, sin embargo, representa la posibilidad, la esperanza, la oportunidad.

Se suele decir que todo anverso tiene su reverso, que cada roto tiene su descosido, que cada puchero tiene su tapadera, que toda situación tiene sus pros y contras, o que todo tiene su cara y cruz. Quizá por ello, la situación de incertidumbre social, sanitaria y económica que vivimos es seguramente para la mayoría de los hogares, ciudadanos y, por supuesto, para las empresas, muy mala y supone una amenaza importante; pero también, dejando para otro momento las amenazas incluso apocalípticas que los más agoreros podrían hacer, puede ser muy buena para que aprendamos de ella y aprovechemos las oportunidades que ofrece.

En este sentido, y refiriéndonos al mundo de las organizaciones que es el que en este espacio editorial más nos compete, puede suponer alguna oportunidad. De la noche a la mañana nos hemos dado cuenta de que la telemedicina, la teleformación (nuestra o de nuestros) hijos o incluso el teletrabajo pueden ser una realidad, no solo para este período de confinamiento sino, lo que es más importante, para cuando esta terrible pesadilla termine.

TRABAJO EN REMOTO: CLAVES DEL ÉXITO EN LA IMPLANTACIÓN DE EQUIPOS VIRTUALES

Como consecuencia del tsunami del COVID-19, y tras el Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo por el que se declaró el Estado de Alarma, los trabajadores del conocimiento españoles, como casi los de un tercio de la población mundial, nos hemos visto todos obligados a trabajar con gran parte de los equipos en remoto y estamos comprobando que esta alternativa tiene aspectos positivos aunque tenga también otros susceptibles de mejora.

Esta es una situación nueva para la gestión de equipos de trabajo virtual (Virtual Team) o GDT (Geographically Dispersed Team) que no es ni más ni menos que un equipo humano que trabaja sin barreras de tiempo, sin fronteras geográficas, con elementos de cooperación estándar y que persigue objetivos comunes.

Hoy en día, el establecimiento de equipos virtuales para la ejecución de determinados trabajos o proyectos es una obligación organizativa, por imposición gubernamental, para miles de empresas de ámbito global y representa un magnifico reto para muchas otras que desean ser más competitivas en el futuro, incrementar sus niveles de eficiencia operativa, ampliar el abanico de sus servicios y trabajar con los mejores profesionales, estén donde quiera que estén del planeta e incluso comenzar a gestionar más eficazmente los espacios de trabajo y generar ahorros.

El cambio de paradigma que implica la gestión de equipos virtuales conlleva igualmente un refuerzo de todos aquellos aspectos relacionados con la comunicación, el establecimiento de objetivos, las herramientas utilizadas y las nuevas rutinas de trabajo.

Lo que en un sistema de gestión «tradicional» podríamos llegar a obviar por considerarlo «presente» en nuestro equipo, a la hora de gestionar equipos virtuales es fundamental tanto documentarlo como dejarlo accesible a todos los miembros del equipo. En este sentido, y desde nuestra experiencia, hay que subrayar algunas claves fundamentales de éxito:

  • Existencia de estándares y procedimientos claros y accesibles a todos los miembros del equipo., estableciendo la seguridad como un elemento crítico.
  • Definición concreta de expectativas, de objetivos comunes y personales, así como de las métricas de seguimiento y evaluación.
  • Adecuada arquitectura de comunicación, eligiendo mensajes, defiendo los objetivos en cada nivel según los participantes, la información necesaria y los productos a generar (ej. documentación funcional, acta de reunión, PMO, etc.).
  • Formación en el uso adecuado de las herramientas tecnológicas de trabajo en grupo y comunicación (asegurando un Cloud Workspace de trabajo, seguro y accesible por todos, etc.)
  • Acceso a reuniones de seguimiento y documentación de los proyectos para dar mayor transparencia; videoconferencia masiva a algunas reuniones de comité; etc.
  • Asesoramiento personal en comidas hábitos saludables y ejercicios físicos y de relajación, establecimiento de nuevas rutinas, creación del espacio y entorno de trabajo; horarios, planificación y estructura del día a día, atención en pedir feedback frecuente, mantener contacto diario con compañeros, recomendación sobre paradas y descansos y si, tiene hijos en casas, sugerencias para organizar actividades de diversión y estudio conjuntas.

Los resultados de todas las investigaciones, así como la propia experiencia interna como consultores que desarrollamos numerosos proyectos y actividades lideradas por equipos virtuales para distintos empresas, nos ha permitido comprobar, antes de la actual pandemia, que una organización que desarrolla parte de su actividad con equipos virtuales bien gestionados es una organización más flexible, más productiva, más eficiente y más adaptada al entorno global y competitivo actual. Aunque, somos conscientes del desafío que supone esta nueva práctica de gestión de personas, para muchas compañías sin experiencia de gestión —por lo menos hasta ahora— en este tipo de iniciativas de teletrabajos, invitamos a su compañía a que utilice esta nueva metodología, conocimiento; así como la amplia experiencia en el diseño e implantación de programas de virtualización de equipos, de modo que las organizaciones puedan romper definitivamente con las barreras físicas o geográficas en el desarrollo de su actividad profesional y puedan beneficiarse de las ventajas que conlleva una adecuada Gestión de Equipos Virtuales y ahora y cuando escampe; porque lo que sí le aseguro es que esta crisis supone un antes y un después.

En fin, ojala toda que esta terrible pesadilla, que se está cobrando tantas y tantas vidas humanas pase pronto, pero aprendamos de este período tétrico y aprovechemos la oportunidades. Le reitero que pase lo que pase, lo que sí es seguro es que nada volverá a ser como antes en nuestra sociedad; y espero que en nuestras organizaciones tampoco; pero querido lector le insto a que aprovechemos las enseñanzas de esta crisis, aunque sean derivadas del dolor, para entender que hay formas alternativas quizá más adecuadas en nuestro tiempo para organizar y distribuir el trabajo en nuestras organizaciones; porque esta maldita amenaza del grafismo chino tiene también su parte de oportunidad.