Victoria Benlloch
Directora de estrategia comercial y consultoría de Adecco Learning & Consulting
“Las preguntas que nos hacemos son siempre las mismas, lo que cambian son sus respuestas” (Peter Ducker).
En base a las respuestas que recibimos a nuestras preguntas y a la información que nos llega se va modificando la percepción que tenemos del mundo, de las situaciones, de nuestros jefes o líderes y de la empresa u organización donde trabajamos.
En situaciones “normales” es necesario que recibamos información de lo que está ocurriendo en nuestro entorno de forma clara y concisa, pero en una situación de “crisis” como la que nos está tocando vivir, esto se convierte en vital. Actualmente estamos inmersos en una situación sin precedentes, que ha aparecido de forma repentina y además conlleva una serie de repercusiones directas en todas las áreas de nuestra vida.
Si ya a nivel general es de gran relevancia la información que se tiene de lo que está ocurriendo; qué es lo que se trasmite, a quién, mediante qué canales y quién lo hace… En un contexto focalizado como el de las empresas y en una situación, como es la actual, es clave.
Tras muchos años trabajando con empresas, evaluando e implementando planes estratégicos, observamos que, con independencia del tamaño y sector de referencia, existe un denominador común, y es la falta o los problemas en la comunicación interna de las organizaciones. Esto llega incluso a frenar el desarrollo del negocio.
La comunicación es capaz de comprometer, implicar al empleado, llevarle a la acción y hacer que sea posible el cumplimiento de los objetivos. De esta forma, la comunicación se convierte en el motor e impulso que llega a movilizar la empresa en la dirección que se necesita. Esto ha sido así desde hace décadas, ya en los setenta Peter Ducker, padre de la administración moderna, apuntaba que lo importante no es el acceso que tenemos a la comunicación sino cómo cambian las organizaciones y negocio como consecuencia.
Por lo que actualmente contar con un Plan de comunicación interna es un elemento clave y la llave de la estrategia empresarial, o de una nueva estrategia, que tienen que acometer las empresas en la nueva situación que van a vivir. Cuando en breve se empiece a reactivar el país, la industria, los servicios, las empresas y cuando volvamos a la supuesta normalidad y tengamos todos que reinventarnos o/y reorganizarnos, esta clave será crucial, y más que nunca, en el nuevo escenario próximo.
Este será el periodo más importante donde utilizar la comunicación para los empleados y así poder tener información de lo que está ocurriendo en la empresa, cómo va a ser la reorganización, hacia dónde se van a dirigir… Tenemos que estar preparados para ello, poder dar respuestas, diseñar un plan de comunicación interno adecuado, adaptado a la compañía, donde la coherencia, la claridad y alineamiento entre lo que se pretende comunicar y se comunica, lo que se dice y lo que se hace, sean las premisas de partida.
Este plan tiene que contemplar 5 aspectos necesariamente:
- 1. Respecto a Quién comunica: en esta situación de post- crisis (cuando llegue) y reestructuraciones, se hace indispensable que sea el líder máximo de la compañía el que trasmita la información relevante, los cambios, modificaciones de negocio, áreas, productos, departamentos, plan estratégico… esto proporciona confianza y seguridad entre el personal.
- 2. Respecto a Cómo se comunica: relacionado con los canales a utilizar para la trasmisión de la información. En este momento, se utilizará aquel que llegue al mayor número de personas, el más rápido y que sea directo sin intermediarios, con el fin de que no se realicen cambios en el sentido del mensaje ni interpretación. Esto está por encima de la tecnología que, en algunos casos, no es el sistema más adecuado sobre todo en empresas industriales, por la falta de acceso de algunas posiciones dentro de la compañía. En definitiva, hay que apostar por la búsqueda del medio más acorde y con mayor alcance.
- 3. Respecto a la Periodicidad de la comunicación: comunicar cuando la información esté decidida, sin conjeturas ni supuestos que puedan generar confusiones. Además, de forma periódica y frecuente. Sobre todo durante los primeros meses de esta “reactivación”. El personal tiene que percibir que forma parte de la compañía, que no está olvidado, que se cuenta con ellos y, sobre todo, que son importantes.
- 4. Respecto a Qué se comunica: informar lo esencial, lo veraz e importante, siempre buscando el aspecto positivo, aunque en esencia pueda ser negativo para algún colectivo. Esto es difícil en algunas ocasiones, el convertir lo negativo en positivo, pero está demostrado que al medio-largo plazo, refuerza la confianza de los empleados, ya que valoran la transparencia de la Dirección.
- 5. Respecto al Resultado de la comunicación: análisis del impacto que tiene lo comunicado en la plantilla. En mi opinión, es el aspecto más importante de la implementación de un plan de comunicación, y clave en la situación que nos viene. Se trata de conocer como está impactando la comunicación, la información que se transmite a los empleados, la percepción que tienen de lo transmitido y cómo están reaccionando. Curiosamente, al implementar planes de comunicación en empresas, esta es la fase que con el tiempo queda olvidada. Se sigue comunicando pero no se analizan los resultados de esta comunicación (volvemos a la importancia del feedback).
Para poder realizar la evaluación de forma adecuada recomiendo la activación de varios mecanismos:
- • Establecer indicadores de medición de la satisfacción del empleado.
- • Implementar sistemas de evaluaciones: cuestionarios cortos y con muestras aleatorias que nos puedan dar la pista de lo que está llegando y cómo está afectando.
- • Seguimiento periódico y frecuente: establecer momentos para conocer lo que ocurre, en función de la gravedad de la información trasladada
- • Constituir grupos con empleados, los llamados “Comité de Embajadores”, en los que se selecciona a personas de la empresa comprometidas, lideres influyentes que puedan ser nuestro mejor espejo de cómo trasmitir la información, la llegada a la misma a todos los colectivos y cómo esta está afectando.
Estos 5 aspectos son claves en cualquier plan de activación de las empresas, ya que influyen en la motivación del empleado, su satisfacción, rendimiento y el impacto en las organizaciones. Y es que, bien planificados pueden llegar a convertirse en el motor de la empresa. ¿Nos preparamos para un buen plan de Comunicación Interna?