Aquellos que estamos experimentando el teletrabajo, muchos por primera vez a raíz de la situación actual, hemos tenido la oportunidad de ver cómo nuestras agendas se convierten en un sinfín de reuniones, videoconferencias y llamadas. La necesidad de paliar el sentimiento de aislamiento, sobre todo al inicio del confinamiento, nos empujaba a mantenernos conectados a cualquier coste. Si en nuestra esfera personal hemos sabido rellenar cualquier hueco organizando aperitivos, cenas, o reuniones (e incluso cumpleaños), en la parte profesional hemos asistido a una multiplicación de las reuniones a distancia sin una estructura ni unos objetivos claros. Incluso, a veces, sin un verdadero motivo. Este hecho provoca que muchas de estas reuniones terminen siendo improductivas, innecesarias y agotadoras.
Según un estudio publicado por la Harvard Business Review, el 65% de los altos directivos que teletrabajan durante el confinamiento afirman participar en reuniones que realmente no logran generar resultados o en las que se tomen decisiones y que, además, ni siquiera contribuyen a la cohesión del equipo. Esto provoca que últimamente lleguemos al final de un largo día de reuniones con la sensación de haber sido poco productivos y con la bandeja de entrada del correo electrónico y la lista de tareas a rebosar, y que quizás nos demos cuenta de que muchas de esas reuniones podrían haber sido un e-mail.
Aunque la reunionitis se ha visto acentuada como consecuencia de la necesidad de paliar el sentimiento de soledad que nos ha provocado el confinamiento, no es algo exclusivo de este contexto. Generalmente, el primer riesgo en el que se suele pensar al hablar de trabajo remoto es una posible pérdida de eficacia, sin embargo, el principal peligro siempre es el sentimiento de aislamiento social. Y ésta ha sido probablemente una de las últimas preocupaciones que han tenido en cuenta las empresas a la hora de transformar su infraestructura y reorganizar sus equipos para adaptarse totalmente al trabajo en remoto. El hecho de no acompañar a los empleados durante este proceso mediante una guía clara de actuación y de uso de los canales internos, unido a la creciente falta de interacción social, se ha traducido en un aumento de reuniones constantes por parte de los diferentes equipos que al final, muchas veces, no llevan a nada.
Nos encontramos ante un punto de inflexión, donde quizás sea el momento de replantearse y aprender una nueva manera de trabajar y de dirigir equipos a distancia para ser verdaderamente eficientes y productivos, donde las reuniones se realicen en base a la necesidad. Esto no significa que se deban eliminar los encuentros dedicados al ocio, sino que se trata precisamente de optimizar los encuentros profesionales, estableciendo objetivos claros y concisos, seleccionando a los interlocutores realmente necesarios, y comunicando con antelación la orden del día, las decisiones a tomar, y lo que se espera del encuentro, para dejar espacio a aquellos momentos de ocio entre compañeros. Un café digital con un compañero puede ser muy útil para conversar sobre ciertos temas de una manera más distendida y sin presión, lo que nos ayuda a desconectar y volver a la carga con más energía; en definitiva, contribuye a favorecer nuestro rendimiento.
El teletrabajo puede ser una oportunidad para volver a llevar a las reuniones a su máximo exponente, en el que se intercambian puntos de vista, se construye de manera conjunta, y se cumplen unos objetivos. Pero más allá de eso, puede ser una oportunidad para reflexionar en la forma en la que trabajamos y mejorarla. Está en nuestras manos conseguirlo.