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Un año de registro horario obligatorio durante el confinamiento

Miravall, Victoria

Capital Humano, Nº 354, Sección Relaciones laborales y prevención / Tribuna, Junio 2020, Wolters Kluwer

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Victoria Miravall

Payroll & HCM Product Manager de Wolters Kluwer Tax & Accounting España

La entrada en vigor, en mayo del año pasado, del Real Decreto Ley 8/2019 sobre el registro de jornada ha obligado a las compañías a adaptarse en este tiempo a un nuevo modelo, que implica, a su vez, un cambio cultural dentro de las organizaciones para hacer frente a esta obligatoriedad que también supone una oportunidad para las empresas para optimizar el modelo de relación con los empleados e implementar medidas de flexibilidad horaria, conciliación laboral y seguimiento real de las horas extraordinarias.

Este último año, las empresas han tenido que tomar decisiones logísticas y culturales de forma prácticamente instantánea. Se han producido muchos cambios al respecto. Las empresas han ido implantando el registro horario de forma paulatina y de diferentes maneras, tanto a través de sistemas analógicos como de sistemas informáticos. El porcentaje de empresas que antes de la entrada en vigor de la normativa trabajaba con sistemas de gestión del tiempo no era masivo, y ahora aún existen compañías en proceso de adaptación, por lo que queda camino por recorrer. Desde Wolters Kluwer, hemos detectado entre nuestros clientes que todavía es muy bajo el número de empresas con sistemas de gestión informatizados que se han adaptado a la normativa implantado este registro horario de forma automatizada.

La normativa afecta a todas las empresas, independientemente de su tamaño. Es evidente que las pequeñas y medianas compañías han sufrido más para realizar esta adaptación, no tanto por su tamaño, sino por lo avanzada que tuviesen su transformación digital. Ha sido el momento en que muchas de ellas se han dado cuenta también de la necesidad de adaptar tecnológicamente sus sistemas para facilitar la gestión de las personas.

Un año de normativa en cuarentena

Llegamos al aniversario de la entrada en vigor de la normativa en una realidad totalmente diferente a la de un año atrás, en pleno confinamiento por la crisis del COVID-19 que ha llevado a muchas empresas a adoptar el teletrabajo para mantener su actividad.

Aunque los empleados realicen teletrabajo, la empresa también está obligada a realizar el registro de su jornada laboral. Así que nos encontramos con una complicación añadida, el registro a distancia. Este hecho ha mostrado la importancia de haber elegido alguna herramienta que permita realizar este registro con una web o app a través de la cuales los trabajadores puedan dejar constancia de su horario diario, y así seguir manteniendo un control real de las horas trabajadas.

Además, los trabajadores a distancia tienen los mismos derechos que los presenciales. Es decir, que no se les podrá imponer un horario indeterminado y, mucho menos, estarán obligados a realizar horas extraordinarias, salvo casos concretos y comprobados. En el caso del teletrabajo, la aplicación del registro de la jornada laboral tiene sus peculiaridades: para contabilizar el «tiempo de trabajo realmente realizado por el trabajador» se necesitarán «periodos o secuencias temporales superiores al día». Esta particularidad se da para poder contemplar la situación de aquel empleado que, por su tipo de trabajo o contrato, debe trabajar un determinado número de horas al mes que puede distribuir libremente, en vez de tener que cumplir una jornada fija a la semana. Así que se tendrá en cuenta el registro horario por ejemplo mensual, lo que permite más aún la conciliación.

El confinamiento y el teletrabajo han puesto de manifiesto la importancia de estar digitalizados y de disponer de herramientas que se puedan adaptar a situaciones como la que estamos viviendo

También son importantes las lecciones que podamos extraer de esta crisis sanitaria, del confinamiento, de la implantación del teletrabajo, etc. A nivel laboral, muchas empresas habrán utilizado por primera vez nuevos sistemas digitalizados que hasta el momento eran desconocidos para ellas. Y una vez comprueben que funcionan, se plantearán mantenerlos en el futuro o implantarlos de forma más estable en la empresa. O en el caso de que nos encontremos en una situación parecida a la actual, ya tendremos la lección aprendida en muchos ámbitos. En el caso del registro horario, el confinamiento y el teletrabajo han puesto de manifiesto la importancia de estar digitalizados y de disponer de herramientas que se puedan adaptar a situaciones como la que estamos viviendo.

Un aliado para los trabajadores y la conciliación

En cualquier caso, es importante dejar atrás la concepción de que la normativa de registro horario obligatorio es una herramienta de control y empezar a percibirla como un aliado para los trabajadores. Su implementación permite la automatización y la digitalización de los procesos y garantiza la fiabilidad de la información gestionada. En este sentido, se trata de un sistema eficiente y veraz de seguimiento, que permite controlar tanto los defectos como los excesos de jornada, un punto clave en beneficio de los empleados. Asimismo, aporta transparencia en la relación contractual entre la empresa y el trabajador y mejoras en la comunicación, permitiéndole la justificación de ausencias, retrasos y otras notificaciones.

A nivel corporativo, la aplicación del registro de jornada obligatorio facilita el seguimiento a tiempo real y posterior por parte de los departamentos de Recursos Humanos, ofreciendo un amplio sistema de reporting que permite un interesante análisis de la información. Los proveedores trabajan con soluciones transversales, que pueden aplicarse a cualquier tipología de compañía y hardware.

El principal reto que tenemos por delante es definir la política de la compañía para comunicar y liderar el cambio cultural que conlleva la aplicación de la normativa. Se trata de una oportunidad para asumir una gestión del tiempo eficiente y, a su vez, una herramienta que beneficia y defiende los derechos de los trabajadores, entre ellos, el de la conciliación laboral.