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Espacios líquidos, buena comunicación y especial atención a la salud de los empleados, claves en la vuelta a la oficina

  • 4-6-2020 | Irene Ruiz De Valbuena
  • La realización test serológicos a todos los empleados, proporcionarles mascarillas y guantes desechables, proveer de dispensadores de gel hidroalcohólico, controles diarios de temperatura, señalización de pasillos y accesos para su uso en un único sentido, o controlar los aforos en espacios colectivos, son alguna de las medidas que las empresas ya están implantando para preparar la vuelta de los trabajadores a los centros de trabajo.
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Con la desescalada cada vez más empresas se preparan para la vuelta de sus trabajadores a la oficina. Sin embargo, las medidas de sanitarias de distanciamiento, limpieza y desinfección para prevenir contagios de Covid-19 implican que las organizaciones elaboren un exhaustivo plan estratégico que contemple una importante reorganización en sus instalaciones.

“Las empresas tienen que poner ahora el foco en las personas y asegurar un bienestar a todos los niveles. Y aquí hablamos de bienestar no solo físico sino también emocional y cognitivo, porque repercute en el rendimiento laboral y por tanto en la productividad. Habrá que diseñar entornos donde más que nunca tecnología, espacios y personas estén íntimamente ligados, trabajar los espacios de socialización y de reunión”, subraya Gonzalo Martín, arquitecto de Steelcase, quien concluye: “hay que favorecer el trabajo en ambientes abiertos y las metodologías Agile”.

De hecho, según el Estudio sobre la seguridad en la vuelta al puesto de trabajo, realizado por B+SAFE sobre una muestra de 1.200 trabajadores de diferentes sectores y con distintos perfiles profesionales, el 97% de los trabajadores españoles quieren volver a la oficina, pero con la seguridad de que la empresa va a poner las medidas necesarias para evitar contagios. En este sentido, el 89% está dispuesto a someterse a controles diarios de temperatura y al uso de mascarilla. Asimismo, un 55% se decanta por el uso de sistemas de reconocimiento facial para la gestión de acceso al centro de trabajo y que el registro de la jornada se realice vía web o a través de una app. Unas medidas que para el 68% de los encuestados, deben mantenerse por lo menos hasta que haya una vacuna.

Ejemplos de medidas que se están implantando en las empresas

La realización test serológicos a todos los empleados a medida que se vayan incorporando a sus puestos de trabajo, proporcionarles mascarillas y guantes desechables, proveer de dispensadores de gel hidroalcohólico en los centros de trabajo, instalación de cámaras termográficas en los accesos para medir la temperatura corporal del personal, son algunas de las iniciativas sanitarias que muchas empresas están llevando a cabo en la reincorporación de sus trabajadores al centro de trabajo.

Adaptar las instalaciones de la compañía para conseguir mantener el distanciamiento de 2 metros entre los empleados y evitar aglomeraciones, es otro de los principales retos. Para ello es conveniente organizar el tránsito en pasillos y escaleras para que en la medida de lo posible sean de un único sentido, señalizarlos correctamente y controlar los aforos en los espacios colectivos.

Incluso adaptar los pomos de las puertas para que puedan abrirse con el antebrazo o la instalación de paneles de metacrilato frente a la mesa para reducir el contacto entre trabajadores, son medidas que pueden ayudar a reanudar la actividad. como han hecho en ALD Automotive España, compañía de renting y gestión de flotas, para reanudar su actividad de forma presencial. “La implementación de todas estas medidas es clave para minimizar los riesgos y garantizar la salud de todo nuestro equipo, lo que es nuestra prioridad. Adicionalmente, los test que vamos a realizar previos a la incorporación son la mejor garantía para nuestros colaboradores, para su propia tranquilidad, pero también para sus familias y para la sociedad” ha valorado Noemí Ruiz, directora de RRHH de ALD Automotive.

Por su parte, Samsung Electronics, ha lanzado la app para smartwatches ‘Hand Wash’. Se trata de una aplicación para sus relojes inteligentes enfocada en la limpieza periódica de las manos, un hábito que, ahora más que nunca, es de una importancia vital según las autoridades sanitarias. La compañía tecnológica ha puesto esta app a disposición de sus clientes y de sus empleados. Además de recordar periódicamente al usuario la necesidad de lavarse las manos con regularidad, cada vez que se inicia la acción, la aplicación monitoriza el tiempo y avisa al usuario después de 25 segundos, donde se tienen en cuenta cinco segundos para abrir el grifo y aplicar el jabón.

‘Hand Wash’ también permite personalizar los recordatorios preestablecidos según las necesidades y los horarios. Por ejemplo, se puede fijar un objetivo concreto en cuanto al número de lavados de manos diario, con los espacios de tiempo que el usuario considere adecuados.

Plan de adaptación en 5 pasos

Para llevar a cabo esta adaptación de los centros de trabajo a las exigencias higiénico-sanitarias y proporcionar un entorno seguro para los empleados, Intelligent Workplace de IECISA y plug&go han elaborado un plan de acompañamiento y transformación que se desarrolla en 5 pasos:

  • 1. Definición de un nuevo Modelo de Ocupación. Determinar nueva matriz de cluster de perfiles: ¿Quiénes regresan y dónde se sientan?, ¿Quiénes serán itinerantes siempre por su actividad?, ¿Cómo ocupamos los espacios comunes?, ¿cómo interactuamos con los itinerantes? ¿Quién es realmente confidencial o residente?... Definir la creación de nuevos puntos de salud y reciclaje EPI, organizar la circulación de personas, señalética, procedimientos y normativas de uso de espacios, accesos, planes de mantenimiento de equipo, el “soporte en casa” … En definitiva, construir un modelo de ocupación del espacio basado en personas y funciones en beneficio de la actividad y productividad, teniendo en cuenta que la ratio general existente en España es de unos 10 metros cuadrados por persona.
  • 2. Desinfección, limpieza y aire limpio. Medidas de mantenimiento e higiene como: tratamiento por nebulización vs. ozono; fundas/telas antibacterianas; puntos de salud EPI; geles y reciclaje; control de temperatura; limpieza certificada y renovación del aire limpio.
  • 3. Espacios líquidos: Separación entre posiciones fijas; crear espacios de concentración aislada, corners de mantenimiento; smart lockers para el intercambio de material sin contacto.
  • 4. Tecnología: APP para la gestión de espacios flexibles y reserva de salas y puestos de trabajo (hotdesking, hotelling); movilidad; conversión de salas en espacios virtuales y de trabajo; soluciones de colaboración; aplicación de punto único de contacto (gestión, peticiones, información); gestión remota de equipos; digitalización de procesos…
  • 5. Liderazgo, comunicación y formación: un plan de regreso a las oficinas debe contemplar estos tres puntos esenciales, desde el diseño del plan de comunicación interna hasta la formación del equipo y el liderazgo con equipos de dirección y prevención. Porque no es sólo regresar sino empezar a trabajar de otra forma. Un nuevo modelo que permanezca y que se cree desde el propósito y la estrategia, no desde el miedo y la respuesta a corto. “Lo primero que hay que hacer, es poner al trabajador en el centro de las decisiones” explica José María Monge, Director de Talento y Cultura de BBVA. “No debería ser difícil explicar y entender que esas decisiones se toman para hacer prevalecer la salud y bienestar de los trabajadores por encima del resto de cuestiones. No obstante, con visión de medio/largo plazo es fundamental contar con una cultura de empresa, con un modelo de liderazgo y con un modelo de comunicación alineado con el propósito de la organización”, concluye. En este punto, Juan Antonio Rossell Granados, director de Talento y Transformación de everis, recuerda que el día de la incorporación, el empleado ha de conocer todos los parámetros establecidos para la nueva normalidad en el puesto de trabajo. Asimismo, Rossel añade que es necesario hacer un seguimiento de los protocolos impuestos para encontrar el equilibrio entre la garantía de la seguridad del empleado y la necesidad de mantener la continuidad del negocio, y que para ello es vital la comunicación. "Es importante que exista un canal único para atender todas las dudas de actuación que puedan tener los empleados" apunta.

Espacios de trabajo líquido

Estrechamente vinculadas a estas medidas destinadas a evitar el contagio del Covid-19, están las tendencias que el confinamiento y el trabajo en remoto han potenciado en cuanto a modelos de trabajo y que también inciden en la organización del entorno laboral: la digitalización, la flexibilidad y la movilidad.

En este sentido, según Ofita, empresa de diseño y mobiliario de oficina, las empresas recurrirán a alternativas a los puestos de trabajo personalmente asignados. “Estas nuevas soluciones les permiten una utilización más racional del espacio, que se diseña y distribuye en función de la presencia real de los trabajadores y no de su número absoluto” destacan.

“La tendencia es ir hacia sistemas en los que los empleados tienen acceso a un variado menú de espacios de trabajo, que no están personalmente asignados a ninguna persona, sino que son de todos los miembros de la organización o de todo un departamento”, explican desde Ofita. Lo que significa que, en esta modalidad los empleados no tienen un puesto predeterminado en la oficina, sino que se les asigna uno cuando acuden a ella, según lo que necesiten en ese momento y la disponibilidad de espacios.

Este sistema en el que espacios son de todos requiere que se confeccionen unas reglas de trabajo específicamente diseñadas para funcionar en este entorno flexible y se elaboren unas directrices sobre el uso de cada espacio.

Con el objetivo de reducir costes y hacer frente a esa flexibilidad cada vez más presente en la organización de los centros de trabajo, muchas empresas se prevé que recurran a espacios de coworking. “Esta crisis nos ha enseñado que la flexibilidad es muy importante, y esa es una de las características principales del coworking”, reconoce Jesús Vicente, Director de Leasing MERLIN Properties SOCIMI. Sin embargo, añade que, “la excesiva rotación y densificación de algunos de ellos les va a obligar a replantear su estrategia de diseño del espacio ante las implicaciones del distanciamiento y la higiene en el puesto de trabajo”.

Desde Ofita también consideran que los espacios colectivos tendrán un importante protagonismo en la vuelta a los centros de trabajo, por su función de centro de comunicación e interacción entre personas.

Espacios de socialización

Sin embargo, estos lugares destinados al uso común (como las zonas de recepción, los espacios de encuentro reunión o los comedores) son también los que plantean mayores desafíos a las compañías a la hora de establecer medidas que prevengan el contagio del Covid-19, son aquéllos. Y es que como señala Soledat Berbegal, consejera y directora de reputación de marca de Actiu, “en un espacio de socialización bien diseñado, además de proteger la salud, se debe favorecer los encuentros creativos, permitiendo la transmisión de ideas entre las personas y posibilitar momentos de desconexión entre tareas operativas que requieren concentración. Por ello, Berbegal recomienda, en la medida de los posible el uso de terrazas o espacios al aire libre o la implantación de tecnología con sensores sin contacto”.

La guía “Cómo adaptar un espacio de trabajo ante el Covid-19”, elaborada por Actiu recoge una serie de consejos para habilitar los espacios de socialización:

Zonas de recepción

  • Delimitar los espacios de espera sin interrumpir la entrada y salida. Si no fuera posible, se debe esperar en la calle respetando la distancia de seguridad, hasta poder acceder al espacio.
  • Mantener la correcta distancia entre los puestos de trabajo/atención respetando los 2m siempre que sea posible.
  • Colocar mamparas frontales para proteger a los usuarios.
  • Mantener las distancias cuando estemos enfrente del mostrador intentando tener el mínimo contacto con las superficies.
  • Marcar en el suelo, con líneas o puntos, la distancia recomendada, así como el acceso y salida.
  • Respetar distancia y turnos para ser atendido, siempre con el uso de mascarilla.
  • Situar puntos de higiene a la vista y en las zonas cercanas al mostrador para su uso.
  • Mantener una correcta limpieza del espacio y del producto periódicamente.

Zonas de encuentro soft seating

  • Limitar el uso de estos espacios y del número de personas, reduciendo el aforo al 50% y ampliándolo de manera progresiva.
  • Situar una marca en el suelo del asiento a ocupar para respetar la distancia entre los usuarios. Si es un sillón de 2 personas siempre dejaremos libre el asiento contiguo y, en caso de un sillón de más de 3 plazas, los dos contiguos.
  • Si disponemos de una zona muy saturada de soft seating, podemos redistribuir dichas zonas ampliando las distancias y generando nuevos espacios con el mismo mobiliario.
  • Respetar distancias mínimas de 2 m entre usuarios.
  • Si tenemos una mesa frontal y dificulta el acceso, las personas sentadas en los laterales, se levantarán y cederán el paso al que está sentado o quiera sentarse, alejándose lo suficiente para que pase sin problema.
  • Retirar mesas frontales de apoyo, despejando así el acceso libre al sillón y no entorpeciendo ni molestando al resto de usuarios.
  • Facilitar fundas biodegradables o elementos para cubrir el asiento y cuando lo abandone tirarlo a una papelera de reciclaje.
  • Ubicar puntos de higiene cerca de las zonas para su uso antes y después de utilizar este espacio.
  • Mantener periódicamente una correcta y exhaustiva limpieza del producto.

Comedores/Cafeterías

  • Reducir el aforo a 4 personas cada 10m2
  • Respetar la medida recomendada de 2m siempre que sea posible.
  • Separar las mesas entre sí con mamparas o elementos divisorios.
  • Ampliar la distancia entre mesas y sillas reduciendo el aforo y mejorando los pasos.
  • Respetar flujos de paso y esperar a que pase la persona sin forzar un encuentro intentando mantener una distancia de 1m como mínimo.
  • Al ser un espacio de alta concurrencia, marcar unas direcciones de paso intentando mantenerlas siempre libres para evitar las aglomeraciones en zonas de circulación, respetando las personas sentadas el turno para levantarse y acceder a estas.
  • Situar puntos de higiene cerca de las mesas para su uso antes y después de utilizar las mesas.
  • Mantener una correcta y exhaustiva limpieza del producto y tapizados al ser un espacio de uso por diferentes personas, procurando su limpieza a ser posible entre usos o turnos.
  • No utilizar zonas comunes de lavado ni elementos compartidos, como neveras, cafeteras, cubiertos...