Aunque muchos profesionales de Recursos Humanos cuando escuchan hablar de las soluciones RPA (Robotic Process Automation) asocian de forma inmediata este concepto a la automatización de procesos únicamente al área de Administración de Personal, según conclusiones del último informe “La robotización de RRHH en las empresas españolas” elaborado por Meta4 A Cegid Company junto a Future for Work Institute (FFWI) y la participación de Cap Gemini, Everis, EY, IBM, Konecta, Prosegur y Uipath, existen múltiples posibilidades y ventajas que estas innovadoras tecnologías pueden ofrecer a otros procesos de gestión de Talento, claves para incrementar la productividad de las organizaciones:
- 1. Nómina y Administración de Personal. Como hemos mencionado anteriormente, el uso de los RPAs suele aplicarse a los procesos de nómina y administración de personal al resultar fácilmente estandarizables, y con un volumen suficiente para que la inversión proporcione un retorno para la empresa. En este ámbito, estas soluciones posibilitan mantener datos maestros de empleados permitiendo intervenir en procesos como la autorización y control de vacaciones y permisos, el control de jornada y horas extraordinarias, la gestión de situaciones de incapacidad temporal, la aprobación y pago de notas de gastos, el cálculo de conceptos de retribución variable, la gestión administrativa de personal expatriado, así como diferentes interacciones con sistemas de Organismos Oficiales.
- 2. Selección de Personal. En el ámbito del reclutamiento de nuevos profesionales, las soluciones RPA además de poder aplicarse en el proceso de conversión de candidatos a empleados, también pueden ser utilizadas para llevar a cabo las cribas y la clasificación de la información de estos candidatos, además de gestionar las interacciones generadas durante el proceso de selección.
- 3. Onboarding. Los RPAs proporcionan una mayor eficiencia en el proceso de incorporación e integración de un nuevo empleado en la empresa, al permitir registrar los datos de la persona en los diferentes sistemas en los que precisa ser dada de alta y facilitar la coordinación de RR.HH. con otras funciones como IT, Seguridad o ‘Facilities’.
- 4. Atención al Empleado. Del mismo modo, los RPAs facilitan la interacción entre el departamento de Recursos Humanos y los empleados de la empresa de cara a la resolución de incidencias, dudas, solicitudes de certificados y otros documentos y comunicaciones periódicas de diversa naturaleza.
- 5. Formación. La aplicación de los RPAs en ámbito de la formación, se utiliza principalmente para automatizar todas aquellas tareas relacionadas con la gestión logística y administrativa de las actividades formativas.
- 6. Offboarding. De la misma forma a cuando un empleado se incorpora a una compañía, en el momento de abandonar la empresa, las soluciones RPA sirven para dar de baja a la persona de los diferentes sistemas y a coordinar la salida con otros departamentos.
- 7. Reporting y Sistemas Corporativos. Otro tipo de tareas. en las que se suelen utilizar soluciones RPA, es en la elaboración de informes y cuadros de mando de la función de Recursos Humanos y, en el caso concreto de empresas multinacionales con presencia en varios países, en la integración de sistemas locales de RR.HH. con los sistemas corporativos de la compañía.