La falta de herramientas digitales adecuadas combinada con una sobrecarga de información está impactando la productividad y los niveles de estrés de los empleados españoles durante la crisis provocada por el COVID-19. Esta es una de las principales conclusiones de un estudio llevado a cabo por OpenText durante los meses de abril y mayo en distintos países del mundo, incluyendo España.
Los datos de la encuesta contemplan un total de 2.000 participantes españoles. En este sentido, la información obtenida revela que el 46% de los trabajadores en España no se sienten lo suficientemente equipados con las herramientas digitales necesarias para pasar a teletrabajar de manera eficiente, dejando así entrever el desafío al que se han estado enfrentando durante la pandemia en términos de productividad. Esta cifra es la más alta de entre los países europeos encuestados (34% en el caso de Reino Unido, 38% en Francia y 37% en Alemania).
Además, los españoles también están viendo cómo su estrés se incrementa de manera diaria a causa de la información que les llega. Un 31% de los encuestados indica que el motivo de ese aumento es por sobrecarga de información; el 15% no es capaz de desconectar al estar recibiendo información 24/7, y el 10% considera que tiene demasiadas fuentes de datos o aplicaciones que comprobar todos los días.
La llegada de la sobrecarga de información
El 43% de los encuestados españoles está de acuerdo en que la cantidad de fuentes de información (email, noticiarios, página principal de los diarios online, redes sociales, carpetas compartidas, etc.) que consultan a diario se ha incrementado en los últimos cinco años. En general, el 16% de participantes en España declara utilizar más de 10 cuentas, herramientas y aplicaciones diariamente, dos puntos por encima de la media europea (14%).
Los datos sugieren que la sobrecarga de información está teniendo un impacto significativo tanto en la vida personal de los empleados como en el trabajo. Solo el 43% de los trabajadores nacionales son capaces de limitar las herramientas, apps y recursos a los que acceden para completar un proyecto de trabajo a 3 o menos. De hecho, cuatro de cada diez (43%) incluso pasa más de un minuto buscando un archivo específico o una información que necesita para su actividad laboral, mientas que solo el 22% declara encontrar lo que busca en menos de 10 segundos. Estas cifras afectan a la productividad y agilidad de los equipos.
“Los consumidores utilizan cada vez más a menudo, y para más cosas, los servicios digitales, desde comunicarse con sus seres queridos hasta acceder a la atención o informes médicos, pasando por la compra de productos de alimentación. Del mismo modo que esto ocurre, especialmente tras la irrupción de la pandemia, muchas empresas están recurriendo a nuevos servicios de este tipo para garantizar que sus empleados puedan trabajar de forma segura desde su hogar", explica Jorge Martínez, director general de OpenText en España y Portugal. “Los usuarios han demostrado estar dispuestos a adoptar nuevos servicios y herramientas, pero también se enfrentan a desafíos en la gestión de múltiples cuentas y fuentes de información. Las organizaciones deben reconocer esta tendencia y encontrar formas de reducir la complejidad, simplificar los flujos de trabajo y los procesos, y crear experiencias atractivas tanto para clientes como para empleados”.
Requisitos de información para la "nueva normalidad"
A pesar de que el 29% de españoles admite que mantenerse motivado sería el mayor de sus retos si trabajara desde casa a largo plazo, de manera similar al resto de encuestados de otros países, un 15% destaca que los problemas de acceso a documentos corporativos, emails de trabajo, etc., sería uno de sus mayores problemas. La colaboración también se presenta preocupante: un 19% indica que colaborar en proyectos y compartir información con compañeros de trabajo sería un desafío a tener en cuenta. De hecho, a pesar del predominio de apps y herramientas de uso y consulta diarios, más de una quinta parte (22%) de los encuestados admite haber compartido documentos de trabajo a través de una plataforma de intercambio de archivos personal, como DropBox.
"La deficiente o incorrecta gestión de la información tiene implicaciones importantes para un negocio", añade el director regional de OpenText. “La productividad de los empleados puede verse afectada a medida que luchan con problemas de acceso, mientras que la seguridad tiende a convertirse en algo que pasa a un segundo plano cuando el personal busca soluciones alternativas. Teniendo en cuenta que los datos a menudo se almacenan en sistemas múltiples y dispares, la búsqueda de una única versión de la verdad por parte de una organización puede ser prácticamente imposible ".
Para Jorge Martínez, además “la realidad es que la los procesos manuales de búsqueda y de archivo son propensos a errores. Al implementar la automatización, las empresas pueden aprovechar al máximo su información y proporcionar una experiencia de usuario óptima para el personal, los clientes y los partners. Esto es aún más crucial hoy en día, ya que las organizaciones se están adaptando y dando respuesta a la pandemia y a su impacto en el panorama empresarial ".