Empezar en un nuevo trabajo es ya de por sí un reto, y probablemente, una causa de estrés. Por parte del nuevo compañero, implica retener mucha información, asimilar nuevas caras, procesos, y por supuesto, las ganas de generar una primera impresión positiva. Por otro lado, las empresas invierten muchos recursos, tanto financieros como de tiempo, en la contratación de un nuevo empleado. Si se tiene en cuenta que el 16% de los empleados dejan la empresa entre una semana y tres meses después de haber accedido al puesto, y un 33% saben tras su primera semana si se quedarán en esa empresa a largo plazo, ¿por qué no crear un proceso de integración que asegure el éxito de esta nueva relación laboral?
De aquí que el onboarding o integración, el proceso cultural y social necesario para lograr que el nuevo colaborador se sienta suficientemente motivado e integrado desde el primer momento, se haya convertido en una pieza fundamental de los procesos de contratación. Si este proceso es fundamental en un contexto normal, actualmente, en un contexto de crisis en el que muchas empresas siguen recomendando a sus empleados que continúen con el teletrabajo, el onboarding tiene una importancia aún mayor. Es por ello que el empeño debe centrarse en reforzar la confianza y mostrar apoyo a los nuevos trabajadores que llegan durante este período. El objetivo no es otro que el conseguir que el nuevo miembro del equipo se sienta respetado.
Aunque podemos decir que el proceso de onboarding no requiere más esfuerzo en el contexto actual, sí que requiere más organización y coordinación entre las partes implicadas, ya que el factor logístico (envío de materiales) y administrativo (firma de contratos y documentación) influyen en este proceso. Asimismo, que perdamos el factor presencial no implica que no podamos suplir esta carencia social, sino que tendremos que desarrollarla a través de otras vías y líneas de comunicación totalmente digitales. Compañías como Welcome to the Jungle han habilitado un sistema de e-buddy, en el que un padrino virtual acompaña a nuevos miembros durante las primeras semanas (e incluso meses) y resuelve todas las dudas y problemas que puedan surgir durante los primeros días del nuevo trabajador. El padrino es también responsable de crear encuentros virtuales más distendidos y orientados al ocio, para que la incorporación no sea solo práctica, sino también social. Gracias a estos encuentros se logra evitar el aislamiento y la sensación de soledad por parte del nuevo trabajador.
La digitalización del onboarding se basa en la reflexión de aquellas partes que eran íntegramente presenciales y, en consecuencia, proponer soluciones que nos permitan hacerlo de manera remota gracias a la tecnología; por ejemplo, la firma de contratos puede hacerse a través de herramientas digitales, aunque no es lo único.
Sin poder cruzarnos por los pasillos o en la máquina de café, debemos ser conscientes de que para un recién llegado es complicado conocer todas las caras, y a qué equipo pertenece cada uno. Los momentos de equipo, que permiten asimilar la cultura empresarial durante un momento más distendido, pueden transformarse en afterworks en videoconferencia.
Asimismo, las herramientas tipo intranet pueden favorecer la relación entre equipos y la integración de nuevos empleados, especialmente en este contexto. Welcome Home, la herramienta de intranet y onboarding de Welcome to the Jungle, incluye por ejemplo un anuario de cada miembro del equipo, personalizable al detalle, un tablón de anuncios, e incluso una moneda virtual para felicitar a compañeros.
La realidad es que cada vez más trabajadores utilizan su período de prueba para conocer y formar el que será su criterio sobre la compañía. Por tanto, un buen proceso de onboarding se convierte en un aspecto clave para que empleado y empresa empiecen a construir juntos un proyecto profesional de futuro y basado en valores comunes.