Estudiar las necesidades organizativas de cada departamento, cuadrar fechas con los miembros del equipo… El 85% de las empresas reconocen que el momento de planificar las vacaciones de los empleados se convierte en una ardua y conflictiva tarea. En el contexto actual, este proceso está siendo mucho más complejo. Es muy probable que los profesionales tengan que coger sus vacaciones en momentos distintos. Algunos, tendrán menos vacaciones porque habrán estado en situación de ERTE y se necesitará calcular de manera transparente y precisa sus días disponibles. Otros, habrán contado con el Permiso Retribuible Recuperable y estarán recuperando sus horas de manera progresiva hasta diciembre. Tal y como se destaca desde Woffu, startup especializada en la optimización de la gestión del tiempo de los empleados, está claro que las distintas casuísticas pueden hacer todavía más engorrosa la tarea de gestionar las vacaciones si las empresas no cuentan con las herramientas necesarias.
Estudiar las necesidades organizativas
A la hora de planificar las vacaciones de los empleados, lo primero que se debe realizar es un estudio de cuáles son las necesidades de organización de cada departamento. Habrá departamentos que, por el tipo de cometido que tienen, con que esté una sola persona atendiéndolo será suficiente. Otros no. Por ello, es clave contar con una planificación muy pormenorizada del trabajo a desempeñar. Desde Woffu afirman que dichas necesidades son fácilmente controlables si se pueden parametrizar una serie de reglas que garanticen un mínimo de presencia en cada departamento o centro de trabajo.
Control de horas y permisos
Debido a la situación actual, tras el estado de alarma e inmersos en plena desescalada, serán muchos los empleados que habrán tenido que disfrutar ya de días de vacaciones, o que dispongan de menos días libres, por diversas causas, como por ejemplo el hecho de haber estado en un ERTE. Sin embargo, bien por necesidades organizativas o por temas de conciliación laboral es necesario que los empleados disfruten de más días de vacaciones y esto se suele hacer compensandolo con horas extra. En cualquier caso, es totalmente necesario llevar un control exhaustivo, con el fin de hacer una óptima planificación de las vacaciones y tener control sobre la gestión del tiempo además de mantener un riguroso cumplimento de la normativa vigente de control de la jornada laboral efectiva.
Es el momento de digitalizar la gestión de las vacaciones
LLegados a este punto y, tal y como destacan desde Woffu, una de las claves en el momento actual para gestionar las vacaciones de forma efectiva es la digitalización. Y es que, si no se cuenta con ninguna herramienta que ayude a agilizar y controlar esta tarea, el proceso desde que se solicitan las vacaciones hasta que llega el momento de disfrutarlas puede convertirse en un intercambio infinito de correos electrónicos. En un sinfín de modificaciones que conducen de manera inevitable a incidencias y a una pérdida de tiempo y recursos muy valiosos. Esto implica además, incertidumbre en la veracidad de los datos, que se obtienen haciendo virguerías y que no están claros ni visibles para los empleados.
Gracias a la digitalización de este tipo de tareas se puede optimizar el proceso, brindar una mayor transparencia a empleados y responsables y tener informes automáticos sobre los días disfrutados y los pendientes de disfrutar.
La digitalización de la gestión de vacaciones es una opción perfectamente viable y rápida de adaptar a la realidad de cualquier empresa. A través de herramientas digitales como Woffu se pueden solicitar vacaciones en apenas tres clics y obtener la aprobación directamente del responsable, lo que permite ahorrar hasta el 85% del tiempo dedicado a la gestión de ausencia y presencia, con su consecuente ahorro de costes, para dedicarlo a tareas de valor añadido.