Miriam Martín
Directora de Marketing de Sodexo Beneficios e Incentivos
Desde hace varios años se viene hablando de la digitalización en las organizaciones. No solo en lo que a prestación de servicios se refiere, sino en cuanto a la organización del trabajo y el uso de herramientas internas que permitan mayor flexibilidad y productividad. Es un hecho que la crisis del coronavirus ha impulsado este proceso en las empresas ya que muchas de ellas han tenido que implementar de forma rápida el uso de herramientas digitales y el teletrabajo para poder mantener su actividad durante la crisis sanitaria.
Durante la pandemia, ha aumentado el número de personas que trabajan desde casa en España hasta el 34% (según un estudio realizado por IvieLab, del Instituto Valenciano de Investigaciones Económicas) y el uso de herramientas digitales como aplicaciones de videoconferencia o de servicios de almacenamiento en la nube han sido de gran ayuda para mantener la comunicación y hacer posible la actividad diaria en remoto. Se puede decir que el teletrabajo ha llegado para quedarse ya que, tras la crisis, más del 63% de empresas tratará de implantar el teletrabajo, en la medida de lo posible (según el Informe RRHHDIGITAL. Impacto del COVID-19 en el sector de los Recursos Humanos).
Esta improvisada y rápida transformación digital de las empresas por la crisis sanitaria ha sido todo un reto para los departamentos de Recursos Humanos. Mientras los trabajadores se han tenido que acostumbrar de un día para otro a trabajar en remoto y mantener la productividad, los equipos dedicados a la gestión del talento y personas han tenido que enfrentarse a grandes retos a la hora de gestionar problemas de comunicación, motivación o administrativos a distancia. Y es que, la transformación digital en el departamento de RRHH sigue siendo una tarea pendiente ya que, según el 5º Estudio en España de Transformación Digital en RRHH, aún un 80% de las empresas siguen abordando el reto de la transformación digital en estos departamentos.
Ante este impulso de la digitalización empresarial, las empresas y los departamentos de Recursos Humanos tienen que valorar cómo pueden adaptarse a esta transformación y valorar los aspectos que deben ser digitalizados sin demora para captar y retener talento.
Uno de los primeros aspectos a tener en cuenta es que la forma de comunicarnos entre los equipos cuando se trabaja en remoto cambia y es necesario hacer una comunicación más digital. Ante este nuevo panorama, ahora más que nunca es oportuno hacer un esfuerzo por digitalizar los canales de comunicación con los empleados porque la tendencia es clara: comunicar de forma remota va a ser tan importante como hacerlo de forma presencial en la oficina. Es el momento de abandonar los tradicionales soportes físicos y explorar nuevos formatos y herramientas como, por ejemplo, implementar y usar redes sociales internas, herramientas de mensajería o vídeos.
En paralelo, las empresas deben garantizar, en la medida de lo posible, unos horarios y organización de tareas adaptadas a este nuevo mundo digital de las ‘oficinas post-covid’. El teletrabajo ha difuminado los horarios de inicio y fin de la jornada laboral. De hecho, durante el confinamiento esta forma de trabajar alargó dos horas más la jornada laboral según la medición del tiempo de conexión a las VPN (la red privada virtual que conecta con la empresa), por lo que es importante que las empresas fomenten el uso de herramientas digitales de control de horario para hacer un seguimiento de la jornada y software de administración de proyectos que permiten organizar y priorizar las tareas en remoto.
Asimismo, otro aspecto que debe abordarse desde un punto más digital es el feedback y la evaluación del rendimiento de los empleados. Un correcto proceso de retroalimentación aumenta el sentimiento de pertenencia y mejora el rendimiento de los empleados, entre otras cosas. De esta forma, en esta nueva normalidad con tendencia digital las empresas deben orientar la evaluación del rendimiento y la comunicación a sistemas digitales como, por ejemplo, reuniones periódicas virtuales one to one con el empleado o encuestas online de satisfacción.
De la misma forma, los beneficios sociales tradicionales también están tendiendo a digitalizarse. Por ejemplo, en lugar de cheques ya se utiliza una tarjeta restaurante que puede recargarse. Además, las empresas pueden complementar la oferta con beneficios 100 % digitales, como formación a través de plataformas de e-learning o fomento de la actividad física mediante el uso de apps. En este sentido, en Sodexo Beneficios e Incentivos hemos desarrollado Sodexo Te Ayuda, un portal web con recursos útiles de diferentes áreas como de salud y bienestar, formación o entretenimiento para mejorar el día a día de las personas.
La implementación del Big Data y Business Intelligence en la gestión del talento también sigue siendo una tarea pendiente en RRHH ya que solo un 26% afirma recoger, analizar datos y usar modelos descriptivos, predictivos y prescriptivos, según el 5º Estudio en España de Transformación Digital en RRHH. Sin embargo, no es una cuestión baladí, ya que esta tecnología nos permite anticiparnos a la fuga de talento en base a los patrones de actividades, optimizar el salario y los beneficios del empleado.
Otro aspecto a tener en cuenta es la gamificación. Las dinámicas propias de los videojuegos son herramientas útiles en materia de selección y atracción de talento, así como, en otros muchos aspectos aplicados a la gestión de personas y, especialmente, la formación, puesto que implican al empleado y aumentan la sensación de conseguir recompensas. Son muchas las empresas que son reticentes a este sistema o descuidan su aplicación en los RRHH, cuando precisamente es uno de los aspectos más positivos de la digitalización de este sector.
Por último, ante esta tendencia digital, las empresas deben explorar sistemas de gestiones internas que no impliquen necesariamente la presencia física y que el empleado pueda realizar a través de un dispositivo como, por ejemplo, la gestión de las nóminas, la solicitud de vacaciones o los justificantes médicos. En este sentido, actualmente existen todo tipo de sistemas de control de la identidad mediante firma digital o sistemas de detección biométrica que posibilitan este uso.
Es una realidad que la pandemia del coronavirus nos ha enseñado lo necesaria que es la implantación de la tecnología en la empresa aplicada a la gestión de las personas ya que, no solo facilita que las compañías puedan reaccionar de forma rápida ante una crisis, sino que es la forma de seguir siendo competitivo. Ha sido la excusa perfecta para acelerar la implementación de soluciones que hasta ahora no se terminaban de adoptar. Es el momento de aprovechar la inercia y coger esta ola, ya que es el futuro. Lo queramos o no.