Mercedes de la Rosa
Editora Jefe de Capital Humano
Pregunta.- ¿Qué supuso para MC MUTUAL el estallido de la pandemia y la entrada en vigor de las medidas relativas al confinamiento de empleados?
Andreu Lacambra.- Intentamos actuar con anticipación. Las semanas previas a la declaración del estado de alarma ya nos fuimos preparando; en febrero creamos un comité de seguimiento de la crisis y una vez anunciada la situación de emergencia, establecimos un nuevo comité para coordinar el Plan de Contingencia y Continuidad de negocio presidido por el director general, a través del que pusimos en marcha diferentes acciones.
El 13 de marzo implantamos el teletrabajo como opción prioritaria para todos aquellos perfiles susceptibles de realizar sus principales responsabilidades desde casa, y reorganizamos los equipos en los centros asistenciales para prevenir contagios.
P.- ¿Qué medidas tomaron para que el equipo realizara su trabajo en remoto de la manera más productiva posible?
AL.- Nosotros contábamos con una ventaja muy importante, y es que ya teníamos implantado el teletrabajo desde enero, después de un proceso de dos años de trabajo y de haber realizado incluso una prueba piloto de un año de duración para analizar su viabilidad en la mutua.
Además, todo el proceso de implantación del teletrabajo en la compañía ha funcionado en paralelo con un proyecto de capacitación digital de los equipos internos para mejorar las competencias de todos los miembros de la organización, lo que ha significado, entre otros, que cuando estalló la pandemia nuestra gente ya tuviera experiencia en el uso de herramientas colaborativas como Teams o Yammer.
Hay un punto clave, de hecho el más importante para una organización en tiempos de crisis, y es que supimos identificar muy bien las prioridades y fijar los objetivos, lo que nos permitió transmitir con claridad a los equipos qué se esperaba de ellos y poner el foco en lo esencial. De esta forma, todos hemos remado en la misma dirección.
Sin duda, uno de los proyectos más importantes ha sido la gestión de la prestación extraordinaria por cese de actividad para autónomos, un proyecto al que la mutua le ha dado máxima prioridad: se creó un grupo de trabajo dedicado en exclusiva a la gestión de dicho trámite —que se ha llevado a cabo de forma 100% online— para poder realizar el abono de esta ayuda especial a los trabajadores por cuenta propia afiliados a la entidad en el menor tiempo posible.
P.- De ellas cuáles han decidido mantener en la desescalada y ¿por qué?
AL.- A diferencia de otras empresas de nuestro país, que han tenido que implantar el teletrabajo de un día para otro, nosotros contamos con un modelo muy trabajado y definido y contamos con una guía para conseguir ser eficientes durante el desarrollo del mismo.
Por ejemplo, tenemos establecido el uso de Teams para comunicarnos con el resto de miembros del equipo, y es un canal de comunicación que usamos de forma frecuente, no sólo para proyectos, sino para estimular la sensación de pertenencia y de acompañamiento. Hay que sostener la relación y una comunicación fluida con los compañeros, es importantísimo seguir fomentando el espíritu de equipo aunque estemos físicamente separados.
Y como apuntaba antes, otra pauta básica para que el teletrabajo funcione es que todos los miembros del equipo sepan cuáles son sus prioridades y no esperar a que cada cual las interprete a su manera. En definitiva, que haya mucha comunicación.
Hay que sostener la relación y una comunicación fluida con los compañeros, es importantísimo seguir fomentando el espíritu de equipo, aunque estemos físicamente separados
P.- Hablamos siempre de lo que ha salido bien, pero ¿cuáles han los principales problemas que se han encontrado y que han considerado más complejos de abordar en remoto?
AL.- Si bien partíamos de una situación favorable, eso no quita que el desafío haya sido enorme. Antes del Covid-19, estaban realizando teletrabajo 330 personas, un máximo de dos días a la semana. Pasamos de este escenario a tener a más de 1.200 personas trabajando en remoto los cinco días durante una crisis sanitaria sin precedentes, en muchos casos sin las condiciones idóneas para desarrollarlo. Todos hemos tenido que hacer un gran esfuerzo de adaptación.
Para mí uno de los hándicaps del trabajo 100% remoto —frente al modelo mixto que defendemos— ha sido poder velar por el bienestar emocional de las personas, pese a contar con equipos muy cohesionados y que han «hecho piña» en todo momento. Aquí los líderes han tenido un papel muy importante a la hora de seguir fomentando esta unión entre personas, ofrecer flexibilidad a los compañeros y compañeras con cargas familiares, y saber transmitir calma y serenidad.
Por otro lado, pensamos que, por lo menos en nuestro caso, no estamos preparados para un óptimo desarrollo de la innovación colaborativa en remoto. La cocreación, es decir el trabajo en conjunto para desarrollar propuestas de valor, sigue siendo más eficaz si es presencial, pues todavía no disponemos de plataformas que igualen la espontaneidad, la comunicación no verbal, o los vínculos entre participantes que se establecen con la presencia física.
P.- La conciliación se ha revelado como uno de los puntos calientes durante el confinamiento. ¿Qué medidas tomaron en MC MUTUAL para propiciarla con espacios compartidos de trabajo, colegios, asistencia…?
AL.- Somos partidarios de un liderazgo basado en la confianza y esta es la actitud que hemos seguido adoptando estos meses.
La situación nos ha llevado a dar mayor flexibilidad a los empleados y empleadas, entendiendo que tenían que trabajar en los momentos en los que podían dedicarse más, aunque fuera en un horario distinto al suyo, una opción que seguiremos manteniendo mientras existan medidas restrictivas. Poco a poco vamos recuperando el orden y podemos mantener más horas de sincronía, pero la situación sigue siendo difícil para algunas personas.
La cocreación sigue siendo más eficaz si es presencial, pues todavía no disponemos de plataformas que igualen la espontaneidad, la comunicación no verbal, o los vínculos entre participantes que se establecen con la presencia física
P.- Los problemas asociados al estrés, ansiedad o miedo tanto por el confinamiento como ahora por la reincorporación son algunas de las consecuencias que ha dejado la pandemia ¿Qué iniciativas desarrollaron para mantener la cohesión y el bienestar psicológico de los equipos?
AL.- Hemos llevado a cabo varias acciones de comunicación interna orientadas a conseguir este objetivo. Una de ellas fue el lanzamiento de una campaña con pequeñas píldoras a modo de infografía que recogían situaciones que podían darse durante las semanas de mayor crisis sanitaria y recomendaciones para manejarlas lo mejor posible. Por ejemplo, cómo afrontar una situación de duelo, cómo gestionar los momentos de tensión con adolescentes en casa, o cómo organizarse el día.
Por otra parte, todos los profesionales sanitarios que estuvieron en primera línea tuvieron a su disposición un servicio de apoyo psicológico, que funcionó a través de consultas y seguimiento telefónico o por videoconferencia.
Aunque no es una medida específica, me gustaría destacar la creación de un emotivo vídeo de homenaje con imágenes aportadas voluntariamente por los empleados y empleadas y en el que la dirección de la mutua expresó personalmente su agradecimiento al equipo por el compromiso con la organización durante todo este tiempo.
P.- Otro de los aspectos destacados ha sido el relativo a los horarios. ¿Cómo se plantean la política de desconexión en MC MUTUAL?
AL.- Desde hace años, en MC MUTUAL tenemos un horario de entrada y salida flexible, y hay un tiempo de sincronía, de 9 h a 14 h, en el que, salvo previo aviso, estamos todos y todas conectados. Fuera de la jornada laboral, en ningún caso se pide a los profesionales de nuestra organización que estén pendientes del correo o del teléfono móvil; es su tiempo de descanso y no deben ser molestados.
Poco a poco vamos recuperando el orden y podemos mantener más horas de sincronía, pero la situación sigue siendo difícil para algunas personas
Pero como señalaba antes, la situación actual nos pedía ser más flexibles ya que hay muchas personas cuyas responsabilidades familiares no les permiten ceñirse a ese tiempo de sincronía, por lo que muchas personas se han tenido que conectar en horarios de trabajo atípicos.
Establecer una política de desconexión digital era un asunto que teníamos sobre la mesa, pero la nueva situación ha acelerado la definición de la misma y lanzaremos un protocolo específico para esta cuestión en septiembre, coincidiendo con el comienzo de nuestra segunda fase de desescalada.
P.- ¿Qué ventajas tiene el teletrabajo para MC MUTUAL frente al presencial?
AL.- Nosotros defendemos un modelo que combine ambas modalidades, pues nos permite aprovechar las potencialidades de los dos sistemas. El contacto físico para crear equipo y la mejora de la relación de los miembros que nos brinda el trabajo presencial, y por otro lado, la conciliación laboral y personal, el ahorro de tiempo e incluso la mejora de la concentración que nos ofrece el teletrabajo.
P.- De cara al nuevo curso y con la ensalada de rebrotes que se viene produciendo ¿cómo han previsto la reincorporación en septiembre?
AL.- Analizado todos los centros de trabajo y hemos tomado todas las medidas necesarias para que los empleados y empleadas vuelvan a su puesto de trabajo a partir del 14 de septiembre con todas las garantías de seguridad.
Hasta esa fecha, cerca de la mitad de la plantilla de la mutua seguirá trabajando a distancia. A partir de entonces, y hasta el fin de esta crisis, estableceremos un modelo provisional que también priorizará el teletrabajo, con un máximo de cuatro días a la semana para aquellos perfiles que actualmente ya están trabajando en remoto y que soliciten continuar con esta modalidad.