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El éxito del teletrabajo es cuestión de cambio cultural

García Soto, Ramón

Capital Humano, Sección Relaciones laborales y prevención, 6 de Julio de 2021, Wolters Kluwer

El teletrabajo ha mostrado beneficios a lo largo del confinamiento impuesto por la pandemia, pero mientras unas empresas afianzan su implantación, otras vuelven al modelo anterior. ¿Por qué?

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Ramón García Soto

Director de Marketing y Recursos Humanos en EXEVI

Llegó el verano y con él las bicicletas, el calor, los paseos por la naturaleza, la tranquilidad para leer un buen libro y el ánimo por reencontrarnos con amigos y de tomarnos una buena paella en la playa. Todo parece normal, estamos despertando de una pesadilla, pero, cuando miramos con detenimiento, percibimos vestigios que nos recuerdan que nada es como antes. No hemos vuelto a la normalidad previa a la pandemia. Vivimos en la nueva “nueva normalidad”.

A raíz de esto, existe un debate en el seno de las organizaciones que trasciende el ámbito laboral y que nos recuerda que esta nueva vida es una realidad que se va a asentando. Se trata del teletrabajo, un asunto que parece haber dividido el mundo en dos nuevas clases sociales: el que teletrabaja y el que no.

“Mi empresa me permite trabajar 2 días a la semana a mi elección”, “en la mía aún no hemos vuelto a la oficina y parece que no lo vamos a hacer”, “pues en la mía estamos todos trabajando de forma presencial desde principio de año”. Estas son frases que vengo escuchando recurrentemente cuando recobro el contacto con amigos, colegas y conocidos. ¿A qué se debe tanta disparidad?

Una cuestión cultural

En primera instancia podríamos pensar que las personas de los tres casos mencionados anteriormente - el teletrabajador esporádico, el teletrabajador habitual y el que no teletrabaja - desarrollan su actividad en sectores totalmente distintos, pero no tiene por qué. Dentro del mismo sector encontramos trabajadores cuyas empresas han optado por políticas de teletrabajo totalmente contrapuestas.

¿Será por la edad? Tampoco. Vemos casos a diario de personas jóvenes y no tan jóvenes teletrabajando con total normalidad y, también, lo contrario.

Si queremos encontrar la razón principal tenemos que mirar en lo más profundo de las organizaciones. ¿En su estrategia? Puede ser, pero también hay empresas que estratégicamente optaron por el teletrabajo y han tenido que dar marcha atrás. ¿Por qué? La razón la encontramos en su esencia, que es la cultura de la empresa. Como decía Peter Drucker “La cultura se come la estrategia de las empresas para desayunar”.

La pandemia ha obligado a muchas organizaciones a construir sus políticas de teletrabajo por el tejado, que en este caso es la parte operativa. De un día para otro hubo que adaptarse para poder operar en un contexto de distancia social y confinamientos totales y el primer lugar donde actuar fue en la infraestructura que da soporte al teletrabajo. Hablamos principalmente de tecnología: VPNs, herramientas colaborativas, aplicaciones de chat, etc.

Al comienzo de la pandemia Teams, la plataforma de colaboración de Microsoft, contaba con 32 millones de usuarios diarios activos. Apenas unas semanas después, la cifra se duplicó hasta los 75 millones. En octubre de 2020 Microsoft reveló que Teams había alcanzado los 115 millones de usuarios y en abril de 2021, ya ha superado los 145 millones.

Otras plataformas rivales como Google Hangouts y Zoom revelan datos parecidos. Se calcula que a lo largo del último año Zoom ha logrado los 300 millones de usuarios activos diarios y la plataforma de Google alrededor de 100 millones.

Tecnología no falta. Tampoco motivos económicos.

El teletrabajo permite al empleado ahorrar tiempo y dinero en sus desplazamientos al centro de trabajo. Ya en el 2008 encontrábamos estudios como el publicado por Caixabank (PDF) en el que se estimaba que tan sólo el coste en tiempo de nuestros trayectos al trabajo equivalía a un 3.5% del PIB (total nacional), llegando incluso a ser un 4.5% en el caso de la Comunidad de Madrid.

Por supuesto, la empresa que opta estratégicamente por la opción del teletrabajo también puede ahorrar una gran cantidad de dinero en infraestructura y gastos. Es llamativo el caso de Google que comunicó un ahorro debido a la situación de teletrabajo, de 268 millones de dólares en el primer trimestre de 2021 con respecto al trimestre equivalente del año anterior. Esto supone más de 1.000 millones a lo largo de todo un año, si se ha mantenido la misma situación.

Con números como los que acabamos de ver parece más que justificado el teletrabajo. Pero aún hay más, ya que incluso el medioambiente lo agradece. Según Greenpeace, bastaría con un día más de teletrabajo a la semana para reducir hasta 612 toneladas de dióxido de carbono diarias en Barcelona y su entorno, lo que equivale a un 3% de las emisiones del transporte de viajeros.

Pero, si es tan claro, ¿por qué muchas empresas están volviendo al modelo de trabajo pre-pandemia? Como decíamos hace tan sólo un momento, es un tema cultural.

Para una empresa que nunca ha tenido este tipo de políticas es un gran cambio, y como todos los cambios, afectan a la cultura y al mapa de creencias de los componentes de la organización, por lo que debe ser gestionado correctamente para que tenga éxito.

Desde el trabajador que rinde menos por falta de control hasta el director que si no controla a cada minuto lo que está haciendo su equipo piensa que todos le están engañando, pasando por la falta de competencias necesarias para que un trabajador pueda, sepa y quiera desarrollar su trabajo en remoto.

Formación y Comunicación, elementos clave del cambio

En cualquier transformación la gestión del cambio es un elemento fundamental, y la implantación del teletrabajo es una transformación de calado. Para lograr el éxito en el cambio tenemos que trabajar tanto en lograr que las personas tengan la capacidad para desarrollar su actividad en el nuevo contexto, como convencerles para que tengan la voluntad de hacerlo, a todos los niveles.

Un aspecto fundamental es la formación, que permite trabajar las habilidades individuales y de equipo, y acercar las capacidades a los nuevos requisitos.

Por ejemplo, formar a las personas para que sepan trabajar de forma asíncrona y no síncrona. No abusar de la inmediatez en las interacciones por teléfono, chat o videollamada. No todo debe ser comunicado o compartido en tiempo real. Así se logra no saturar a los interlocutores con más y más interacciones en tiempo real.

Las metodologías de trabajo ágiles también son de gran utilidad para lograr el éxito en el cambio hacia el teletrabajo. Aportan flexibilidad y transparencia, ayudan a identificar aspectos de mejora y permiten un buen control sobre las tareas que realiza cada miembro del equipo.

Y no hay que olvidar que en la base de cualquier proceso de cambio encontramos la comunicación, para planificar y ejecutar acciones que nos ayuden a conseguir la involucración y la aceptación.

Concretamente el ámbito de la comunicación interna ha sido uno de los que más se han venido desarrollando en los últimos años, sobre todo a raíz del confinamiento, que rompió los canales habituales entre empresa y empleado.

No es por ello de extrañar que la comunicación interna se haya convertido en un atributo fundamental en el nuevo rol del Director de Personas. Más aún si hay distancia por medio.

Recientemente Dialenga, la conocida plataforma y App de Comunicación que ya forma parte del ecosistema de aplicaciones de Wolters Kluwer, ha publicado los resultados de su encuesta sobre comunicación interna, y que confirma que Recursos Humanos está al mando de la comunicación entre empresa y empleado (78.9%), donde también suele haber una fuerte implicación de la Dirección General (54.1%) y del área de Marketing (48.2%).

Otro aspecto interesante que se desprende del estudio, que tiene mucho que ver con la cultura empresarial, es que la comunicación descendente es el modelo mayoritario en nuestro país (42.5%), normalmente ligado a estructuras más rígidas y a entornos de baja digitalización. También revela en contraposición un aspecto positivo, y es que 1 de cada 3 encuestados cambiaría su modelo actual de comunicación hacia un modelo de comunicación multidireccional, o al menos, bidireccional.

Las personas encargadas de la gestión y desarrollo de los trabajadores tienen mucho que aportar si el objetivo es lograr el éxito en la implantación del teletrabajo en una organización. Es una transformación que requiere un cambio cultural, formación y mucha comunicación. Todo un ilusionante reto que deberán afrontar los profesionales de los Recursos Humanos y que redundará directamente en el beneficio tanto de la compañía como de sus trabajadores.

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