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Especial Software: El software de recursos humanos en la nube digitalizará los entornos híbridos de trabajo

Capital Humano, Sección Tendencias / Tribuna, 9 de Marzo de 2021, Wolters Kluwer

Meybel Sanoja

Asesora Soluciones HCM de Cezanne HR España

Después de lo que ha sucedido en 2020 está claro que el trabajo en remoto será también crítico en 2021. En este sentido, una vez que la “situación de emergencia ha pasado” -quiero decir, fue en marzo de 2020 cuando el ecosistema empresarial español tubo que implementar, por imperativo legal, el teletrabajo- lo que procede, de aquí en adelante, es analizar qué ha funcionado, qué necesita mejoras y qué es necesario eliminar de lo que se hizo hace un año.

Con respecto al trabajo en remoto, desde el área de RRHH habrá que intentar mediar entre el deseo de muchos empleados de mantener la flexibilidad ganada en los últimos meses de la mano del homeworking y las preocupaciones crecientes de los directivos y managers sobre la posible disminución de la productividad de los empleados, asociados a este nuevo modelo de trabajo.

Otros problemas que habrá que abordar, también en este sentido, tienen que ver con la disponibilidad de los empleados o con la cantidad de tiempo que, finalmente, acaban dedicando a su trabajo. Los sistemas de Registro de Jornada Laboral o los aplicativos de gestión del tiempo pueden ayudar a racionalizar y hacer más eficiente el tiempo y la productividad de todos.

En todo caso, habrá que sentarse a debatir sobre cómo perfilar los detalles de una iniciativa -el teletrabajo- sobre la que teorizamos durante los últimos años y que acabamos implementando, por la vía urgente, en apenas unas semanas. El Real Decreto Ley 28/2020 de 22 de septiembre es ahora el marco normativo sobre el que construir las políticas corporativas que, dicho sea de paso, deberán pisar el acelerador. Seguramente, el recién estrenado Real Decreto admitirá revisiones y mejoras, pero es un comienzo.

Lo que sí queda claro es la necesidad de gestionar la experiencia de empleado en un entorno que, mayoritariamente será híbrido. En este sentido, el área de RRHH deberá mantener un compromiso alto para construir una experiencia de empleado sólida y enriquecedora a pesar de que la fuerza laboral esté, parte en la oficina y parte en casa. O, precisamente, por eso mismo. Con la ayuda de las herramientas digitales deberá revisar muchos procesos, también relacionados con la gran cantidad de trabajadores externos con los que contarán las organizaciones, desde el Onboarding hasta el plan de incentivos, las evaluaciones del desempeño, las ausencias o la formación.

Desde el punto de vista tecnológico, el software de RRHH en la nube será el gran beneficiado. Con el aumento del trabajo en remoto, el software de RRHH en la nube ha puesto de manifiesto -ya lo venía haciendo tiempo atrás- su superioridad respecto a las soluciones locales. Y, lo ha hecho, no solo porque estas soluciones se pueden utilizar desde cualquier lugar y a través de cualquier dispositivo, sino porque también permiten el acceso a sistemas de autoservicio o portales del empleado, dando soporte a la descentralización de la gestión administrativa de los RRHH.

Además de eliminar las grandes inversiones iniciales, las organizaciones que utilicen un software de recursos humanos en la nube, incrementarán la eficiencia de su entorno de RR.HH e impulsarán el compromiso de sus empleados. Más aún si el sistema elegido es capaz de proporcionar una experiencia de usuario amigable y una interface sencilla para todos, incluso para los que utilicen el sistema, ocasionalmente.

Por otro lado, en estos entornos híbridos seguirá siendo clave, cada vez más, la toma de decisiones basada en datos. La verdad es que en el entorno de la gestión de personas las decisiones erróneas se pagan muy caro. Si a esto le añadimos un escenario crítico como el actual, la conclusión es que hay que evitar al máximo las equivocaciones. Esta es una razón más que suficiente para acelerar el uso de la analítica de datos. Se trata de poder respaldar decisiones clave, aprovechando la cantidad de datos sobre el capital humano almacenado en el software de RRHH.

La analítica de datos proporciona información útil sobre la tasa de absentismo, permite, incluso identificar tendencias, sobre la rotación, el equilibrio salarial, el desempeño, etc. Los sistemas más innovadores y evolucionados ayudan a definir predicciones con las que simular escenarios que ayudan al área de RRHH, por ejemplo, a retener a un empleado clave, a identificar necesidades de formación, a ubicar el talento o determinadas habilidades que pueden estar infrautilizadas o infravaloradas dentro de la compañía, etc.

Ahora bien, mi percepción particular es que, frente a grandes sistemas, complejos, pesados y rígidos, las áreas de RRHH apostarán por un software de recursos humanos modular y flexible que les permita operar con más ligereza, más agilidad y todas las garantías de seguridad posibles. Un software de recursos humanos que facilite la integración con otros aplicativos y que sea fácil de implementar y con un manejo sencillo e intuitivo. Y, estas condiciones, están fundamentalmente asociadas a los sistemas en la nube.

Entonces, en el camino de la digitalización de las áreas de recursos humanos en entornos híbridos, se me ocurren algunas cuestiones clave para hacer que el software de recursos humanos impacte en positivo sobre el negocio:

  • Acceso sencillo a la información. Encontrar el dato y extraer con facilidad el conocimiento que encierra es un activo importante para cualquier organización. Con un software de recursos humanos adecuado se tarda menos en encontrar la información necesaria, por lo que los plazos de respuesta y ejecución de los procesos se acortan. Saber que los datos son precisos y actuales, también proporciona la confiabilidad necesaria para optimizar la toma de decisiones.
  • Incorporación de nuevos empleados más eficiente. La manera en la que se recibe a un nuevo empleado es determinante para su futuro dentro de la compañía. Un software de recursos humanos permite implementar procesos de incorporación adecuados, haciendo que las contrataciones comiencen de la forma correcta. Además del ahorro de tiempo que supone para RRHH, la tecnología también impacta en positivo sobre compromiso y la fidelización del talento. Y, ojo, a los procesos de Onboarding digital, en donde los detalles y el acompañamiento -aunque sea virtual- debe ser aún mayor.
  • Mejora de la productividad. Sin datos consistentes sobre cómo está trabajando la gente en cada momento es difícil descubrir posibles ineficiencias. Un software de recursos humanos facilita la gestión de los horarios y partes de trabajo, así como el registro de la jornada laboral. De esta manera, será más fácil saber cómo o en qué proyecto se está invirtiendo más tiempo. Saber en qué está trabajando su gente, cuándo y durante cuánto tiempo, les brinda a los managers la información que necesitan para liderar sus equipos de manera más efectiva.
  • Gestión inteligente de las ausencias. Un software de recursos humanos permite a las organizaciones definir sus propios planes de ausencias para adaptarse a sus propias circunstancias. Si el software de recursos humanos utilizado incluye funciones internacionales, será más fácil gestionar los diferentes tipos de ausencias sin importar en qué parte del mundo te encuentres o qué legislaciones debes cumplir. Un software de recursos humanos óptimo proporciona la certeza de que los días festivos, las horas libres, los permisos retribuidos, las bajas o cualquier otro tipo de ausencia se ha contabilizado de forma correcta y legal. Algunos sistemas permiten también solicitar y aprobar ausencias desde cualquier dispositivo móvil.
  • Identificación y corrección de problemas de desempeño. Un software de recursos humanos no solo facilita todo lo necesario para las revisiones de desempeño anuales, sino que permite llevar a cabo registros informales de forma regular. De esta manera, los problemas que puedan surgir se identifican a tiempo y, se pueden abordar también antes de que puedan afectar a la productividad o al rendimiento, tanto individual, como colectivo.
  • Simplificación del cumplimiento normativo. Además de la salvaguarda y protección de los datos personales, ahora más que nunca, RRHH debe tener en cuenta las responsabilidades de seguridad de los datos en curso, los cambios en el derecho laboral resultantes de la pandemia, los nuevos problemas de salud y seguridad del COVID-19, las reclamaciones por despido injustificado ... etc. Un software de recursos humanos ayuda a que se sigan los procedimientos correctos y a mantener la trazabilidad y el mantenimiento correcto de los datos. También a cumplir con los requisitos GDPR para eliminar o anonimizar los datos cuando ya no sean necesarios.

En definitiva, las áreas de RRHH estudiarán nuevas políticas y estrategias adecuadas a estas nuevas realidades, mecanismos de compensación, participación e inclusión, etc. y, sí o sí, el desarrollo tecnológico discurrirá en paralelo para satisfacer estas necesidades que se vayan generando. En este sentido habrá que estar atentos a la evolución de tecnologías como Blockchain o Realidad Virtual de las que tanto oímos hablar y que, poco a poco, aterrizarán también en el entorno de la gestión de personas.

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