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Portal del Empleado, Registro de la Jornada Laboral, Gestión de Ausencias, … el suma y sigue de los RRHH

Capital Humano, Sección Tendencias / Tribuna, 6 de Abril de 2021, Wolters Kluwer

Uno de los puntos clave de esa nueva cultura corporativa, será la definición de las principales cualidades que deberán mostrar las personas que conformen las plantillas. En este sentido, el software de RRHH será determinante para obtener la información necesaria.

Ángela Fuentetaja

Partner-Consultora de Cezanne HR España

Después del COVID, muchas organizaciones se han visto en la encrucijada de tener que resolver sus dudas, sobre la marcha, para priorizar la salud y el bienestar de toda su plantilla. O sea, siguiendo al pie de la letra, la máxima de “primero las personas y después, todo lo demás”. Pero, todo lo demás, en un proceso que dura ya más de un año, incluye la continuidad del negocio, la realización de las funciones comerciales, administrativas, gestoras, … y el mantenimiento de las relaciones empresariales, por supuesto, en un entorno virtual.

Uno de los puntos clave de esa nueva cultura corporativa, será la definición de las principales cualidades que deberán mostrar las personas que conformen las plantillas. En este sentido, el software de RRHH será determinante para obtener la información necesaria. Con independencia de que se precisen habilidades concretas para puestos específicos, eso está claro, las personas que ayudarán a mantener a flote los negocios serán:

Emprendedoras: El papel de recursos humanos en este caso será asegurarse de que la organización proporcione a este tipo de empleados la libertad y los recursos que necesitan para tener éxito: por ejemplo, abogar por la asignación de presupuestos o por la disposición de más personal para poner en práctica nuevas ideas y/o proyectos y, proporcionar foros donde se puedan compartir estas ideas o iniciativas. Recursos humanos también puede formar a los managers y responsables de equipo sobre cómo motivar a este tipo de trabajadores. Los empleados emprendedores necesitan mucha flexibilidad y autonomía y esto puede ser un gran desafío para aquellas organizaciones en las que priman aún las jerarquías lineales y los estilos de gestión más tradicionales. También para las que no cuentan con un software de gestión de personas que proporcione el conocimiento y la agilidad necesarias.

Analíticas: Gracias al “mapeo” de talentos, recursos humanos puede hacer que su organización tenga una buena difusión de habilidades analíticas en su fuerza laboral. También puede promover comisiones de servicios, trasladar las habilidades analíticas allí donde se necesitan con más urgencia, etc. A veces, su papel consistirá simplemente en identificar un problema concreto y designar al solucionador adecuado. Pero, para hacerlo, deberá tener un software de gestión de RRHH fácil de utilizar, ágil y, lo suficientemente flexible como para adaptarse al cambio.

Inspiradoras: Inspirar o sentirse inspirado por otros es más difícil cuando las personas no están en el contacto directo, cuando no se ven o no se relacionan face to face. Por eso, para algunas personas que han estado trabajando los últimos meses desde casa, no tener cerca a otros compañeros ha provocado un efecto negativo en su estado de ánimo y en sus niveles de energía. Recursos humanos puede recordar a los managers, y de hecho a toda la fuerza laboral a través de comunicaciones internas, lo importante que es actuar como inspiración unos para otros, y luego puede compartir esas historias inspiradoras.

Los sistemas de gestión del talento que utilicen las organizaciones para aterrizar esa nueva cultura deberán estar en consonancia con estos perfiles.

Portal del Empleado

Como custodios del talento, recursos humanos debe garantizar que el negocio, y las personas que lo conforman, tengan lo necesario para sobrevivir en tiempos económicos difíciles. Por ejemplo, implementar un Portal del Empleado, aportará la autonomía y flexibilidad que demanda la fuerza laboral en estos momentos, más aún, aquellos que, como decía son emprendedores, analíticos o inspiradores.

Facilitar los trámites administrativos y la comunicación interna en la nueva normalidad de una manera sencilla y con inversiones mínimas. Esa es la carta de presentación del “Portal del Empleado”. Una herramienta que, además de agilizar las tareas, maximizar la eficiencia y ahorrar tiempo, facilita la descentralización del área de recursos humanos, en favor de una mayor implicación de los propios empleados en tareas que ellos mismos pueden y quieren acometer de manera autónoma, incluso, desde su propio smartphone.

Dicho esto, y, por resumir, se me ocurren algunas opciones que sí o sí deberá incluir el Portal del Empleado de cualquier software de gestión de recursos humanos para que realmente cumpla la función que se espera de él:

  • Quién es Quién para cualquier duda o consulta a resolver con un compañero
  • Visualizar y verificar informes, siempre garantizando los protocolos de permisos, seguridad, y accesibilidad si procede.
  • Publicar documentos o informes para compartir información con el equipo
  • Acceder de manera sencilla a datos personales y/o profesionales relevantes para ti o para la organización, incluso, actualizar los datos requeridos por recursos humanos
  • Verificar las fichas de registro horario
  • Comprobar las nóminas
  • Solicitar o validar vacaciones o ausencias, o pedir un cambio o anulación por motivos personales de carácter puntual
  • Adjuntar documentos como partes de baja o certificados legales, o, incluso, justificantes académicos.

Si seleccionas bien a tus empleados, si acompañas a tus equipos y les proporcionas los recursos necesarios para desempeñar sus tareas y si transformas el entorno de los recursos humanos, también con la tecnología adecuada, tu organización estará más y mejor preparada para encarar esta nueva normalidad. Y, más aún, para ver esta adversidad como una oportunidad de mejora para la gestión de las personas en nuestra Organización

Registro de Jornada Laboral en remoto

Pero ¿cómo impacta este trabajo en remoto en el registro de la jornada laboral? Como decía al principio, esta era una cuestión que ha generado muchos debates. Está claro que, más que controlar el tiempo que pasamos delante del ordenador, lo que se pretende es, primero seguir cumpliendo con los imperativos legales y, segundo, dar cierta normalidad al trabajo, en un momento de absoluta anormalidad.

Ahora bien. Muchas organizaciones contaban con dispositivos “físicos” para registrar las horas de entrada y salida de la oficina. Dispositivos que funcionan con un código pin o con la huella dactilar o reconociendo cualquier otra cualidad o característica física. Pero, claro, de lo que hablamos ahora es de fichar en remoto y no a nuestra llegada a la oficina, sino cuando conectamos nuestro ordenador y nos ponemos a trabajar.

Pero, para esto, también la tecnología ha puesto a nuestro alcance la solución adecuada. Bien a través de nuestro teléfono móvil, bien a través de una Tablet o bien a través de nuestros propios ordenadores, todos podemos fichar para registrar el inicio y final de nuestra jornada laboral remota. Hay varias opciones, pero la más recomendable es la que proporcionan las aplicaciones de gestión de recursos humanos en la nube.

En este caso, el registro de la jornada laboral en remoto agiliza y simplifica el proceso y, dota de la autonomía que necesitan los empleados para introducir los datos de inicio y finalización. Solo con un click, desde el sistema de recursos humanos corporativo al que se puede acceder en cualquier momento, desde cualquier lugar y, a través de cualquier dispositivo.

Autonomía también para que cada empleado pueda definir sus propias reglas y excepciones, respecto a los horarios de entrada y salida, planificaciones, permisos, etc. Y, siempre, con un planteamiento internacional. Es decir, pudiendo definir calendarios y pautas utilizadas en diferentes países.

Todos los datos se actualizarán en tiempo real, se eliminan las tareas y la información redundante e innecesaria, garantizando el registro y la salvaguarda del historial completo de datos. O sea que, se cumplen con todos los requisitos legales, pero mucho, mucho, mucho, más fácil. Y, en los tiempos que corren si algo estamos buscando en el entorno de trabajo es sencillez, agilidad y seguridad.

Inteligencia de datos para la gestión de ausencias

ERTES, reducción y adaptación de la jornada o permisos retribuidos recuperables, son algunas de las medidas sobre las que hemos aprendido mucho en el último año. Estos modelos laborales, han obligado también al entorno de los Recursos Humanos a hacer muchos ajustes, desde el punto de vista administrativo, pero, sobre todo en el plano operativo e, incluso, estructural.

De repente, los debates sobre el "presentismo" han cambiado enormemente, y las medidas de protección y prevención sanitaria, priman por encima de cualquier política laboral. Ahora bien, las organizaciones deben realizar un seguimiento de todos los empleados que están operativos y, también, de todos los que han causado baja, sea por los motivos que sea: enfermedad, despido temporal, vacaciones, ajuste de horarios, etc.

Por eso, las herramientas de gestión de ausencias, cuando los cambios en este sentido son lamentablemente tan frecuentes, acaparan un protagonismo relevante. Las tendencias que estamos observando ahora al recopilar y analizar los datos son anómalas y las plataformas y sistemas de recursos humanos han tenido que adaptarse para reflejar las singularidades de estos tiempos inusuales. De hecho, nos estamos acostumbrando a un nuevo mundo laboral online en el que nuestros colegas se transforman en caras que vemos a través de Skype o Zoom. Por eso, ahora es más importante que nunca que los managers puedan monitorizar quién está trabajando, cuándo y en qué proyecto.

El software de gestión de ausencias brinda a los managers una total transparencia sobre las ausencias del personal. Y, más aún. Es importante tener en cuenta que ahora hay que introducir nuevos conceptos relacionados con las ausencias que deberán reflejarse también en los sistemas: autoaislamiento, coronavirus, cuidado de familiar aislado etc. para que los managers puedan ver fácilmente cual es la “nueva” razón por la que alguien no está trabajando.

Por otra parte, cuando se rebajen las medidas restrictivas parece lógico que la gente quiera tomarse unas vacaciones, aunque, sea simplemente para rebajar los niveles de ansiedad provocados por la crisis. Por lo tanto, los managers recibirán, probablemente una avalancha de solicitudes. Así que, la mejor recomendación que puedo hacer es que las organizaciones apuesten por la anticipación y que busquen fórmulas de consenso para alcanzar el equilibrio correcto entre los intereses del negocio y los de las personas que lo conforman.

Y para hacerlo, de nuevo, el software de gestión de ausencias también se perfila estratégico porque evitará que se produzcan vacantes peligrosas en puestos relevantes, facilitando el acceso a la información y, por tanto, la transparencia.

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