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La automatización administrativa «regala» tiempo para la innovación

Lara Castellano Brasero

Asesora de Soluciones HCM de Cezanne HR España

Capital Humano, Nº 377, Sección Tendencias, Julio 2022, Wolters Kluwer

Más allá de automatizar tareas recurrentes, digitalizar es apoyar el desarrollo de las personas.

Portada

El área de RRHH suele ser uno de los departamentos corporativos en los que prevalece la máxima de poca gente y mucho trabajo. Esto se debe a que muchas de las funciones que se desarrollan en el entorno de la gestión de personas implican la ejecución de múltiples tareas administrativas. Muchas de ellas, repetitivas y monótonas.

Desde la selección y la contratación, hasta la incorporación y el desarrollo, pasando por la evaluación del desempeño o los planes de carrera, todos ellos, son procesos que incluyen un amplísimo abanico de funciones: publicación de ofertas de empleo, revisión de CV, registro de jornada laboral y todo lo relacionado con poder registrar la entrada y salida del empleado en cumplimiento de la normativa vigente, solicitud, aprobación/denegación de ausencias y vacaciones, creación de partes horarios para la gestión del tiempo, consultas dinámicas de compañeros que están fuera del entorno de trabajo, bajas médicas y justificantes, formularios de encuestas de clima, remuneración, solicitud de anticipos, etc.

Estas tareas consumen mucho tiempo y, aunque son necesarias, crean poco valor empresarial. Su automatización permite a los responsables de RRHH centrarse en otras cuestiones más estratégicas, orientadas a las personas, la evolución de la organización del trabajo, la gestión del cambio, las competencias, etc. …

Es decir que, digitalizar el entorno de los recursos humanos permite, de entrada, ahorrar tiempo y recursos que pueden destinarse a la ejecución de otras tareas de mayor valor. Pero, también aplica a la seguridad de la información, a la protección del dato, al cumplimiento normativo y a la minimización de los errores. Por lo tanto, es una fuente potencial de eficiencia.

En este sentido, es importante señalar que la tecnología propone nuevos modelos operativos, habilita a los recursos humanos a salir de su zona de confort y a explorar nuevas vías para el desempeño de sus tareas. Facilita, simplifica y «regala» tiempo extra para que el talento pueda innovar. Permite a recursos humanos proporcionar un servicio mejorado, más receptivo y rentable. Y, por supuesto, más estratégico para la organización. Así que, en este sentido, siendo una parte esencial de la organización, la clave está en automatizar cuantas funciones administrativas sea posible.

Digitalizar las tareas administrativas de RRHH es proporcionar autonomía a los empleados. Y, también a los managers. Y facilitar las herramientas y condiciones necesarias para hacer mejor el trabajo del día a día

¿Por qué? Básicamente porque la digitalización de la función administrativa de RRHH es un proceso orientado a mejorar la eficiencia del entorno de la gestión de personas. Lo hace liberando a los empleados y a los managers de la ejecución de tareas tediosas, repetitivas y de escaso valor. Es un proceso que permite, a los primeros, mayor autonomía y control sobre sus funciones, utilizando aplicativos de software con funcionalidades de Autoservicio o Portal del Empleado, por ejemplo. Y, a los segundos —los managers— centrarse en tareas más complejas como la toma de decisiones o el diseño de estrategias, orientadas al desarrollo del talento como el pronóstico de las necesidades de talento, la previsión de la sucesión, o los requerimientos formativos para la adquisición de habilidades y competencias claves para el negocio.

DIGITALIZACIÓN EFICIENTE

Ahora bien, digitalizar es un término muy amplio y cada organización debe marcar su ritmo, atendiendo a sus propias necesidades. Hay que ser cuidadosos con el impacto del cambio en los colaboradores. Y saber ir paso a paso, equilibrando las necesidades del negocio y las de los usuarios. No se trata de digitalizar a toda costa. Las tareas administrativas pueden ser un buen comienzo para aplicar la automatización porque permite:

  • Racionalizar los flujos de trabajo.
  • Garantizar la coherencia de todos los procesos.
  • Reducir errores.

Y, porque, según un Estudio publicado por la Fundació Factor Humá, el 66% de las áreas de RRHH siguen dedicando la mayor parte de su tiempo a gestiones administrativas y legales.

Al visualizar y poder «monetizar» los beneficios de la automatización de estas tareas administrativas, será más fácil, primero, vencer cualquier resistencia inicial y, segundo, hacer un uso racional de la tecnología. Hacer que todos participen e, incluso, impulsen el cambio.

La clave está en digitalizar los procesos de RRHH para aprovechar las oportunidades. Y para personalizar y mejorar la experiencia de usuario. Y no, solo, en utilizar la tecnología porque sí

Ahora bien, la gestión eficiente del talento tiene un amplio recorrido. Más allá de automatizar tareas recurrentes, digitalizar es apoyar el desarrollo de las personas. E imprimir una visión más estratégica de la gestión de RRHH. Es analizar y aplicar la inteligencia de negocio a la gestión de las personas. Y apostar por las decisiones basadas en el conocimiento que aportan los datos. Digitalizar implica dar mayor visibilidad a la función de recursos humanos. Y poner en valor su contribución al éxito del negocio.

Recurrir a la sencillez suele ser la mejor de las estrategias. Y, llamar a las cosas por su nombre. ¿Quieres ahorrar tiempo? ¿Quieres minimizar los recursos que empleas en determinadas tareas? ¿Buscas impulsar la participación de todos? O ¿Quieres simplificar los procesos? ¿Reducir el índice de rotación? ¿Mejorar el desempeño?.. Llama a las cosas por su nombre. Y, espera respuestas claras, concisas y transparentes.

En todo caso, la evolución de los RRHH ha coincidido con el avance de la tecnología. El software de RRHH ya no se limita a facilitar las actividades cotidianas (como el registro de las ausencias o la gestión de nóminas, por ejemplo). Ahora su uso es indispensable para la gestión eficiente de RRHH, incluyendo la atracción, contratación y fidelización del talento, apoyar las decisiones relacionadas con el capital humano y, en general, optimizar la gestión de las personas.

En definitiva, en un contexto de continuo cambio, el papel de los gestores de recursos humanos debe ser el de permitir a la empresa, y a los empleados, alcanzar más rápidamente sus objetivos. Como socios en la gestión corporativa, les corresponde encontrar los medios para hacer evolucionar a la organización, facilitar la colaboración, conseguir la adhesión de los empleados al proyecto corporativo, desarrollar las competencias para garantizar una mayor eficacia para todos en un nuevo entorno, y, algo tan evidente, como complejo, que es hacer que todos puedan desempeñar mejor su trabajo.

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