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“La digitalización en RRHH es clave para ofrecer un servicio de calidad al negocio”

  • 21-4-2022 |

    Mercedes de la Rosa

Mercedes de la Rosa

Editora Jefe de Capital Humano

El de seguridad privada es un sector en crecimiento cuyo perfil laboral va mucho más allá de los vigilantes de seguridad. En el ideario colectivo la figura del vigilante se mezcla con la de los furgones blindados, pero lo cierto es que, a nivel estructural, el sector cuenta con todo un universo de perfiles altamente digitalizados cuyo trabajo incluye el desarrollo de herramientas de ciberseguridad, Internet de las Cosas, Data Science o Inteligencia Artificial.

Una de las compañías más longevas del sector es Prosegur, empresa familiar fundada en 1976 para quien sus 150.000 empleados en 26 países son «auténticos héroes» y cuya gestión ha convertido al área de RRHH en piedra angular de la estrategia corporativa.

Con un nivel de contratación en torno a 45.000 personas al año, una programación formativa anual de 2 millones de horas, una tramitación de expedientes laborales cercana a los 6.000 y el procesado de más de 750.000 curriculums, el día a día del departamento de RRHH es de todo menos aburrido. Para conocer más de cerca su gestión global hemos hablado con Juan Luis Martín, director corporativo de RRHH de Prosegur.

Pregunta.- En una empresa con una dispersión geográfica tan grande y tantos empleados no debe ser fácil el día a día de RRHH

Juan Luis Martín.- Ni fácil ni aburrido. Somos un departamento de 800 personas a nivel global con equipos locales muy potentes en lo relativo a Relaciones Laborales, porque somos una empresa intensiva en mano de obra y tenemos mucho contacto sindical (3.600 delegados sindicales), negociación colectiva (400 convenios), etc… Asimismo, estamos muy enfocados en la administración de personal, ya que gestionamos miles de contrataciones y bajas todos los años.

Nosotros desde el área corporativa trabajamos como una consultora al servicio de los equipos de RRHH locales aportándoles mejoras en los procesos, herramientas tecnológicas para que puedan atender el reclutamiento, la formación, talento, RRLL, etc. Somos un departamento estratégico porque somos un eje fundamental para el correcto funcionamiento del negocio.

P.- En el plan estratégico que proyectaron para 2020 la digitalización fue prioritaria. En el actual es la transformación ¿cómo va la cosa?

JLM.- Nosotros pasamos de una organización por países a una por líneas de negocio. Tras este cambio, lanzamos el plan estratégico 2018-2020 en el que la digitalización era fundamental para ser más eficientes. Ahora la transformación nos ha de llevar a que nuestras operaciones, que son muy grandes, sean más eficientes y rentables también en los sistemas.

P.- ¿Cómo se coordina esa transformación con vuestro propósito y valores?

JLM.- La ejecución de nuestros dos últimos planes estratégicos ha representado una evolución enorme para la compañía. Esto nos hizo revisar la imagen que trasladábamos al exterior para que conjugara con el propósito que nos habíamos planteado de «hacer del mundo un lugar más seguro, cuidando a las personas y las empresas, mientras nos mantenemos en la vanguardia de la innovación».

En la misma línea, hicimos el ejercicio de adaptación hacia el interior de la organización. El resultado fue la condensación de nuestros valores, que antes eran 8 a 3: pensamos en positivo; somos innovadores y nos importan las personas, y lo empezamos a comunicar en el contexto de la pandemia lo que le hizo cobrar todo el sentido en un momento tan complejo para nuestros equipos, especialmente para los vigilantes.

P.- En una compañía tan intensiva en mano de obra las RRLL juegan un papel fundamental. ¿Como manejáis los asuntos laborales y sindicales?

JLM.- Nosotros contamos con más de 3.600 delegados sindicales, 400 convenios colectivos y gestionamos en torno a 6.000 expedientes laborales al año. Para la gestión de estos expedientes hemos desarrollado una herramienta que nos permite registrar toda la información relevante asociada a cada expediente, con parametrización acorde a la jurisdicción local. Además, nos facilita explotar los datos al estar integrada con los sistemas de nómina, con nuestro Sistema de Gestión Documental y con el ERP. A través de esta automatización, liberamos horas de trabajo y, además, realizamos análisis productivos para la estrategia de defensa. Valoramos ratios de éxito para la gestión de abogados internos y externos y damos visibilidad en detalle al departamento Financiero y al resto de áreas globales.

Otro aspecto que me gustaría destacar, en la relación con los sindicatos, es que en nuestro sector hay que considerar el impacto negativo que genera la informalidad. En los últimos años, en España de las 10 compañías que más facturaban en seguridad privada han desaparecido 5. Nosotros queremos que el sector esté profundamente profesionalizado para que la figura del vigilante esté lo más valorada posible por la ciudadanía y este es un objetivo que compartimos con los representantes de los trabajadores. Por ello nuestra relación es principalmente de colaboración.

P.- Con una dispersión geográfica tan fuerte como tiene Prosegur la digitalización siempre ha formado parte de los procesos de la compañía, ¿también en el área de RRHH?

JLM.- Con 150.000 empleados y un 25% de rotación es una industria que, si no estás digitalizado en la parte de RRHH es muy difícil poder dar un servicio de calidad al negocio. Por eso nuestra área fue de las primeras en digitalizarse. Contamos con tres centros de servicios compartidos, uno en Madrid (España), otro en Belo Horizonte (Brasil) y otro en Buenos Aires (Argentina). Desde estas ubicaciones abordamos procesos completos como toda la parte transaccional de nómina, anticipos, gestión de personal, contratación, etc… con un servicio Cloud de Oracle.

Uno de nuestros casos de éxito es la colaboración con nuestro Centro de Robotización, Excelencia, Automatización y Digitalización (CREAD). En Prosegur somos pioneros y uno de los líderes mundiales en la implantación de tecnología RPA (Robotic process automation). En España, por ejemplo, esta tecnología nos ha permitido reducir el tiempo de contratación con un compromiso actual de 24h. El flujo, a grandes rasgos, consiste en que al robot le llegan las altas realizadas por los gestores y las tramita para procesar los contratos de trabajo, posteriormente a través de otra tecnología (la de firma digital), los candidatos pueden rubricar digitalmente sus contratos.

El proyecto de automatización de procesos ha tenido una acogida tan buena, que es el equipo de RRHH quien identifica las tareas repetitivas que debe acometer en su día a día y que cree que son susceptibles de ser robotizadas. En conjunto, en toda la organización hemos automatizado más de 450 procesos y hemos asegurado un ahorro recurrente de más de 600.000 horas/persona. En concreto, en el área de RRHH esto ha supuesto incremento de la productividad y la eficiencia en las operaciones a lo que hemos sumado un ahorro de cerca de un 10% en el coste del departamento.

P.- ¿Cómo estáis acompañado la transformación desde el punto de vista cultural?

JLM.- La idea que buscamos trasladar no es tanto de transformación cultural como de adecuación de la cultura de la compañía a la nueva realidad. Nosotros tenemos el concepto de compañía de héroes, porque al final nuestros empleados salvan vidas, y para alimentarlo hemos creado la figura de los Prosegurers. De esta forma, hemos creado una serie de perfiles que engloban las características que tenemos en la compañía de perseverancia, unidad y trabajo en equipo y lo estamos lanzando en nuestro plan de engagement con mucho éxito.

P.- Con una base tan importante de personal deslocalizado, ¿cómo os comunicáis con vuestros empleados?

JLM.- Efectivamente, no todo nuestro personal tiene acceso a un ordenador, pero sí a un móvil. De manera que hemos desarrollado internamente una app de la intranet para canalizar toda la comunicación interna. Desde la felicitación de navidad de la Presidente, hasta la nómina, la petición de anticipos y vacaciones o la visualización del cuadrante de trabajo. Su condición de herramienta multitarea con una utilidad creciente explica que durante 2021 la hayan usado más de 100.000 empleados en 24 países, es decir, el 71% sobre el total de la plantilla. Destaca, además, que el mayor uso (un 92%) procede de los empleados operativos, por lo que la app se muestra como una herramienta clave para comunicarnos con nuestro personal deslocalizado. Sin duda, hemos conseguido la capilaridad necesaria para llegar a todos los rincones de la compañía.

P.- ¿El de la seguridad es un sector atractivo para las nuevas generaciones?

JLM.- Prosegur es una empresa muy grande y en lo que nos esforzamos a diario es en mostrar que somos una compañía que ofrece multitud de oportunidades para el desarrollo de una carrera profesional a perfiles muy diversos. Es verdad, que dentro de los servicios que prestamos, el perfil es muy distinto si hablamos de perfiles operativos o perfiles de estructura. En este segundo ámbito, creo firmemente que estamos compitiendo de tú a tú con compañías —incluso mayores que la nuestra— en cuanto a herramientas, equipos y perfiles.

En lo que a seguridad se refiere, la analítica de vídeo transforma la actividad y nosotros estamos desarrollando nuestra propia algoritmia, también la gestión y explotación de los datos que generan nuestros servicios y que nos permite mejorar enormemente el producto final que entregamos a nuestros clientes. Otros ámbitos donde la innovación y la transformación son una piedra angular son nuestro servicio de custodia de criptomonedas, Cryptobunker, el área de robotización de procesos o nuestra línea de BPO tecnológico, Prosegur AVOS. Además, cuando el mercado no nos ofrece una solución adecuada a nuestras necesidades, desarrollamos soluciones propias que generan propiedad intelectual, un activo que nos permite diferenciarnos de nuestros competidores y nos agrega mucho valor.

Hay muchos más ejemplos, pero el reto está en trasladarle a la gente que esos trabajos y las oportunidades también las van a encontrar en una multinacional española como Prosegur.

P.- Respecto a los que ya están en la casa. ¿Están los empleados preparados para el nuevo entorno empresarial? ¿Cómo estáis afrontando el reskilling de vuestros empleados a nivel global?

JLM.- Nosotros contamos con una plataforma digital, que es la Universidad Corporativa Prosegur, desde la que estábamos ofreciendo la formación híbrida entre lo presencial y el online. Durante la pandemia se derivó en su totalidad a lo digital, tanto para la parte operativa con temas de prevención de riesgos, seguridad vial, manejo de armas, compliance o blanqueo de capitales; como para la parte de estructura, con temas de reskilling y upskilling respecto a nuevas tecnologías, temas puros de negocio y softskills.

La apuesta de la compañía por la formación es muy grande y, gracias a esta estrategia formativa, nuestros empleados realizan anualmente una media de 14,4 horas de formación presencial u online que, en cifras totales, supuso en 2021 más de 2 millones de horas a nivel global.

P.- El de seguridad es un sector muy masculinizado, ¿qué políticas estáis diseñando para promover la figura de la mujer en Prosegur?

JLM.- Aquí la comparativa que hemos hecho tradicionalmente ha sido con los Cuerpos y Fuerzas de Seguridad del Estado: ejército, policía y Guardia Civil. En este sentido, nos sentimos muy orgullosos de contar con un 21% de mujeres en nuestra plantilla. Un porcentaje que es superior al de la seguridad pública y que está por encima de la media de la seguridad privada en España. En cualquier caso, consideramos que tenemos todavía mucho camino por recorrer y muchas oportunidades de mejora.

Por ejemplo, hemos puesto en marcha el programa Empowered Women, una iniciativa con la que queremos concienciar a nuestros profesionales, potenciar el liderazgo y la autopromoción de las mujeres e impulsar y fidelizar el talento femenino en nuestra organización. En España ha sido un éxito y por eso lo estamos trasladando ya al resto de los 26 países.

P.- ¿El modelo de teletrabajo también encaja en la seguridad privada?

JLM.- Nosotros, antes de la pandemia, en estructura éramos 100% presencial. En el plan inicial nos fuimos todos a casa y paulatinamente, con el plan de desescalada, hemos ido volviendo. Hemos sido valientes y seguramente apostaremos por continuar con un formato híbrido, obviamente sobre la base de no perder productividad.

P.- ¿Cuáles son los proyectos más retadores que tenéis en este momento en el área de RRHH?

JLM.- Acabar de digitalizar la función. Desde 2017 hemos creado 3 centros de servicios compartidos de administración de personal y nómina. Además, hemos mejorado la contratación online a través de RPA y firma digital, o la conciliación diaria de datos con la seguridad social, entre otros.

Ahora el reto es seguir dotando a nuestra organización de herramientas globales y continuar modernizando nuestros procesos, sistemas y datos.

Aquí centramos nuestros esfuerzos en implantar herramientas cloud que soporten los procesos globales de Selección (Oracle), Formación (Cornerstone), Gestión del Talento (Oracle) y Compensación (Oracle). Hicimos un piloto exitoso en Portugal el año pasado, y este año toca España, el próximo Argentina y en 2024 Brasil.

Al final, se trata de que en toda la compañía hablemos el mismo idioma para facilitar la organización, la compensación, el reclutamiento, la formación, etc. Es apasionante trabajar en todos estos proyectos globales y constatar que la digitalización de los procesos en RRHH está teniendo un impacto muy positivo en nuestros empleados.

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